Макрос

Как списать подотчет с директора

Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.

Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Предельные размеры и сроки выдачи подотчетных сумм, в том числе для выдачи директору организации, законодательством не установлены.

Напомним, что до 01.06.2014 п. 4.4 Положения от 12.10.2011 № 373-П было предусмотрено, что выдача денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Однако теперь руководитель организации вправе вписать собственноручно сумму и срок выдачи денег под отчет либо поставить только подпись и дату. Отметим, что генеральный директор общества имеет особый правовой статус, он одновременно является руководителем организации и ее работником (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст.ст. 11, 16, 20, 273 ТК РФ) и, следовательно, может быть подотчетным лицом (п. 6.3 Указаний № 3210-У). При этом никаких исключений для составления заявления на выдачу денежных средств, в том числе в случаях, когда подотчетным лицом является сам руководитель организации, Указания № 3210-У не устанавливают.

Заявление подотчетного лица может выглядеть следующим образом:

Заявление о получении подотчетных средств.

Настоящим заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере
15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок 20 (двадцать) календарных дней.

Для проведения наличных расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации.

Генеральный директор ООО «Ромашка» Д А В Ы Д О В /Д. С. Давыдов/
15.07.2015

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность Д. С. Давыдова по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

15.07.2015 г. Главный бухгалтер: Г О Л У Б Е В А /О. У. Голубева/

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указаний № 3210-У). В противном случае налоговые органы при обнаружении неправомерной выдачи денежных средств под отчет (по ранее выданным суммам директор еще не отчитался) могут оштрафовать компанию за нарушение Правил ведения кассовых операций по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичные выводы содержатся и в арбитражной практике (например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф:

• от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Кроме этого, в практике есть случаи, когда организация подверглась штрафным санкциям за то, что при выдаче наличных денежных средств под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Документальное подтверждение

В соответствии с п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Одновременно с этим вспомним положения ст. 346.16 НК РФ, согласно которой налогоплательщики, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ).

В письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ рассмотрена ситуация подтверждения понесенных расходов одним лишь кассовым чеком, выданным продавцом. Налоговое ведомство отмечает, что кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждает лишь факт наличного денежного расчета между продавцом и покупателем (п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470). Кроме этого, чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745:

• наименование и ИНН организации;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки или оказания услуги;
• стоимость покупки или услуги;
• признак фискального режима.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Если директор не отчитался по подотчетным средствам в установленный срок, то он становится должником организации. И до тех пор, пока за ним числится долг, он не получает никакой экономической выгоды, средства ему не принадлежат.

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ). И, как мы видим, в данном перечне отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию. Кроме того, кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику (директору) этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее директором, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты, – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Однако из всего вышесказанного налоговые органы делают вывод, что налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Вместе с тем в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 сказано: если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек. Следовательно, такой чек вполне может быть подтверждающим документом к авансовому отчету, а также основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

Однако некоторые категории налогоплательщиков (продавцов) при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ, например «вмененщики».

Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, утвержден п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. В письме ФНС России от 14.09.2010 № ШС-37-3/11157, которое является обязательным для применения налоговыми органами, пояснила, что организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика – плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения документ, оформленный в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).

Если документы утеряны

На практике также довольно часто встречаются ситуации, когда директор (подотчетное лицо) теряет кассовые и товарные чеки. При возникновении такой ситуации, когда директор не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, у бухгалтера есть несколько путей: либо потребовать возврата выданной суммы и тем самым избежать уплаты каких-либо налогов, либо, если товарно-материальные ценности все же были приобретены, принять от директора авансовый отчет без подтверждающих документов. Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если работодатель все-таки принял решение пойти по второму пути. В письме ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 налоговое ведомство говорит, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных директором организации или работником, а также доказательств, подтверждающих оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Данный вывод также содержится в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. При этом до принятия указанных постановлений Президиума ВАС РФ практика по такого рода делам складывалась разнообразно. В частности, в постановлениях ФАС ПО от 01.04.2013 № А55-15647/2012, ФАС МО от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3, ФАС МО от 11.11.2009 № КА-А41/11723-09 решения налогового органа были признаны недействительными.

ПОЗИЦИЯ СУДА

При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, указанные денежные средства исходя из ст. 210 НК РФ являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в базу по НДФЛ.

— Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.

Обратите внимание: у организаций, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы», на основании п. 1 ст. 346.18 НК РФ обязанность учитывать расходы отсутствует. Однако такие налогоплательщики в силу п. 5 ст. 346.11 НК РФ не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Следовательно, тот факт, что стоимость приобретенных директором товарно-материальных ценностей в силу применения организацией УСН не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ. Таким образом, определение дохода сотрудника, подлежащего обложению НДФЛ, исчисление, удержание и уплата данного налога производится организацией – налоговым агентом в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Поэтому если организация не хранит документы, подтверждающие расходы, то у подотчетного лица, получившего наличные денежные средства, возникает обязанность по уплате НДФЛ (письмо Минфина России от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).

Удержание с заработной платы

Еще один способ погасить долг директора перед организацией за невозвращенные подотчетные суммы – это ст. 137 ТК РФ, в которой говорится: если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника (т. е. директора) соответствующей подотчетной суммы при условии, что директор не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если директор получает доходы от аренды

Также можно погасить долг директора перед организацией за счет компенсации или арендных платежей за использование личного имущества, например автомобиля. Рассмотрим, какой вариант предпочтительнее для организации. Прежде чем выплачивать компенсацию за использование имущества, нужно составить приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение, акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации директору. Компенсация за использование личного имущества – автомобиля директора – не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда, нормы законодательством установлены только в целях расчета единого налога при применении УСН. Отметим, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества директору, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). В частности, путевые листы, чеки на покупку ГСМ.

Что касается арендной платы, то с нее НДФЛ нужно исчислить, а страховые взносы – нет (ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ, п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, выплата компенсации может более предпочтительным вариантом – не придется считать НДФЛ. Однако если заключить договор аренды на автомобиль, арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания и т. д.), можно учесть при УСН полностью (пп.пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет на основании авансового отчета в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Следовательно, в бухгалтерском учете записи будут следующими:

Дебет	Кредит	Операция
26 (44)	73	Начислена компенсация за использование личного имущества директора (арендная плата)
73	71	Зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы

Отметим также, что подотчетные суммы, не возвращенные директором в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

• НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
• страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Операция	Дт	Кт	Сумма, руб.
Возврат подотчета (фиктивный)	50, 51		700 000
Начисление дивидендов			700 000
Выделение НДФЛ с дивидендов			91 000 = 700 000 × 13%
Выплата дивидендов (фиктивная)		50, 51	609 000 = 700 000 – 91 000
Уплата НДФЛ			91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Операция	Дт	Кт	Сумма, руб.
Возврат подотчета (фиктивный)	50, 51		700 000
Начисление компенсации	20, 26, 44		700 000
Уплата компенсации (фиктивная)		50, 51	700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.