Макрос

Когда работодатель должен выдать документы при увольнении

При увольнении работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Заработную плату выплачивают со всеми причитающими надбавками, компенсацией за неиспользованные дни отпуска, выдают выходное пособие, если его выплата предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным договором, иными нормативно-правовыми актами.

Точную дату расторжения трудового договора определяют приказом, с которым уходящего сотрудника знакомят под подпись. Определить эту дату поможет онлайн-расчетчик от «Системы Кадры».

Рассчитать дату увольнения

Некоторые справки при увольнении выдают в обязательном порядке, другие — по письменному требованию сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Что делать, если документы и справки при увольнении работника выдать невозможно

Если работник отказывается получать документы и расчет, отсутствует на работе, необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте.

В нем указывают, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой, расчетом, получить другие документы при увольнении или дать свое согласие на то, чтобы документы отправили по почте. С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).

Если заработную плату выплачивают на банковскую карточку работника, все причитающиеся суммы он должен получить в день увольнения.

Если сотрудник не получил документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, в частности отказался получить трудовую книжку или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой. Сделать это можно 3 способами:

1. В акте об отказе забирать трудовую книжку, прописать, что следует явиться за документами или выдать согласие на пересылку их почтой.
2. Составить отдельное уведомление и выдать работнику.
3. Направить уведомление сотруднику по почте.

Какие справки выдаются при увольнении в обязательном порядке

В зависимости от обстоятельств формируют точный список документов, которые будут выданы сотруднику при расторжении трудовых отношений. Некоторые виды справок выдают в обязательном порядке, другие — по письменному требованию сотрудника.

Какие справки выдают при увольнении работника:

1. Трудовую.
2. Расчетный листок (оформляют в бухгалтерии).
3. О сумме заработка и специальных периодах.
4. Выписки из форм СЗВ-М, а также СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка

Основным документом, который подтверждает трудовой стаж, считается трудовая книжка. Ее выдают непосредственно в день расторжения трудовых отношений на руки уходящему работнику. Он расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель не вправе задерживать трудовую, допускать ошибки при оформлении. Это относится к серьезному нарушению, что дает основание сотруднику обратиться в суд с иском о возмещении дохода, который не получен за период задержки книжки, о признании записи недействительной.

Компания назначает ответственного специалиста за трудовые книжки из отдела, который непосредственно занимается кадровым делопроизводством. Необходимо проверить, чтобы работодатель заверял подписью и печатью (при наличии) все записи в трудовой книжке.

Справки при увольнении с работы о сумме заработка

Оформляют по форме № 182н. Типовой бланк такой справки утвержден приказом Минтруда № 182н от 30 апреля 2013 года (размещен в приложении № 1). Заполненный документ заверяют не только подписями руководителя, главного бухгалтера, но и ставят печать организации (при наличии). Необходимо учитывать, что печать ставят таким образом, чтобы она не закрывала подписи.

Какую справку нужно дать работнику при увольнении в 2019 году

До 2017 года выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам не оформляли. В 2017 году в законодательство ввели новую норму, обязывающую работодателя выдавать указанные выписки каждому увольняемому работнику. Причем это должны быть именно выписки.

Какие справки при увольнении выдают: выписка из формы СЗВ-М

В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период — текущий год, а также данные о конкретном работнике: СНИЛС и ИНН, не копируют данные отчета по остальным сотрудникам.

Смотреть пример и использовать в работе

Какие справки при увольнении с работы выдают в обязательном порядке: выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Выписку выдают под подпись. Используют типовую форму, действующую с 1 января 2019 года (постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п). В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют такую выписку в двух экземплярах: один из них выдают на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставляют в компании. Таким способом работодатель защитит себя от возможных претензий и докажет, что он правильно оформил документ, выдал его в положенный срок. Кадровик делает запрос в бухгалтерию. Готовит выписку бухгалтер.

Пример выписки ищите в начале статьи!

Документы при увольнении от работодателя: выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Здесь речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, который объединил функции двух форм — 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. В настоящее время это один бланк. В нем указывают паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника и о начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@). Выдают заполненный документ не только тем сотрудникам, которые работали на основании трудового договора, но и физическим лицам, с которыми компания подписала договор гражданско-правового характера.

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам для передачи сотруднику

Смотреть пример

Выписку готовит бухгалтерия. Бухгалтер заполняет поля формы чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Нельзя применять штрих-корректоры. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала и непосредственно по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о новых документах при увольнении. Что выдают кадры, а что бухгалтерия. Какой документ выдавать всем уволенным с 2017 года и можно ли поручить кадровику заполнять форму СЗВ-М.

Какие документы и справки при увольнении с работы требуется подписать

При увольнении сотрудник должен подписать ряд документов. К ним относятся:

• приказ о прекращении трудовых отношений;
• учетные журналы — это будет подтверждением факта получения на руки всех обязательных документов;
• записи, сделанные за время работы сотрудника в трудовой книжке (в том числе и запись об увольнении), их заверяют двумя подписями: должностного лица, который заполнял трудовую, ее владельца;
• личную карточку.

Иногда этот список расширяется. В каждом конкретном случае это решают по обстоятельствам. Некоторые компании выдают своим сотрудникам обходной лист, который нужно подписать в подразделениях отделов перед тем, как трудовой договор будет расторгнут. Материально ответственные лица проводят инвентаризацию, передают материальные ценности, подписывая целый ряд дополнительных документов.

Все документы, акты заверяют подписью сторон. Если подпись отсутствует, в дальнейшем достаточно сложно доказать, что та или иная справка, документ были оформлены и получены. Это следует учитывать работодателю, кадровикам, сотрудникам бухгалтерии, другим ответственным специалистам, участвующим в процессе подготовки и оформления всех документов для увольнения.

Вывод

Трудовую книжку, справку о сумме заработка, выписки из соответствующих отчетов — все это нужно выдать сотруднику, который уходит из компании, в последний день его работы. Следует проследить, чтобы он расписался в учетных журналах, в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказался поставить свою подпись, составляют соответствующий акт. Если сотрудник отсутствует на работе — отправляют письменное уведомление о том, что необходимо получить трудовую книжку или дать свое согласие на ее отправку по почте

Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:

• трудовая книжка с записью об увольнении;
• расчетный листок;
• справка о сумме заработка для получения пособий на новом месте работы;
• выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3;
• копия или выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Эти документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.

По заявлению работника также нужно выдать:

• справку 2-НДФЛ (рекомендуется включать в комплект увольнительных документов, даже если работник ее сразу не попросил);
• другие документы и копии, которые связаны с его работой у вас (справку для службы занятости и др. справки, копии приказов и т. п.).

Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.

Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:

• для организации это может обернуться штрафом от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц — предупреждением или штрафом от 1000 до 5000 руб.
• ИП — штрафом от 1000 до 5000 руб.

За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.

Разбираем полный список документов при увольнении-2019. Из-за чего с бывшим сотрудником может возникнуть конфликт?

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

> Медицинская книжка Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

За что можно уволить работника

Основания, по которым трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, перечислены в ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Например, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях:

• ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

• сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

• несоответствия работником занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

• смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

• неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

• однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей;

• представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;

• в других случаях, установленных Трудовым кодексом.

При увольнении работника по инициативе работодателя необходимо обратить внимание на следующие моменты:

Увольнение в связи с ликвидацией предприятия

В случае ликвидации организации учредители (участники) организации или орган, принявшие решение о ликвидации организации, назначают ликвидационную комиссию и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.

Порядок увольнения работников в связи с ликвидацией организации следующий:

1. Уведомление профсоюзного органа.

Профсоюзный орган должен получить уведомление в срок, не менее чем за три месяца до увольнения работников.

2. Уведомление службы занятости.

Не позднее, чем за два месяца до расторжения трудовых договоров организация обязана письменно сообщить о ликвидации в органы службы занятости.

При этом организация должна указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к должностям, а также условия оплаты труда каждого конкретного работника.

3. Уведомление работников.

В срок, не менее чем за два месяца до увольнения, работодатель должен персонально и под подпись уведомить работников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

4. Расторжение трудового договора с работниками.

При расторжении трудового договора оформляется приказ по унифицированной форме N Т-8 и вносится запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку и личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2).

5. Выплаты работникам в связи с увольнением.

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации работнику полагается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, не более двух месяцев со дня увольнения.

Увольнение в связи с сокращением штата

При увольнении работника по сокращению штата необходимо соблюдать следующий порядок действий.

1. Издать приказ о сокращении штата и о введении нового штатного расписания.

В приказе надо указать сокращаемые штатные должности.

2. Уведомить органы занятости и профсоюзную организацию о планируемом сокращении штата.

Письменное уведомление в органы занятости должно быть направлено в срок не позднее, чем за два месяца, а при массовом увольнении в связи с сокращением штата — не позднее, чем за три месяца до даты увольнения конкретного работника.

Срок письменного уведомления профсоюзной организации такой же.

Обращаем Ваше внимание, если процедура уведомления не соблюдена или нарушены сроки, увольнение может быть признано незаконным действием.

3. Определить круг лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе.

При сокращении штата (численности) такое право предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, существуют категории работников, которые не могут быть уволены при сокращении штата, в частности (ст. 261 ТК РФ):

• беременная женщина;

• женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет;

• одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка — ребенка до 14 лет.

4. Предупредить сокращаемых сотрудников о сокращении.

Предупреждение должно быть сделано в срок не позднее, чем за два месяца до даты увольнения конкретного работника (ст. 180 ТК РФ).

Если о предстоящем сокращении работник не уведомлен либо это не сделано вовремя, увольнение признается незаконным действием.

5. Предложить сокращаемым работникам другие имеющиеся вакансии.

При этом, работодатель должен предлагать имеющиеся вакансии в течение всего периода проведения сокращения штата работников.

Если такой порядок не соблюдается, то увольнение также может быть признано незаконным действием.

6. Запросить мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при сокращении работника — члена профсоюза.

Свое мнение профсоюз представляет в течение семи рабочих дней, иначе мнение не учитывается.

Член профсоюза должен быть уволен в течение месяца с момента получения мотивированного мнения профсоюза (ст. 373 ТК РФ).

7. Оформить расторжение трудового договора в соответствии с ТК РФ.

Расторжение договора оформляется приказом по унифицированной форме.

После этого, в трудовую книжку вносится запись об увольнении по сокращению штата на основании.

В последний рабочий день помимо заработной платы работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Также за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения.

В последний рабочий день работнику надо выдать трудовую книжку и справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.

Увольнение за несоответствие занимаемой должности

Для увольнения работника за несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе, если его квалификация недостаточна для занятия этой должности или выполнения этой работы, необходимо соблюдать следующий порядок действий.

1. Провести аттестацию работника с помощью аттестационной комиссии, итогом работы которой будет результат, подтверждающий недостаточность квалификации работника.

Уволить работника без решения аттестационной комиссии нельзя.

Обращаем Ваше внимание на то, что соответствие или несоответствие работника занимаемой должности определяет аттестационная комиссия, но решение о прекращении трудового договора принимает работодатель.

При этом работодатель вправе не увольнять работника, несмотря на решение комиссии.

2. Предложить работнику, в отношении которого выявлено несоответствие, все имеющиеся должности, а именно:

• вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;

• вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

При этом следует помнить, что нельзя по данному основанию уволить следующих работников:

• беременная женщина;

• женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет;

• одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);

• отец, воспитывающий без матери ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), либо опекун, попечитель детей указанного возраста и др.

Увольнение при смене собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера)

Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.

Расторжение трудового договора оформляется соответствующим приказом (унифицированная форма N Т-8).

Основанием для его издания служит документ, подтверждающий решение нового собственника (протокол заседания совета директоров и (или) постановление уполномоченного органа с указанием даты и реквизитов).

Также составляется записка-расчет.

Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку.

При этом указывается, что договор прекращен в связи со сменой собственника имущества организации по основаниям п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Запись о расторжении трудового договора заверяется подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью увольняемого работника.

Увольнение за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание

По этому основанию работника можно уволить за нарушения трудовой дисциплины.

Нарушением трудовой дисциплины считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей (ст. 192 ТК РФ).

Примерами нарушения трудовой дисциплины могут быть:

• неисполнение трудовой функции;

• опоздание на работу или уход раньше с работы;

• невыполнение распоряжений руководителя;

Для правильного оформления увольнения следует документально зафиксировать неоднократное совершение проступка (действия или бездействия).

На практике нарушение оформляется:

• докладной запиской (например, при невыполнении поставленной задачи);

• актом (например, при опоздании на работу);

• решением комиссии при нанесении ущерба работодателю;

• отражением в табеле рабочего времени фактического времени нахождения работника на работе при опоздании или раннем уходе.

Обращаем Ваше внимание на то, что в ТК РФ не прописана обязанность ознакомления работника с данными документами.

Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за повторное неисполнение трудовых обязанностей понадобится письменное объяснение работника (ст. 193 ТК РФ).

При расторжении трудового договора с работником по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ следует руководствоваться общими правилами увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). В частности, необходимо оформить ряд документов: приказ о расторжении трудового договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника.

Увольнение за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей

В соответствии с пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине прогула, т.е. отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Увольнение работника оформляется приказом по унифицированной форме N Т-8.

Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку. При этом указывается, что договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).

В личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).

Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора.

При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Увольнение из-за представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора

Уволить работника за представление подложных документов (например, подложная трудовая книжка, подложный документ об образовании) можно только при наличии следующих условий: документ представлен при приеме на работу, обязателен для представления, является подложным и послужил основанием для принятия решения о приеме на работу.

При возникновении подозрения о подлоге кадровый сотрудник в первую очередь направляет запрос в соответствующий орган.

После получения ответа, подтверждающего факт подлога, с работника следует потребовать объяснительную записку.

Далее на имя руководителя составляется докладная записка, к которой прилагаются все полученные документы.

Исходя из представленных документов, руководитель принимает решение — и если это решение об увольнении, издается приказ об увольнении, с которым работника следует ознакомить под роспись.

На основании приказа вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку.

Порядок увольнения работника

Чтобы правильно уволить работника в соответствии с требованиями действующего законодательства следует придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Оформление документов об увольнении
Шаг 2. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Шаг 3. Окончательный расчет
Шаг 4. Учет выплат, причитающихся увольняющемуся работнику, и начисление НДФЛ и страховых взносов с выплат
Шаг 5. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку
Шаг 6. Выдача документов увольняющемуся работнику

Шаг 1. Оформление документов об увольнении

Для увольнения работника нужно сделать следующее (ст. 84.1 ТК РФ).

1. Издать приказ об увольнении (форма N N Т-8 или Т-8а). В этом приказе обязательно указываются:

• основание увольнения;

• пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которыми работник увольняется.

На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.

2. Оформить записку-расчет (форма N Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.

3. Сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.

4. Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись.

Шаг 2. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом не имеет значения, по каким основаниям прекращается трудовой договор.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения.

Шаг 3. Окончательный расчет

Окончательный расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы (ст. 140 ТК РФ).

В этот день надо выплатить все причитающиеся ему суммы, например:

• зарплату и премии, начисленные за отработанный период;

• компенсацию за неиспользованный отпуск;

• другие компенсации, если они предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом организации (например, выходное пособие).

Выплаты производятся на основании записки-расчета (форма N Т-61).

Нельзя не выплачивать работнику полагающиеся ему деньги лишь потому, что он не подписал обходной лист или не вернул числящееся за ним имущество организации.

Шаг 4. Учет выплат, причитающихся увольняющемуся работнику, и начисление НДФЛ и страховых взносов с выплат

Налоговый учет.

Все суммы, которые причитаются увольняющемуся работнику (включая компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие), учитываются в расходах:

• при ОСН — на дату начисления;

• при УСН — на дату выплаты работнику.

НДФЛ. Заработная плата (включая премии и надбавки) и компенсация за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ в полной сумме.

Если к моменту увольнения работника не был удержан НДФЛ с полученного им в счет заработной платы аванса, то это надо сделать при окончательном расчете.

Выходное пособие облагается НДФЛ только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника (шестикратный размер среднего месячного заработка работника, увольняющегося из организации, расположенной в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях).

Исчисленный и удержанный с этих сумм НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем их выплаты.

В справке 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС на уволенного работника по итогам года, указывается:

• сумма зарплаты (включая премии и надбавки) — с кодом дохода 2000;

• сумма компенсации за неиспользованный отпуск и сумму выходного пособия — с кодом дохода 4800.

Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС начисляются на полную сумму:

• заработной платы (включая премии и надбавки);

• компенсации за неиспользованный отпуск.

Выходное пособие облагается страховыми взносами только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника (шестикратный размер среднего месячного заработка работника, увольняющегося из организации, расположенной в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях).

В бухучете начисление выплат увольняющемуся работнику, НДФЛ и взносов с них отражается проводками:

Проводка	Операция
Д 20 (23, 25, 26, 44) — К 70	Начислены выплаты, причитающиеся увольняющемуся работнику (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие)
Д 70 — К 68/НДФЛ	Удержан НДФЛ
Д 20 (23, 25, 26, 44) — К 69	Начислены страховые взносы
Д 70 — К 50 (51)	Деньги выплачены увольняющемуся работнику

Шаг 5. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку

Запись об увольнении следует занести в трудовую книжку на основании приказа работодателя (форма N N Т-8 или Т-8а), причем в день увольнения.

Записи в трудовой книжке надо делать шариковой, гелевой или перьевой ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами. Сокращать слова нельзя.

Запись об увольнении делается следующим образом:

1. графа 1 раздела «Сведения о работе» — ставится порядковый номер вносимой записи.

2. графа 2- указывается дата увольнения в соответствии с приказом.

3. графа 3 — указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ с точной формулировкой, как написано в ТК РФ.

4. графа 4 — пишется слово «Приказ» и указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).

После этого все записи, сделанные в трудовой книжке за время работы, заверяются подписью работника организации, отвечающего за ведение трудовых книжек, и печатью и под ними подписывается работник.

Шаг 6. Выдача документов увольняющемуся работнику

В день увольнения работника надо выдать работнику под роспись все необходимые документы.

К таким документам относятся:

• раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» расчета по форме РСВ-1;

• справка 2-НДФЛ за текущий год;

• справка о сумме зарплаты за два предшествующих года;

• трудовая книжка с записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• иные документы, выдаваемые по письменному заявлению работника.

Окончательный расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы (ст. 140 ТК РФ).

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Увольнение с работы — какие справки требуется забрать у нанимателя

В прошлом году столкнулась я с неприятной ситуацией. По личным причинам пришлось сменить место жительства, а именно, переехать из Москвы в Питер. Увольняясь с работы, я, как и положено, забрала трудовую книжку и получила расчет. Все казалось безоблачным, и я даже не подозревала, что моя неинформированность в кадровых вопросах может привести к финансовым потерям.

Устраиваясь на новую работу, я предоставила труд. книжку, написала заявление, а потом и трудовой договор заверила подписью. Проработала около полугода и неожиданно заболела. Вообще, болеть ненавижу, но тут врач настоял, что надо недельку посидеть дома. Пока дома «отдыхала», позвонила мне наша бухгалтерша и спросила справку о зарплате с прошлого места работы. Разумеется, никто мне такой документ не дал, а я и не спросила, оказалось напрасно.

Не буду долго описывать, что было дальше, только скажу, что больничный мне посчитали по минималке и я лишилась нескольких тысяч рублей из-за отсутствия этого документа. В статье я расскажу о том, какие справки нужно забрать у работодателя при увольнении обязательно, какие документы выдает наниматель, а на что потребуется подавать заявление.

Что получает уволенный сотрудник от нанимателя?

Все бумаги, выдаваемые бывшему работнику, можно разделить на две группы. Есть ряд обязательных бумаг, которые выдаются непременно, в последний день занятости и список документов, которые предоставляются человеку по его письменной заявке. Составим таблицу:

Выдаются сразу	По заявлению сотрудника
труд.книжка; справка о заработке и других выплатах в формате 182Н.	приказы о поступлении на рабочее место, а также, о переводах; бумаги о повышение; труд. соглашение; доп. соглашение, если такие бумаги составлялись; мед.книжка; приказ об завершении трудоустройства.

Важно добавить, что если приказы, трудовое соглашение и прочие документы выдаются в виде копий, то трудовая и медицинская книжка должны быть переданы бывшему сотруднику в оригинале. Если гражданин выступает в роли плательщика алиментов, то судебный приказ, который используется для этой цели, должен быть передан бухгалтером в службу судебных приставов в течение 3-ех суток. Обязательно составляется специальное уведомление с указанием адреса регистрации и места новой занятости.

Необходимые справки и прочие формы

Увольняясь с работы, человеку стоит помнить, что в дальнейшем, для исчисления различных пособий ему может потребоваться информация о среднем заработке. Для этой цели обязательно стоит взять по месту занятости.

Помимо основной справки, где содержится информация о заработке, выплатах, удержанных суммах, может потребоваться еще и форма о среднем заработке за последние 3-ри месяца. Эта форма необходима для постановки на регистрационный учет в ЦЗН. Если гражданин планирует выйти на пенсионный отдых, то нужно будет получить еще три справки.

Такие формы требуются при начислении пенсии сотруднику. Здесь важно отметить, что уволенный работник обязан составить расписку в получении бумаг или поставить подпись на втором экземпляре. Если по заявке было отказано в выдаче нужных бумаг, то бывший сотрудник вправе подать жалобу в труд.инспекцию, а затем в прокуратуру, поскольку, основания, не противоречащих закону, в такой ситуации быть не может.

Завершить написанную статью можно следующими выводами:

1. При завершении занятости по конкретному месту, гражданин вправе получить обязательные бумаги, а работодатель их выдать.
2. Есть перечень форм и справок, обязательных к передаче, а также, ряд документов, которые выдаются исключительно по заявлению гражданина.
3. Если документы не выдают, то гражданин может обратиться в надзорные ведомства и даже в суд.

Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.

Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней

О копиях документов, связанных с работой, и сроке их предоставления сказано в ст. 62 ТК РФ: «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно».

ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62

Примечание редакции:

Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.

За несвоевременную выдачу трудовой книжки придется возместить не полученный работником заработок

В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

• незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
• задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 234

Примечание редакции:

Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.10.2015 № 33-18051/2015 – яркий пример того, чем может обернуться для работодателя несвоевременная выдача трудовой книжки.

Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.

В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.

Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.10.2015 № 33-18051/2015

Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял

Суд обязал выдать трудовую книжку, хотя уволенный ее не приносил. Менеджер компании уволился по собственному желанию, однако не получил своевременный расчет и трудовую книжку. За выдачей документа и компенсацией, в том числе и моральных страданий, работник обратился в суд.

Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.

Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:

• невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;
• расходы на представителя;
• моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.

Апелляционное определение Московского городского суда от 18.12.2018 № 33-56184/2018

Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07.02.2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.

Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения

Минтруд напомнил: ст. 84.1 ТК РФ предусмотрено, что в случае отсутствия работника в день прекращения трудового договора либо его отказа от получения трудовой книжки работодатель обязан отправить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее получение по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Минтруд выразил мнение, что данное уведомление работодатель может отправить не только по почте с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, но и любым другим способом, позволяющим доказать факт его отправки.

После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить трудовую книжку по адресу, указанному работником.

Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.

Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.

ПИСЬМО Минтруда от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника

В соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ страхователь обязан «выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности)». То есть в законе четко прописана обязанность предоставления работодателем справки, заявление же от работника требуется лишь в случае его обращения к работодателю после прекращения трудовых отношений.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме 182н по почте.

Если в день увольнения выдать справку работнику не получается, то ему необходимо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление нужно отправить по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 порядка выдачи справки о заработной плате).

Федеральный Закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред. от 27.12.2018) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Примечание редакции:

Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.

Отметим, что невыдача справки повлечет предупреждение или наложение административного штрафа в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
• на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ

Для выдачи этой справки от работника потребуется заявление. Об этом прямо сказано в п. 3 ст. 230 НК РФ:

«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов». Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились. Начиная с 2018 года выдавать надо уже новый бланк справки. Вместо прежнего названия 2-НДФЛ, она получила новое: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.

НК РФ (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 25.12.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)

Примечание редакции:

НК РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки о доходах и суммах налога физлица и справки 2-НДФЛ физлицу. Однако нарушение сроков или отказ в выдаче справки может грозить административным штрафом (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ):

• на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
• на юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.

СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: за какой период предоставлять

В письме представители ПФР высказали мнение о том, что «за страхователем закреплена обязанность по выдаче застрахованному лицу выписок из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащих информацию только по данному работнику, представленных страхователем в органы ПФР (СЗВ-М — за отчетный месяц; СЗВ-СТАЖ — за отчетный (в том числе за текущий) год)».

Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

Письмо ГУ — ОПФР по г.? Москве и МО от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»

Примечание редакции:

Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).

Такая выписка выдается на руки. Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал. Рекомендуем направить работнику уведомление, чтобы он явился за этим документом или согласился на отправку его почтой. А чтобы не подготавливать несколько уведомлений, полагаем, что можно включить эту информацию в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой. Таким образом, вы сможете доказать, что использовали все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из форм персонифицированных сведений увольняемому работнику.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения

Необходимость предоставления указанного документа установлена п. 2.3 ст. 11 закона о персучете: «В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора ГПХ, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения». Такими сведениями является информация, отраженная в разделе 3 РСВ.

Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
В разделе 3 нужно указать сведения о работнике за тот отчетный период, в котором он уволился, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.

Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.

Федеральный Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019)
П. 2.3 ст. 11

Примечание редакции:

Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице

Упоминание о справке о среднем заработке содержится п. 2 ст. 3 закона о занятости: «Решение о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным принимается органами службы занятости по месту жительства гражданина не позднее 11 дней со дня предъявления органам службы занятости паспорта, трудовой книжки или документов, их заменяющих, документов, удостоверяющих его квалификацию, справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы), а для впервые ищущих работу (ранее не работавших), не имеющих квалификации — паспорта и документа об образовании и (или) о квалификации».

Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421.

Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 (ред. от 11.12.2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст. 3

Примечание редакции:

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке

После увольнения сотрудница обратилась к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была нужна ей для постановки на учет в качестве безработной и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.

Апелляционное определение Свердловского областного суда от 22.05.2018 № 33-8682/2018

Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан

Истица обратилась к бывшему работодателю с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. В ответе дирекции указывалось на то, что запрашиваемые документы подготовлены к выдаче и их можно забрать в отделе кадров. Явившись за ними, женщина узнала, что документов для выдачи нет. Запрашиваемые документы так и не были выданы. Это послужило причиной обращения в суд. Истица считала, что действиями ответчика нарушены ее права, чем ей причинен моральный вред. Дело в том, что у женщины была значительная переработка за сверхурочную работу. Причем ответчиком не обеспечивались условия труда, соответствующие нормативным требованиям охраны труда, непосредственно на рабочем месте имелись клопы, тараканы. Работодатель допускал нарушения срока доведения графика сменности до сведения работника. Именно поэтому работница настаивала на выдаче ей копий следующих документов:

• коллективного договора со всеми изменениями и дополнениями;
• правил внутреннего трудового распорядка со всеми изменениями и дополнениями.

При этом из соглашения о расторжении трудового договора следует, что претензии по вопросу прекращения трудового договора и трудовых отношений к должностным лицам учреждения и работодателю работница не имела. Однако уже после увольнения она обратилась к бывшему работодателю с заявлением о выдаче названных документов.

Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018

Работнику могут потребоваться и другие документы

К примеру, работник может запросить приказ об увольнении. Копию документа нужно заверить и предоставить в последний день работы (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:

• приказы о переводах на другую работу;
• приказы о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, можно оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись об их получении.

Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:

• трудовую книжку;
• справку по форме 182н;
• справку о доходах и суммах налога физического лица:
• СЗВ-СТАЖ за отчетный год;
• СЗВ-М за отчетный месяц;
• раздел 3 расчета по страховым взносам с начала квартала по дату увольнения;
• справку о среднем заработке для органов службы занятости – по заявлению от работника;
• по просьбе работника копии других документов (приказы об увольнении, о переводах на другую работу и т. д.).

Задержка или отказ в выдаче трудовой книжки наказывается возмещением материального ущерба работнику в размере не полученного им среднего заработка. Однако практика показывает, что суды неоднозначно подходят к этому вопросу и ущерб возмещается работодателем не всегда. Есть пример возмещения убытка в размере не полученного работницей пособия по безработице из-за непредоставления работодателем справки о среднем заработке для службы занятости.

Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

• на должностных лиц и ИП в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
• на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

Выдаем документы при увольнении

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
	На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

• трудовая книжка;

• справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

• справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

• справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

• копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

• справка о заработной плате;

• справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:	Надпись «Верно»
	Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию
	Дату заверения

К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику?

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Обязанность возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки, предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Также положения о том, чтоработодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок при несвое­временной выдаче трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, содержатся в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

К сведению: период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В Апелляционном определении от 27.10.2015 № 33-18051/2015 Санкт-Петербургский городской суд пришел к выводу, что период вынужденного прогула, за который выплачивается средний заработок, исчисляется со дня, следующего за днем, когда работнику должна быть выдана трудовая книжка или должно быть направлено уведомление о необходимости ее получения, по день вручения трудовой книжки или день отправки уведомления.

Напомним, что единый порядок исчисления средней заработной платы для всех предусмотренных им случаев установлен в ст. 139 ТК РФ. Особенности расчета среднего заработка за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки, регулируются, в частности, п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Ответственность за несоблюдение срока выдачи справки 2-НДФЛ.

В Налоговом кодексе не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи физическому лицу такой справки. Вместе с тем несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.

Так, в силу ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере:

• на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Статьей 5.39 КоАП РФ установлено, что неправомерный отказ в предоставлении гражданину или организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Ответственность за непредоставление сведений о страховом стаже застрахованного лица, сведений из реестра застрахованных лиц, сведений о застрахованном лице, персонифицированных сведений.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работникудокументы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В данном случае применяется ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом на основании п. 1 ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работникам), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей). Если справка, выданная организацией, содержит недостоверные сведения, организация будет возмещать ущерб, причиненный ФСС в результате выплаты пособия в большем размере. Убытки возмещаются в порядке, установленном ст. 15 ГК РФ. Таким образом, с организации будет взыскана та сумма пособия, которая была выплачена бывшему работнику на основании справки с недостоверными данными.

Ответственность за невыдачу справки для службы занятости.

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Арбитры об ответственности работодателя за невыдачу работнику документов при увольнении

Работодатель не обязан выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов.

Санкт-Петербургский городской суд в Апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отказал бывшему работнику организации, который после увольнения потребовал предоставить ему копии коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Суд отметил, что документы, которые предоставляет работодатель, должны касаться работы конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении). Коллективный договор и локальные нормативные акты к таким документам не относятся.

Ранее в Апелляционном определении от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016 Московский городской суд обратил внимание на тот факт, что у работодателя отсутствует обязанность в силу положений ст. 62 ТК РФ выдавать работнику локальные акты организации, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под подпись, кроме того, часть запрашиваемых истцом документов, являясь внутренней документацией работодателя, также не должна предоставляться работнику. Вывод о том, что работодатель не обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, содержится в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017(33-23590/2016).

Вместе с тем есть решения, согласно которым работодатель обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, если они не содержат персональных данных иных работников. В Апелляционном определении от 19.01.2015 по делу № 33-368 Архангельский областной суд, сославшись на ст. 62 ТК РФ, указал, что приведенный в этой статье примерный перечень документов не является исчерпывающим. Помимо перечисленных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав, в том числе локальные акты. Такого же мнения придерживаются арбитры в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.

К сведению: в Апелляционном определении по делу № 2-6498/2017 Санкт-Петербургский городской суд указал, что на основании ст. 62 ТК РФ организация должна выдавать копии документов только работникам. Одним из доводов в пользу организации при принятии решения было то, что в момент обращения к бывшему работодателю истец уже не был сотрудником организации. Вместе с тем в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят с работодателем в трудовых отношениях, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , ч. 2 ст. 391 ТК РФ, ст. 392 ТК РФ . Есть примеры судебных решений, где указано на незаконность бездействия работодателя по невыдаче уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи им соответствующего заявления (определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 № 33-13272/2010, Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, от 26.08.2010 по делу № 33-27002).

Работодатель должен возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке.

К такому выводу пришел Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 22.05.2018 по делу № 33-8682/2018.

Суть дела заключалась в следующем. После увольнения сотрудник обратился к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была ему нужна для постановки на учет в качестве безработного и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенный работник не смог своевременно получить пособие по безработице, хотя имел на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работником пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка по вышеуказанному основанию, являются:

• факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;

• факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Позиция суда: работник должен доказать, что не мог трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки

Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе говорит о том, что у работника нет возможности трудиться

– Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018; – Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018; – Определение Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017; – Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016; – Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016

– Апелляционное определение Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017; – Апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017; – Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016; – Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016; – Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016

* * *

По общему правилу сотруднику в последний день работы в организации необходимо выдать трудовую книжку, документы (или их копии), выдача которых при увольнении предусмотрена законодательством, а также документы, связанные с работой данного сотрудника, в отношении которых он представил соответствующее заявление. Если работодатель не выдаст работнику вовремя трудовую книжку, впоследствии ему придется возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка. Следует отметить, что судебная практика по вопросу возмещения такого ущерба противоречива. Есть решения, согласно которым основанием для возмещения ущерба является факт задержки выдачи трудовой книжки. Вместе с тем в некоторых случаях судьи указывают, что работодатель будет возмещать ущерб, только если работник докажет, что именно задержка выдачи трудовой книжки помешала ему устроиться на работу к другому работодателю. Возместить ущерб придется в случае невыдачи справки о среднем заработке, необходимой для постановки на учет в органах службы занятости и получения пособия по безработице. При несвоевременной выдаче других документов при увольнении работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа, размер которого составляет от 30 000 до 50 000 руб.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.

Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.