Макрос

Для чего нужна записка расчет

Бланк записки-расчета построен таким образом, что в его заполнении принимают участие сразу несколько подразделений компании — лицевую сторону оформляет кадровая служба, а бухгалтерия вносит данные и производит определение денежных сумм к выдаче на оборотной стороне.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 создана Роскомстатом. Это один из документов, который необходимо использовать при ведении бухгалтерского и кадрового учета во время процедуры расторжения трудового соглашения. Компания может применять данный бланк в неизменном виде, либо на его основе создать собственный документ.

Внимание: Записка расчет должна составляться на каждого работника по отдельности, с которым расторгается трудовое соглашение.

Сначала, на основании приказа на увольнение кадровый работник вносит в записку-расчет исходные данные. Из распоряжения он берет данные о наличии неиспользованного периода отдыха, а также даты увольнения.

После того, как все данные на лицевую сторону внесены, документ подписывается и передается в бухгалтерию. Там бухгалтер вносит информацию за расчетный период и производит определение сумм к выдаче.

На практике может возникнуть ситуация, что у работника нет неиспользованных дней. Скорее наоборот — он уже взял отпуск авансом, а потому ему необходимо вернуть часть отпускных назад.

На основании указанных данных происходит определение средней дневной зарплаты, а на ее основе — размер компенсации к выплате, либо к возврату. Помимо этого, в документе нужно указать и иные суммы, которые подлежат выплате работнику во время увольнения.

Также, во время проведения расчета необходимо указать удержания, которые производятся на основании положений законодательства либо иного распорядительного документа.

Важно: в завершении, бухгалтер должен определить итоговую сумму к выдаче, и указать ее в платежных документах. Заполненная записка подшивается к документам по зарплате за текущий месяц.

На основании чего составляется, сроки составления

Закон точно не прописывает период времени, когда необходимо оформить записку-расчет при увольнении работника. Закон только определяет, что все денежные суммы необходимо выплатить сотруднику в его завершающий рабочий день. Таким образом, последний день работы — это крайний срок формирования документа.

Если работник увольняется по своему желанию, то по закону он должен оформить заявление за две недели до желаемой даты ухода. Поэтому, оформить документ можно в любой момент, начиная с заполнения заявления.

Внимание: нужно также помнить, что в течение времени отработки работник наделен правом отозвать свое заявление. В результате этого, как распоряжение на увольнение, так и саму записку придется аннулировать.

Так, кадровик сам должен анализировать текущую ситуацию и определяет оптимальный период для составления записки.

При составлении записки необходимо использовать сведения из следующих документов:

• Личная карточка Т-2;
• Приказ на увольнение Т-8;
• Расчетные и платежные документы по зарплате за период формирования бланка.

Образец заполнения записки-расчета при увольнении в 2018 году

Файлы для скачивания:

Бланк записки расчета по форме Т-61 скачать бесплатно в формате Excel.

Скачать образец заполнения записки в 2018 году в формате Pdf.

Лицевая сторона

Заполнение этой стороны записки-расчета производится на основании составленного приказа на увольнение, а также личной карточки.

В верхнюю часть бланка вносится полное либо короткое название организации, а рядом в табличную часть записывается код статистики ОКПО.

Дальше необходимо указать дату и номер оформленного с работником трудового соглашения.

Затем на бланке располагаются графы, в которые нужно записать сведения о работнике — его личные данные (Ф.И.О.), номер по табелю, название структурного подразделения, в котором работал увольняющийся, и его должность.

В следующей графе, начало которой построено с фразы «Трудовой договор прекращен (работник уволен)», необходимо зачеркнуть неверную трактовку, а также проставить дату этого события.

Затем указывается документ, на основании которого производится процедура увольнения либо расторжения договора. Здесь же указываются дата и номер распоряжения на увольнение.

На следующей строке необходимо проставить количество дней отпуска, которые остались у работника, либо число дней полученных авансом. В последнем случае ему необходимо будет вернуть часть отпускных в кассу.

Также рядом фиксируется период, за который выполняется расчет. Заполнение лицевой стороны завершается подписью кадрового сотрудника, который заверяет проставленные сведения.

Оборотная сторона

Оборотная сторона записки расчета предназначена для заполнения бухгалтером расчетного отдела.

Сначала выбранные сотрудником сведения вносятся в табличную часть раздела «Расчет оплаты отпуска».

Здесь нужно помесячно указать зарплату работника, которая ему была начислена за рассматриваемый расчетный период (12 месяцев). В первый столбец записывается номер года, во втором – название месяца, а в третьем – нужно указать сумму зарплаты, принимаемую для расчета компенсации за неиспользованные дни отдыха.

Нужно помнить, что законодательно установлен перечень начислений, которые используются при расчете среднего заработка. Суммы ранее начисленных отпускных, пособий по нетрудоспособности и иных соответствующих составляющих следует исключить из месячных начислений, принимаемых к расчету.

Таблица содержит итоговую строку, в которой отражается суммарное значение за весь рассматриваемый период.

Далее сведения нужно внести в правую таблицу. При этом в столбце №4 отражаются количество дней. Если расчет осуществляется на основе показателя, выраженного в часах, то информацию нужно вписать в столбец №5. Все данные здесь указываются только те, которые приходятся на рабочее время.

В столбце №6 нужно записать значение среднего заработка, которое определяется как частное от деления общей суммы зарплаты, принимаемой к расчету, на количество дней или часов.

После этого переходим к заполнению нижней таблицы, находящейся также справа.

Если работник использовал ранее отпуск авансом, то количество этих дней отражается в столбце №7. Когда у сотрудника имеются неиспользованные дни периода отдыха, то они указываются в столбце №8.

Далее в столбце №9 следует указать общую сумму либо начисленной компенсации за отпуск, либо сумму отпускных к возврату.

Затем можно перейти к заполнению таблицы «Расчет выплат».

В блоке столбцов № 10 — 12 отражаются начисления зарплаты и иных выплат, которые полагаются сотруднику при увольнении. В столбце № 13 подводится суммарное значение всех начислений.

Блок столбцов №14-15 предназначен для указания всех удержаний, которые производятся у работника. К ним можно отнести НДФЛ, удержания по исполнительным листам т. д. В столбце №16 нужно посчитать итоговую сумму удержаний.

В столбце № 17 отражается задолженность компании перед работником. Если на момент выплаты она существует. Когда задолженность перед фирмой существует у работника, то данные вносятся в столбец № 18. Итоговое значение сумм расчетных, причитающихся к получению работником на руки отражается в столбце № 19.

После этого нужно указанную сумму в столбце №19, прописать в строке ниже буквами. Затем эту сумму надо повторить еще раз, указав ее значение цифрами.

Ниже отражаются реквизиты платежного документа, по которому работнику была произведена выплата расчетных. Это может быть платежная ведомость, РКО или платежное поручение.

Проверив все указанные в записке-расчете данные, бухгалтер расчетного отдела ставит свою визу и расшифровывает личные свои данные.

Бухгалтерские проводки

При прекращении действия трудового соглашения на основании заполненной записки расчета форма Т-61 бухгалтер создает следующие проводки:

• Дт20 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты основному персоналу фирмы;
• Дт23 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты вспомогательному персоналу фирмы;
• Дт25 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу общепроизводственного назначения компании;
• Дт26 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты административному персоналу;
• Дт44 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу, занятому реализацией товара фирмы;
• Дт91 — К70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу фирмы, занятому на прочих операциях.
• Дт70 — Кт68 — произведено удержание из начисленных сумм работнику НДФЛ;
• Дт70 — Кт76 — произведены прочие удержания из начисленной зарплаты (к примеру, по исполнительным листам).
• Дт70 — Кт50 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику наличными.
• Дт70 — Кт51 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику в безналичном порядке.

Для чего применяется записка расчет

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении трудового договора. Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

Внимание! На основе выбранных сведений исчисляется среднедневная зарплата, а потом и сумма компенсации (или к возврату). В записке-расчете также отражаются иные суммы, которые положены работнику при увольнении.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.

Кадровый специалист должен проанализировать сложившуюся обстановку и самостоятельно выбрать период за сколько дней до прекращения действия трудовых отношений ему заполнить записку-расчет.

Работнику при увольнении положены:

• Компенсация за неиспользованный отпуск – она выплачивается, если у работника есть такие периоды.
• Зарплата за фактически отработанные, но ранее не оплаченные дни.
• Премия — если работником выполнены все условия, на основании которых она назначается.
• Материальная помощь – если в соответствии с локальными актами или распоряжением руководства положена такая выплата сотруднику.
• Выходное пособие — выплачивается в случаях, предусмотренных законодательством, трудовым контрактом либо оформленным соглашением о расторжении.
• Прочие выплаты, которые предусмотрены законодательством или локальными нормами предприятия.

Образец заполнения записки-расчета при увольнении в 2019 году

Информацию на эту сторону вносит кадровый специалист на основании оформленного приказа на увольнение и личной карточки. Сначала нужно указать полное название компании, а в поле справа — ее код ОКПО, который внесен в справочник. Затем надо проставить дату, когда с работником было подписано трудовое соглашение и его номер.

Потом после наименования документа записывается присвоенный ему номер, а также дата, когда производится оформление.

Следом идут поля, в которых нужно указать сведения об увольняющемся работнике — его полные Ф.И.О., закрепленный за ним табельный номер, название подразделения, где он работал и его должность по штатному расписанию.

Следующая строка начинается со слов «Трудовой договор прекращен (работник уволен)». В ней нужно вычеркнуть ту часть, которая не является актуальной, и далее занести дату этого события.

После этого надо указать документ, на основании которого производится увольнение либо расторжение соглашения. Также здесь нужно проставить дату и номер оформленного ранее приказа на увольнение.

Следом бланк форма Т-61 включает в себя графы, в которых записывается число дней, положенных работнику для ежегодного отпуска, или же число дней, которые он взял вперед авансом.

Важно! Если работник взял дни авансом, то бухгалтеру необходимо будет вместо компенсации рассчитать сумму, которую работнику предстоит вернуть.

Также необходимо обозначить период, за который будет производиться расчет.

На этом заполнение лицевой стороны заканчивается. Кадровик должен еще раз проверить правильность отражения сведений, проставить свои данные и подпись.

С этой стороны записка-расчёт при увольнении заполняется бухгалтером-расчетчиком. В первую очередь выполняется оформление раздела «Расчет оплаты отпуска».

В левую таблицу построчно записываются данные о зарплате, которая была выплачена работнику за предыдущие 12 месяцев. В графу 1 нужно занести месяц, а в графу 2 — год, за который вносятся данные. В графе 3 проставляется соответствующая им сумма начислений.

Важно! В эту таблицу заносятся только те суммы, которые используются при расчете среднего заработка. Т.е. из общей суммы нужно убрать оплату за периоды отпуска, болезни, командировки и т. д.

Завершается заполнение таблицы подведением итога.

После этого нужно заполнить верхнюю правую таблицу. В ней необходимо указать количество дней (в графе 4), либо часов (в графе 5), во время которых работник выполнял свои обязанности в расчетном периоде. В графе 6 указывается средний заработок — общая сумма начислений делится на количество дней либо часов.

Затем нужно заполнить правую нижнюю таблицу. Здесь необходимо указать количество дней, которые не были использованы как отпуск (графа 7), либо были взяты сотрудником авансом (графа 8). В графу 9 заносится размер оплаты либо удержания за эти дни.

Последней заполняется таблица «Расчет выплат». Сначала информация вносится в блок «Начислено», где в графах 10-12 проставляются различные начисления за текущий период. В графе 13 необходимо указать их общую сумму.

В разделе «Удержано» в графы 14-15 записывается информация по всем удержаниям, которые выполнены из зарплаты работника. Это может быть НДФЛ, алименты и т. д. Общий итог удержаний нужно указать в графе 16.

Если на момент расчета за компанией есть долг по выплате зарплаты данному работнику, то его сумму нужно проставить в графе 17. А если была допущена переплата в предыдущих периодах — то нужно указать ее размер в графе 18. В графу 19 заносится общая сумма, которую работнику нужно выплатить на руки.

После этого идет строка «К выплате сумма», в которой рассчитанная сумма к выдаче указывается сначала прописью буквами, а затем еще раз цифрами.

Дальше нужно указать информацию о платежной ведомости либо другом документе, которым произведена выплата расчета.

В заключение бухгалтер еще раз проверяет правильность заполнения своей стороны, указывает свои данные и ставит роспись.

На основании произведенных расчетов формируются следующие бухгалтерские проводки:

Д20 — К70 — зарплата и компенсация основных рабочих производства;

Д23 — К70 — зарплата и компенсация рабочих вспомогательного характера;

Д25 — К70 — зарплата и компенсация сотрудников общепроизводственного назначения;

Д26 — К70 — зарплата и компенсация административного персонала (директор, главбух, их заместители и подобные сотрудники);

Д44 — К70 — зарплата и компенсация работников, связанных с торговлей;

Д91 — К70 — зарплата и компенсация прочих сотрудников, которые напрямую не участвуют в производстве.

Д70 — К68 — удерживается налог НДФЛ;

Д70 — К76 — выполнены прочие удержания (например, алименты).

Д70 — К50 — выданы расчетные наличными из кассы

Д70 — К51 — расчетные перечислены на карту или банковский счет.