Макрос

Обязательные реквизиты учетных регистров

В законодательстве существуют нормативы по оформлению документов, однако организация вправе разработать собственный регистр, исходя из необходимости.

Так же закон не запрещает вести учет в электронном виде с использованием цифровой подписи, оформленной на главного бухгалтера или руководителя предприятия.

Все заполненные формы отражаются в журнале и могут выводиться в качестве дополнения к квартальной или годовой отчетности. Для того, чтобы увидеть движение по расчетному счету, необходимо зайти в Главную книгу и выбрать 51 счет.

Перечень реквизитов для регистров бухучета:

1. Наименование операции: например, покупка материалов для основного производства.
2. Единицы измерения.
3. Дата операции.
4. Реквизиты контрагентов.
5. Тара.
6. Транспорт (регистр сопровождается путевым листом).
7. Учетный номер (если используется накладная, то учетный номер должен соответствовать входящему/исходящему документу).
8. Сумма без НДС.
9. Сумма НДС.
10. Сумма с НДС.
11. Примечание: указываются рекомендации по транспортировке или по качеству товара/услуги.
12. Подпись и печать ответственного лица.

Установлены ли для учетных регистров унифицированные формы

Официальные бланки для заполнения находятся в лицензионных бухгалтерских программах, которые устанавливаются только после заключения договора.

Фирмы, предоставляющие консультационные услуги, ведут администрирование установленных пакетов за абонентскую плату.

Доверенность на сотрудников можно оформлять по шаблону.

Главное — сохранить общий вид документа и подробно расписать, кому, когда, сколько выдано денежных средств, или какие полномочия предоставлены тому или иному должностному лицу.

Для того, чтобы грамотно вести бухгалтерию в бумажном виде, необходимо иметь на руках весь перечень унифицированных государственных бланков: зайдите на сайт налоговой в раздел «Реестры» https://ofd.nalog.ru и скачайте бланки отчетности.

Формы бухгалтерской отчетности можно скачать здесь http://www.consultant.ru/law/ref/forms/.

Стоит отметить: единственным официальным документом, который составляется в произвольной форме, является Акт сверки между контрагентами: с помощью него выявляются задолженности.

Смотрите видео, в котором специалист разъясняет на собственном примере систему регистров бухгалтерского учета:

3.7. Требования к регистрам бухгалтерского учета

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. Если законодательством или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. Если в соответствии с законодательством изымаются регистры бухгалтерского учета, в т.ч. в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством, включаются в состав документов бухгалтерского учета (ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Даже при первом взгляде на ст. ст. 9 и 10 Закона N 402-ФЗ становится очевидно: они очень похожи. По большому счету требования к регистрам бухгалтерского учета с 1 января 2013 г. предъявляются почти такие же, как и к «первичке». Эти требования существенно расширены по сравнению с Законом N 129-ФЗ.

Во всех экономических субъектах, кроме организаций госсектора, формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются самостоятельно. Факт, что данные первичных учетных документов должны своевременно переноситься (регистрироваться), накапливаться и систематизироваться в регистрах бухгалтерского учета, равно как и требование о недопущении пропусков или изъятий при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах, являются «самоочевидными». Но они зафиксированы официально, так же как и всеобщее применение принципа двойной записи при ведении бухгалтерского учета на счетах (за исключением случаев, предусмотренных федеральными стандартами, например, при отражении объектов на забалансовых счетах используется не двойная, а простая запись).

Новшеством Закона N 402-ФЗ является то, что он наконец-то четко регламентирует обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета, к которым относятся:

— наименование регистра;

— наименование экономического субъекта, составившего регистр;

— даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;

— хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

— величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

— наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

— подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Новый Закон также позволяет составлять реквизиты не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа, подписываемого электронной подписью. Так же как и «первичка», электронные регистры подлежат распечатке на бумаге, если его копия должна быть представлена экономическим субъектом другому лицу или в государственный орган в соответствии с требованиями законодательства либо условиями договора.

Исправления в регистры вносить можно, но они обязательно должны быть санкционированы, причем именно лицом, ответственным за ведение соответствующего регистра. Поэтому исправление должно содержать не только дату исправления, но и подписи ответственных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В случае изъятия регистров, как и при изъятии «первички», их копии включаются в состав документов бухгалтерского учета. Обязательные к применению «единые» формы бухгалтерским регистров устанавливаются только для организаций государственного сектора в соответствии с бюджетным законодательством. Остальным экономическим субъектам предоставлена свобода в отношении количества, структуры, внешнего вида и прочих параметров бухгалтерских регистров. Бланки разработанных и утвержденных форм регистров должны стать частью учетной политики организации. Это важно не только с позиций бухгалтерского учета, но и в контексте действующего налогового законодательства. Статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Состав этого правонарушения подразумевает не только отсутствие счетов-фактур, регистров налогового учета или первичных документов, но и отсутствие регистров бухгалтерского учета, равно как и несвоевременное либо неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Фактически это означает, что после 1 января 2013 г. налоговые органы могут оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ (или как минимум отказаться признавать ее расходы для целей налогообложения) и если обнаружат, что в каком-то из регистров бухгалтерского учета организации отсутствует хотя бы один из обязательных реквизитов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ.

Еще один нюанс, которому следует уделить внимание, заключается в следующем: в Законе N 402-ФЗ отсутствуют положения, аналогичные нормам п. 4 ст. 10 Закона N 129-ФЗ о признании информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, коммерческой тайной. Другими словами, с 1 января 2013 г. данные регистров не признаются коммерческой тайной. Но это, конечно же, не означает, что доступ к регистрам бухгалтерского учета автоматически получают все желающие. Экономический субъект не обязан допускать к бухгалтерским регистрам любых лиц или передавать им регистры по запросу для ознакомления. В Законе N 402-ФЗ говорится лишь о случаях, когда:

— законодательство или конкретный договор с контрагентом предусматривают представление копии либо оригинала регистра соответствующему государственному органу или какому-то лицу;

— производится изъятие регистров — опять же в соответствии с нормами законодательства.

И наконец, еще раз вернемся к изменениям, которые планируется внести в Закон N 402-ФЗ. Отчасти о них уже сказано в предыдущем пункте — законодатели планируют запретить принимать к учету документы, оформляющие не имевшие места факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки, а также регистрировать мнимые и притворные объекты бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Под мнимым предлагается понимать несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в т.ч. неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни). Притворным считается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в т.ч. притворные сделки).

Кроме того, в ч. 3 ст. 10 Закона N 402-ФЗ говорится, что бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах (если иное не установлено федеральными стандартами). Предполагается внести в ст. 10 дополнительную норму, в соответствии с которой не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров. Если это предложение все-таки появится в новой редакции Закона N 402-ФЗ, повышение внимания к регистрам в контексте ст. 120 НК РФ станет еще более актуальным. Ведь эта норма фактически «приравнивает» ведение бухгалтерского регистра к ведению бухгалтерского счета. Соответственно, за отсутствие регистра организацию вполне могут оштрафовать. С появлением новой нормы связь между любыми нарушениями заполнения регистров и отражения в них информации, зафиксированной в первичных учетных документах, и неправильным отражением информации на счетах бухгалтерского учета станет однозначной.

Что такое регистры бухгалтерского учета и зачем они нужны?

Деятельность предприятий, особенно крупных, напрямую зависит от грамотного контроля финансовых потоков, а также от отслеживания итогового баланса предприятия. Именно этим занимается бухгалтерия: без ее работы предприятиям самого разного масштаба было бы крайне сложно развиваться.

Кроме того, даже если руководитель предприятия желал бы обойтись без подобного финансового самоконтроля, согласно Федеральному Закону от 06.12.2011 N 402, юридические лица обязаны отправлять в ФНС данные о балансе, задолженностях и прочем. В совокупности это означает, что обойти требование о бухучете просто невозможно, но и ненужной бюрократизацией это также не является, т.к. самоконтроль способствует росту предприятия.

Ответ на главный вопрос — что такое регистры бухгалтерского учета простыми словами — звучит так: это средство систематизации бухданных. Выглядят они как счетные таблицы, построенные таким образом, чтобы был ясен имеющийся баланс и источники активов и пассивов.

С помощью регистров учитывается отчуждение прав на какую-либо собственность в компании, передвижение финансовых средств и прочие процессы. Далее все эти бумаги направляются в Федеральную Налоговую Службу (ФНС). Так все данные о компании, ее балансе, открытых депозитах и кредитах регистрируется в государственных органах.

Справка: реестры бухгалтерского учета находятся под защитой коммерческой тайны. Это легко понять, если учесть, что используемые при регистрации бухгалтерские регистры — это код всего официального дохода предприятия, его долгов, адресатов отчислений, заработных плат сотрудников и т.п. Любой, кто овладел бы такими данными до поправки в российское законодательство, мог бы использовать их как средство для подрыва конкурентного бизнеса.

Регистры бухучета отражают все расходы и доходы предприятия, но делать это можно по-разному в зависимости от удобства и преследуемых бухгалтером целей. Поэтому существует классификация регистров, позволяющая каждому предпринимателю подстроиться под нынешнюю ситуацию в бизнесе.

Классификация учетных регистров бухгалтерского учета

В зависимости от того, каким образом бухгалтерия желает структурировать данные о предприятии, регистры делятся на:

• Систематические. Такой вид учетного регистра предназначен для записи по бухгалтерскому счету, привязанному к предприятию. Это позволяет отслеживать сальдо организации (т. н. сальдовая ведомость), общий баланс и т.д. Пример систематического регистра — главная книга предприятия;
• Хронологические. Отличие от систематического типа заключается в заполнении данных в соответствии с мерой их поступления. Другими словами, все поступления и изменения в бухданных фиксируются без привязки к счету, но с указанием даты события. Пример — журнал регистрации, кассовая книга и т.д.;
• Синхронистические. Объединяют в себе признаки обеих предыдущих групп: записи ведутся с привязкой и к бухгалтерскому счету, и с указанием даты события. Наиболее распространенным документом с таким типом регистра является журнал-ордер.

Помимо вышеперечисленных видов регистров бухгалтерского учета, ведение перечня для учетной политики классифицируется также по содержанию и объему записей:

• Аналитические. Регистры такого рода позволяют систематизировать данные по какому-либо одному признаку (например, суммировать данные о зарплатах сотрудникам). В результате руководитель и бухгалтерия организации могут проанализировать конкретную составляющую бизнеса;
• Синтетические. В данном случае систематизация происходит по принципу однородности документов: в отдельную группу аккумулируются все имеющиеся в организации бумаги, принадлежащие к какому-либо классу документов. Они, как правило, обладают денежным эквивалентом. Пример — главная книга организации;
• Комплексные. Имеют признаки как аналитического, так и синтетического регистра, применяются в большинстве случаев при заполнении журнала-ордера.

Какая бывает форма у регистров?

Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.

Форма построения бывает:

• Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
• Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку — например, активы и пассивы организации — и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты — по вертикали.

Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.

• Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2019 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки — к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
• Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги — главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
• Так называемые «свободные листы». Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков — свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
• Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.

Нюансы внесения правок

Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой — наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.

Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.

• Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
• Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
• Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
• Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
• В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал».