Макрос

Заполнение Титульного листа Отчета 6-НДФЛ по закрытому ОП

Как заполнить Титульный лист Отчета по закрытому ОП зависит от того, в какой момент вы подаете 6-НДФЛ — до снятия ОП с учета в ИФНС или после.

Если вы подаете отчет до снятия ОП с учета, то при составлении отчета ничего не меняется. Вы заполняете его как обычный отчет по ОП и подаете его в ИФНС по месту учету этого ОП.

Если же вы подаете отчет после снятия ОП с учета, то вам нужно будет подать этот отчет в ИФНС по месту учета вашей головной организации и при составлении отчета обратить внимание на заполнении следующих Строк Титульного листа Декларации.

В Строке «ИНН» и «КПП» вы указываете ИНН вашей организации и КПП вашего закрытого ОП.

В Строке «Представляется в налоговый орган (код)» указываете код ИФНС, в которой зарегистрирована ваша Головная организация.

В Строке «По месту нахождения (учета) (код)» нужно указать Код «213» «По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика» или «214» «По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком».

В Строке «Налоговый агент» указываете наименование вашей организации.

В Строке «Код по ОКТМО» указываете ОКТМО вашего закрытого ОП.

Порядок заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 расчета включает в себя доходы, вычеты и налог по ним в целом по организации (ОП) итого за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала года.

Раздел 1 условно можно разделить на 2 блока. Блок 1 — это строки 010-050 и Блок 2 — это строки 060-090. Блок 1, а именно строки 010-050 заполняются отдельно по каждой ставке НДФЛ (если имели место быть выплаты, облагаемые по разным ставкам НДФЛ). А вот Блок — 2, а именно строки 060-090, заполняются единожды, в целом по всей организации (ОП), без детализации по ставкам НДФЛ.

Строка 010 «Ставка налога, %»

В данной строке указывается ставка НДФЛ.

Строка 020 «Сумма начисленного дохода»

В этой строке отражается сумма полученных доходов физическими лицами, по ставке указанной в «Строке 010», если их фактическое получение приходится на соответствующий отчетный период за который и составляется расчет 6-НДФЛ.

Самой распространённой ошибкой при заполнении данной строки является тот факт, что многие для заполнения данной строки используют данные бухгалтерского учета, а нужно ориентироваться на налоговые регистры.

Например, доходы по ЗП признается в том периоде, в котором она начислена, а вот доходы по договорам ГПХ в том периоде, когда они выплачены. Поэтому для корректного заполнения «Строки 020» важно правильно определить дату фактического получения дохода. Ниже приведем перечень основных доходов с указанием даты их фактического получения.

Соответственно, для заполнения «Строки 020» нужно ориентироваться не на дату начисления дохода, а на дату фактического его получения, что не всегда совпадает.

Таблица 1

№ ПП	Вид дохода	Дата получения дохода	Дата удержания налога	Срок уплаты налога
	Заработная плата (ЗП)	Последний день месяца	День фактической выплаты ЗП	Следующий рабочий день после выплаты
	Аванс, выплативший в последний день месяца или позднее	Последний день месяца за который выплатили Аванс	День фактической выплаты Аванса	Следующий рабочий день после выплаты
	Ежемесячная производственная премия	Последний день месяца, за который начислена Премия	День фактической выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Квартальная производственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Годовая производственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Непроизводственная премия	Дата выплаты Премии	Дата выплаты Премии	Следующий рабочий день после выплаты
	Вознаграждения по договорам ГПХ	Дата выплаты Вознаграждения	Дата выплаты Вознаграждения	Следующий рабочий день после выплаты
	Отпускные	Дата выплаты Отпускных	Дата выплаты Отпускных	Последнее число месяца, в котором выплатили Отпускные
	Больничные	Дата выплаты Больничных	Дата выплаты Больничных	Последнее число месяца, в котором выплатили Больничные
	Материальная помощь	Дата выплаты Дохода	Дата выплаты Дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в натуральной форме, при наличии иных выплат данному работнику	Дата выплаты Дохода	День фактической выплаты какого-либо дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в натуральной форме, если иных выплат данному работнику не производились	Дата выплаты Дохода
	Компенсация за неиспользованные отпуск	Дата выплаты Дохода	Дата выплаты Дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Доход в виде материальной выгоды от экономии на %	Последний день месяца	День фактической выплаты какого-либо дохода	Следующий рабочий день после выплаты
	Дивиденды	Дата выплаты Дивидендов	Дата выплаты Дивидендов	Следующий рабочий день после выплаты

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»

В этой строке нужно указать сумму дивидендов, которые выплачены в текущем отчетном периоде, облагаемые по ставке, указанной в «Строке 010». Эта сумма информационно выделяется отдельной строкой, но при этом включается в общую сумму начисленного дохода, показанного по «Строке 020».

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов»

Здесь необходимо отразить все вычеты, которые представлены физическим лицам за отчетный период по доходам, указанным в «Строке 020». Это могут быть стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные налоговые вычеты. Так же по «Строке 030» нужно показать суммы, которые уменьшают налоговую базу и необлагаемые суммы, по доходам, освобожденным в определенных пределах. Например, 4 000,00 руб. с подарков полученных сотрудниками.

Строка 040 «Сумма исчисленного налога»

По «Строке 040» нужно указать общую сумму НДФЛ, которую исчислили с дохода, указанного в «Строке 020» и по ставке, указанной в «Строке 010» за соответствующий отчетный период.

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»

Информационно нужно указать сумму НДФЛ, которую начислили с выплаченных дивидендов, указанных в «Строке 025» и по ставке, указанной в «Строке 010» за соответствующий отчетный период.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа»

Данная строка заполняется только в том случае, если есть иностранные работники, которые работают по патенту.

В этом случае, здесь нужно будет указать общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую вы уменьшаете налог всех иностранных работников, работающих на патенте.

После того как заполнили Блок 1, а именно строки 010-050 по всем ставкам модно приступить к заполнению Блока 2, а именно к запылению строк 060-090.

Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход»

Здесь укажите общее количество работников, которым вы выплачивали доход в течении соответствующего отчетного периода.

Работники, которые не получали облагаемый доход, в данный показатель не включайте. Если в течении отчетного периода один и тот же человек был принят дважды, т.е. был принят, затем уволен и вновь принят, то его нужно указать один раз.

Строка 070 «Сумма удержанного налога»

По «Строке 070» нужно указать сумму налога, удержанную в течении отчетного периода в момент выплаты дохода. Принципиальное отличие показателей Строк 040 и 070 состоит в том, что по «Строке 040» указывается сумма НДФЛ с полученного, но не выплаченного дохода, а по «Строке 070» указывается сумма НДФЛ с перечисленного дохода. Т.е. эти показатели могут принимать неравные значения. Например, НДФЛ, который удерживается с ЗП за декабрь в январе не отражается в «Строке 070» расчета 6-НДФЛ за год, а включается в «Строку 070» расчета 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года.

Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»

По данной строке нужно указать сумму НДФЛ, которая исчислена, но не удержана. Например, если доход выплачен в натуральной форме и иных выплат не производилось. Т.е. это те суммы налога, на которые вы должны будите подать Справку 2-НДФЛ с признаком «2».

В этой строке не нужно показывать доходы, которые вы удержите в последующие отчетные периоды. Например, по «Строке 080» Отчета 6-НДФЛ за 1 квартал не указывается сумма НДФЛ с ЗП за март, которая будет удержана во 2 квартале.

Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»

Здесь мы указываем общую сумму налога, возвращенную физическому лицу налоговым агентом.

Порядок заполнения Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ непосредственно представляется информация о произведенных выплатах дохода в пользу физических лиц за соответствующий отчетный период, а именно даты фактического получения дохода, дата удержания налога и предельные сроки перечисления удержанного налога.

В Разделе 2 отражаются операции за тот отчетный период, по которому составляется расчет 6-НДФЛ. В отчете за 1 квартал отражаются выплаты за период январь-март.

В отчете за полугодие отражаются выплаты за период апрель-июнь.

В отчете за 9 месяцев отражаются выплаты за период июль-сентябрь. В отчете за год отражаются выплаты за период октябрь-декабрь.

При этом, ориентиром для включения конкретной выплаты в тот или иной отчетный период является предельный срок перечисления удержанного налога.

Если этот предельный срок еще не наступил, то включать эту выплату в Раздел 2 не нужно. Например, ЗП за март выплатили 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ по данной выплате 01 апреля. Несмотря на то, что сама выплата дохода производилась в 1 квартале, в Раздел 2 Отчета 6-НДФЛ этот доход нужно будет отразить во 2 квартале, т.к. крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 2 квартал.

По каждой выплате дохода в пользу физических лиц нужно заполнить отдельный Блок строк 100-140. Для этого, для каждой выплаты нужно определить:

1. «Дату фактического получения дохода» — строка 100;
2. «Дату удержания налога» — строка 110;
3. «Срок перечисления налога» — строка 120;

Доходы, по которым все три даты совпадают нужно объединить в один Блок строк 100-140.

Строка 100 «Дата фактического получения дохода»

Здесь нужно указать дату фактического получения дохода, отраженного по «Строке 130». Это дата, на которую доход подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ.

Для каждого вида дохода определена своя дата. Основные виды доходов и даты их фактического получения представлены в графе 2 и в графе 3 Таблицы 1 соответственно.

Строка 110 «Дата удержания налога»

Здесь отражается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по «Строке 130». Как правило, это дата совпадает с датой выплаты дохода, т.е. с датой фактического перечисления денежных средств (выплаты из кассы или получения дохода в натуральной форме) в пользу физического лица. Но есть и исключения (СМ. графу 4 Таблицы 1).

Строка 120 «Срок перечисления налога»

В «Строке 120» нужно указать предельный срок уплаты удержанного НДФЛ с дохода, указанного по «Строке 130». Как правило, это следующий рабочий день после выплаты дохода. Если этот день приходится на праздничный или выходной, то предельный срок уплаты НДФЛ переносится на ближайший рабочий день.

Но есть доходы, по которым предельный срок перечисления НДФЛ приходится на дату отличную от следующего дня. Например, НДФЛ с отпускных. Предельный срок перечисления НДФЛ по таким выплатам — последний день месяца, в котором производились выплаты этих отпускных.

Более детальную информацию о предельных сроках перечисления НДФЛ по конкретному виду дохода можно посмотреть в графе 5 Таблицы 1.

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода»

В этой строке нужно указать сумму выплаченного дохода (включая НДФЛ), полученного (подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ) на дату, указанную в «Строке 100».

Строка 140 «Сумма удержанного налога»

Здесь нужно указать сумму удержанного налога с выплаченного дохода, указанного по «Строке 130» на дату, указанную в «Строке 110».

Сумма «Строк 140» может не совпадать с суммой, указанной по Строке «070». Во — первых в силу того, что Раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года, а Раздел 2 только за конкретные 3 месяца. Во — вторых, это сумма может не совпадать уже начиная с 1 квартала.

Рассмотрим такой пример. Выплата ЗП производилась 31 марта, соответственно, дата удержания налога приходится на 1 квартал, в связи с чем, по строке 070 Раздела 1 мы должны отразить НДФЛ с этой суммы в 1 квартале. Но, так как предельный срок уплаты этого налога приходится на 01 апреля, то по «Строке 140» Раздела 2 эту сумму НДФЛ мы должны будем отразить во 2 квартале.

Когда удержать НДФЛ не представляется возможным в строках 110, 120 и 140 нужно проставить нули. Например, такая ситуация возможна при выплате дохода в натуральной форме, при отсутствии иных выплат в пользу этого лица.

Также, нули по этим строкам проставляются и в том случае, если удерживать налог не нужно. Например, когда сумма вычетов превышает сумму полученного дохода.

>Инструкция: заполнение отчета по форме 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 года

Сроки сдачи и ответственность за 6-НДФЛ

6-НДФЛ формируется и направляется в ИФНС каждый квартал, предельный срок сдачи — последний рабочий день месяца, следующего за отчетным (квартальным). Годовая декларация подается до 1 апреля следующего финансового года. И буквально через месяц придется готовить отчет за 1 квартал: сдать его нужно до 30 апреля.

В таблице представлены сроки сдачи 6-НДФЛ в 2019 году.

Период отчета	Предельный срок предоставления 6-НДФЛ
За 2018 год	До 01.04.2019
1 квартал 2019 г.	До 30.04.2019
2 квартал 2019 г. — нарастающим итогом за 6 месяцев текущего года	До 31.07.2019
3 квартал 2019 г. — нарастающим итогом за 9 месяцев текущего года	До 31.10.2019
За 2019 год — совокупные расчетные суммы за весь финансовый год	До 01.04.2020

За нарушение сроков предусмотрены штрафные санкции. За каждый просроченный месяц придется заплатить штраф в размере 1000 рублей (п. 1.2 статьи 126 НК РФ). Причем к ответственности также могут привлечь и отвечающее за подачу отчетности должностное лицо. Такая санкция составит от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При обнаружении ошибок и искажений информации в 6-НДФЛ учреждение заплатит штраф 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Если организация, которая по регламенту должна предоставлять форму в электронном виде, подает пакет документов на бумажном носителе, ее оштрафуют на 200 рублей по ст. 119.1 НК РФ.

ВАЖНО! При наличии обособленных подразделений документы составляются отдельно по каждому из них, причем в форме отражается сводная информация по всем сотрудникам. Также указываются суммарное значение заработной платы, переходящее в следующий расчетный период, и дата оплаты налога (рабочий день, следующий за числом, когда налог был фактически удержан). >Как заполнять 6-НДФЛ

Документ состоит из титульного листа и двух разделов.

Этап 1. Заполняем титульный лист

Следует указать:

1. ИНН и КПП организации.
2. Номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение «000», если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется и в этом окне указывается соответствующий код — «001», «002» и т. п.
3. Расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1 квартал, 31 — 2 квартал, 33 — 3 квартал, 34 — год). В регистре за 2 квартал 2019 г. — «31».
4. Код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением).
5. Графа «По месту нахождения» отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) в системе налогообложения.
6. В поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное).
7. Код муниципального образования ОКТМО.
8. Номер телефона ответственного лица.

На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), а также ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения).

Изменилась и нумерация штрихкода на втором листе 6-НДФЛ. Новое значение — «15202017». Все новшества закреплены в «Порядке заполнения формы 6-НДФЛ», утвержденном Приказом № ММВ-7-11/450@ в редакции от 17.01.2018.

Этап 2. Заполняем раздел 1

Он предусмотрен для заполнения обобщенных итоговых сумм.

В этом разделе не нужно разделять данные по каждому сотруднику. Ответственные специалисты задаются вопросом: как учитывать НДФЛ в 6-НДФЛ-отчете? Ответ таков: итоговый показатель налога на доходы физических лиц формируется из расчета суммарных показателей по всем работникам. Отдельно отображаются лишь те сотрудники, доход которых облагается иной ставкой подоходного налога.

Если доходы работников облагаются по ставкам 13, 30 и 35 %, то раздел 1 будет заполняться трижды (каждый лист раздела соответствует каждой ставке налогообложения).

Поле 010 — указывается налоговая ставка.

Строка 020 — отражается доход с начала года нарастающим итогом. Важно помнить, что при наличии переходящей заработной платы итоговые результаты разделов 1 и 2 могут быть различными.

Поле 025 — указывается доходность в форме дивидендов (при наличии).

Строка 030 — отмечаются налоговые вычеты (имущественные, социальные, стандартные).

Поля 040 и 070 — для внесения сумм исчисленного и удержанного налогов соответственно.

Графа 050. Если в организации трудятся сотрудники, не являющиеся резидентами РФ (иностранцы), то сведения по ним отражаются здесь.

Поле 060 — количественное значение всех работников предприятия, получивших доход в расчетном периоде.

Графа 090 информирует о суммах возвращенного учреждению НДФЛ.

Ячейки с 060 по 090 заполняются по каждой ставке суммарным значением и только в разделе 1. На других листах отмечается значение 0, далее «—», так как основные параметрические данные указываются в разделе 2.

Этап 3. Заполняем раздел 2

Он служит для детализации предоставляемых организацией сведений. Сюда вносятся конкретные даты вместе с уточнением доходов. При заполнении важно соблюдать периодичность внесения операций: в отчете не должно быть отклонений от реальных событий.

В поле 100 отмечается «Дата фактического получения дохода». Указывается последнее число расчетного месяца в соответствии с проведением заработной платы. Исключение составляют больничные листы и выплаты по отпускным: фиксируется фактическая дата уплаты.

Графа 110 — отмечается реальная дата удержания дохода по правилу: удержание происходит в день получения дохода (исключая зарплату).

Поле 120 — ставится фактический срок перечисления дохода.

В поля 130 и 140 вносятся сведения о суммах фактически полученных и удержанных доходов соответственно.

При разделении действий — проводок по конкретной операции на различные налоговые периоды в разделе 2 — необходимо указать периодичность их завершения.

Вот так выглядит образец заполнения расчета сумм налога на доходы физических лиц в 6-НДФЛ.

Проверка отчета

Перед тем как отправить декларацию в ИФНС, ответственному специалисту обязательно нужно провести сверку контрольных соотношений и проверить формальную правильность заполнения. В Письмах ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, от 13.03.2017 № БС-4-11/4371, от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@ представлены все контрольные соотношения, при помощи которых инспектор и производит проверку 6-НДФЛ.

Первое, на что обратит внимание проверяющий, — дата предоставления отчета. Она должна соответствовать требуемому сроку.

Далее рассмотрим перечень внутренних и междокументных контрольных соотношений:

1. Сумма начисленного дохода (поле 020) не может быть меньше суммы вычетов (030).
2. Значение из строки 040 должно быть равно (020 – 030) × 010 / 100. Допускается отклонение от расчетного значения в размере 1 рубль по каждому сотруднику при учете каждой выплаты дохода, облагаемого НДФЛ.
3. Величина из поля 040 не может быть меньше величины из 050.
4. Совокупная сумма перечисленного в ИФНС налога не может быть меньше, чем разница фактически удержанного НДФЛ (строка 070) и возвращенного налогоплательщику налога (090).
5. Дата перечисления налогового платежа в бюджетную систему должна соответствовать значению из строки 120.

Проверка годовой формы производится с применением контрольных соотношений, а также при помощи сопоставления с данными, показанными в формах годовых деклараций 2-НДФЛ (КНД 1151078) и «Прибыль» (1151006). Для годовой отчетности проверочные соотношения будут следующими:

1. Цифра в строке 020 (сумма начисленного дохода) должна быть равна сумме по всем справкам 2-НДФЛ и величине из 020 приложения № 2 отчета о прибыли.
2. Строка 025 (сумма дохода по дивидендам) должна содержать равенство с суммой слагаемых строк из справок 2-НДФЛ по 1010 и 1010 приложения № 2 декларации «Прибыль».
3. Строка 040 (рассчитанный налог) должна соответствовать сумме этого же показателя по всем справкам 2-НДФЛ и строки 030 приложения № 2 отчетности о прибыли.
4. Строка 080 (неудержанный налог) должна равняться суммарному итоговому неудержанному налогу из каждой справки 2-НДФЛ и строки 034 приложения № 2 отчетности о прибыли.
5. Строка 060 (число лиц, получивших доход) должна совпасть с количеством справок 2-НДФЛ и приложений № 2 к годовой отчетности о прибыли, направленных на контроль в территориальные органы ИФНС.

Обновлены и соотношения отчетных форм 6-НДФЛ и РСВ. Все параметры для контроля отчетности утверждены Письмом ФНС России от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@.

Форма НДФЛ-отчетности: назначение и свойства

Форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и предназначена:

• для регулярной отчетности налоговых агентов по НДФЛ;
• группировки сведений о НДФЛ и связанных с его исчислением параметров;
• контроля фискальными органами полноты и своевременности расчета и перечисления подоходного налога;
• налогового и бюджетного планирования.

Бланк 6-НДФЛ обладает следующими свойствами:

• унификации — позволяет формировать НДФЛ-данные в единой форме для всех отчитывающихся фирм и ИП;
• концентрации — объединяет и накапливает НДФЛ-информацию последовательно нарастающим итогом;
• детализации — дает возможность формировать детализированные данные о суммах фактически выплаченных доходов, датах исчисления и перечисления НДФЛ;
• наглядности — показывает начисленный доход и исчисленный НДФЛ отдельно по каждой налоговой ставке, фиксирует не попавшие в бюджет суммы налога (не удержанные и возвращенные) и др.

Отчет 6-НДФЛ обладает существенной информативностью, хотя и таит в себе множество нюансов заполнения, связанных с требованиями налогового законодательства (в части признания доходов, применения вычетов и др.).

Кому может потребоваться бланк 6-НДФЛ в формате Excel

Фирмы, доходы от которых получает незначительное количество физических лиц (до 25 чел.), вправе отчитываться перед налоговиками посредством бумажного отчета 6-НДФЛ. Эту возможность предоставляет п. 2 ст. 230 НК РФ.

В этом случае бесплатными помощниками являются электронные таблицы Excel, с помощью которых можно заполнить 6-НДФЛ.

Бланк 6-НДФЛ в Excel — это 2-страничный шаблон, полностью соответствующий по объему и содержанию требованиям приказа № ММВ-7-11/450@, в котором:

• 1-я страница отдана титульным данным налогового агента (его наименованию, ИНН, КПП и др.), отличительным признакам самого расчета (коду отчетного периода, номеру корректировки и т. д.), а также иным показателям организационного характера;
• 2-я страница включает основные разделы отчета (обобщенные показатели и детализацию выплат и НДФЛ по датам и суммам).

С 26.03.2018 в форму бланка 6-НДФЛ приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ были внесены изменения. Скачать форму 6-НДФЛ, действующую в 2019 году (бланк в Excel) вы можете на нашем сайте.

При необходимости подачи уточенного расчета на старом бланке вы можете воспользоваться бланком, действовавшим в период 16.11.2015 по 25.03.2018.

Изучайте и скачивайте действующие бланки отчетных документов на нашем сайте:

• «Встречайте — новая декларация по земельному налогу»;
• «Порядок заполнения декларации по транспортному налогу»;
• «Новая форма налоговой декларации 3-НДФЛ»;
• «Образец заполнения декларации по УСН в 2018-2019 годах».