Макрос

портал для бухгалтеров

Срок хранения ЭКЛЗ

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

  • сохранности документов;
  • недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • невозможности внесения исправлений;
  • полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете .

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

> Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Срок хранения контрольной ленты

«Расчет», 2006, N 12
СРОК ЖИЗНИ «КОНТРОЛЬКИ»: ДНИ ИЛИ ГОДЫ
Вопрос о сроках хранения контрольно-кассовой ленты и Z-отчетов вряд ли встанет перед фирмой, где в день пробивают всего лишь несколько чеков. А вот если оборот немаленький и за смену уходит весь рулон кассовой ленты, то картина получается совсем иная. Всю эту «макулатуру» надо хранить, причем не день и не два. А сколько? Попробуем разобраться.
Пять лет…
Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет. Такой срок установлен в п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745).
Одна из фирм розничной торговли пыталась уточнить у специалистов из Минфина: нельзя ли сократить пятилетний срок и пораньше уничтожить использованную контрольную ленту кассовых аппаратов? Дело в том, что компания включает в себя пятьдесят магазинов. Количество отработанной ленты огромное. Хранить ее в течение пяти лет просто нереально. Склады потребуются не меньшие, чем под хранение товаров. Да и с пожарной точки зрения опасно хранить столько «макулатуры». Бумага — материал легко воспламеняющийся. Выходит, фирме придется не только выделять место под хранение завалов бумажной ленты, но и продумывать вопросы пожарной безопасности.
Однако чиновники из Минфина были непреклонны. Вывод они сделали однозначный: срок хранения — не менее пяти лет (Письмо от 27 декабря 2004 г. N 03-01-10/6-219).
15 дней…
Однако специалисты министерства забыли о Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утверждали. Так вот, в этих Правилах черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации» (п. 6.4 Типовых правил, утвержденных Письмом Минфина от 30 августа 1993 г. N 104). Подобное же мнение чиновники Минфина высказывали и в 2001 г. (Письмо Минфина от 3 апреля 2001 г. N 16-00-14/155).
Как известно, инвентаризацию имущества фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда проводить инвентаризацию обязательно. Все они перечислены в ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту надо лишь до середины января следующего года. Январскую же «контрольку» придется оставить в бухгалтерии примерно на один год. Конечно, срок немаленький, но все-таки не пять лет.
К тому же он может быть сокращен. Дело в том, что торговые организации, как правило, традиционно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число). В крайнем случае — раз в квартал. А поскольку результаты инвентаризаций утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной контрольной ленты — максимум два месяца.
Получается, что компания должна самостоятельно решать: беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией — ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной.
Но мнение фирмы ведь может и не совпасть с мнением проверяющих. Смогут ли они в этом случае «наказать» компанию?
Правовых оснований нет
Чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей за «ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах». Однако их предложение не прошло. В Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную «контрольку» нет.
Давайте разберемся, на что же могут сослаться налоговики, если они захотят оштрафовать фирму за отсутствие контрольно-кассовой ленты или Z-отчетов. Например, будет ли это налоговым правонарушением? Нет, не будет. И вот почему.
Возьмем ст. 120 Налогового кодекса. В ней указано, что «грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов». Если отсутствие первички не привело к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК).
Но, по мнению судей, ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК). Дело в том, что документ будет первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Перечень унифицированных форм утвержден Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет и в помине. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.
Есть еще ст. 126 Налогового кодекса. По ней фирму могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах». Штраф — пятьдесят рублей за каждый документ. Но ведь законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. А Положение по применению контрольно-кассовых машин к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, у налоговиков нет оснований штрафовать компанию по ст. 126 Налогового кодекса. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК).
Цена вопроса
А вот к административной ответственности директора фирмы привлечь, вероятно, удастся. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745)). И законодательством предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ). Штраф — от 2000 до 3000 руб. Так что фирма должна решить: насколько для нее существенна такая сумма.
Давайте поверим в прогресс
Как известно, современные кассовые аппараты оснащены ЭКЛЗ — электронной контрольной защищенной лентой. Она регистрирует и хранит информацию о каждом чеке, выбитом на ККМ. Причем хранение это «энергонезависимое и долговременное» (п. 1.1 Приложения N 4 «Методические указания по применению ЭКЛЗ», утвержденного ГМЭК 25 июня 2002 г. N 4/69-2002).
С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены — контрольные ленты, по заданному периоду — обобщенные отчеты. Информацию из ЭКЛЗ можно распечатать на кассовом аппарате или сохранить в электронном виде на другом носителе.
Хранить такую «электронную ленту» в отличие от ее бумажного аналога безопасно и необременительно. Если бы чиновники поверили в прогресс и решились бы отказаться от хранения «макулатуры», то вопрос о сроке хранения стал бы неважным. Небольшое электронное устройство можно беречь и год, и пять лет, и больше.
А.Игнатов
Подписано в печать
25.11.2006

Кассовый чек. Контрольная лента

Согласно пункту 3 Положения о ККТ от 23.07.2007 № 470 используемая ККТ должна иметь контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков. Кроме этого, ККТ должна обеспечивать печать кассовых чеков, а также фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования. Технические характеристики представляют собой совокупность норм, определяющих технические свойства ККТ, а параметры функционирования – совокупность норм, определяющих технические условия функционирования ККТ.

Кассовый чек – это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между продавцом и покупателем наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Контрольная лента – первичный учетный документ, выполненный контрольно-кассовой техникой на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о контрольно-кассовой технике и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт.

На кассовом чеке и контрольной ленте обязательно должен быть отражен признак того, что ККТ работает в фискальном режиме. Например, это может быть знак «ФП». Если признаки фискального режима отсутствуют, то в используемых в настоящее время моделях ККТ информация на чеке и контрольной ленте блокируется.

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства должны храниться не менее 5-ти лет с даты окончания их использования (п. 14 Положения о ККТ № 470).

Организации (индивидуальные предприниматели) обязаны выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки, отпечатанные на ККТ в момент оплаты товаров (услуг, работ).

На выдаваемом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

– наименование организации;

– ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);

– заводской номер контрольно-кассовой машины;

– порядковый номер чека;

– дата и время покупки;

– стоимость покупки;

– признак фискального режима;

— иные данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ.

Кассир-операционист или продавец (официант, бармен, администратор, др.) определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

– четко называет сумму полученных денег;

– печатает чек на ККТ;

– называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов «Оплачено» или путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на ККТ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

Положением о ККТ от 23.07.2007 № 470 установлен срок хранения контрольных лент – не менее 5-ти лет.

Контрольные ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

– наименование организации;

– состав комиссии;

– показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

– марка ККТ, год выпуска и заводской номер;

– регистрационный номер ККТ;

– период инвентаризации;

– номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

– сумма выручки по ленте;

– подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».

Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации организации (индивидуальный предприниматель), главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подписи заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой – для организации (индивидуального предпринимателя).

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме № КМ-1. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольных лент.

Кассовый чек. Контрольно-кассовая лента

Торговая организация обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой. На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:

  • — наименование организации;
  • — ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;
  • — заводской номер контрольно-кассовой машины;
  • — порядковый номер чека;
  • — дата и время покупки;
  • — стоимость покупки;
  • — признак фискального режима.

Кассир-операционист или продавец определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

  • — четко называет сумму полученных денег;
  • — печатает чек на ККТ;
  • — называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на ККТ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

При работе на ККТ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты — это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

  • — наименование организации;
  • — состав комиссии;
  • — показания счетчиков контрольно-кассовых машин;
  • — марка ККТ, год выпуска и заводской номер;
  • — регистрационный номер ККТ;
  • — период инвентаризации;
  • — номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;
  • — сумма выручки по ленте;
  • — подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».

Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации торговой организации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подписи заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой — для торговой организации.

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме № КМ-1. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Главная » Поддержка и файлы » Правовая информация » Порядок замены, активизации и хранения электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ)

1. Общие положения

1.1. Основные понятия, используемые в настоящем документе:- замена ЭКЛЗ — последовательное выполнение процедур снятия заменяемой и установки новой ЭКЛЗ;

— снятие ЭКЛЗ — процедура отключения от ККТ ЭКЛЗ, завершившей функционирование в ее составе;

— установка ЭКЛЗ — процедура подключения неактивизированной ЭКЛЗ к ККТ, в которой реализована возможность функционирования ЭКЛЗ;

— закрытие архива ЭКЛЗ — процедура, завершающая функционирование ЭКЛЗ в составе ККТ;

— активизация ЭКЛЗ — процедура, определяющая начало функционирования ЭКЛЗ в составе ККТ.

1.2. Замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:

— при заполнении ЭКЛЗ;

— при истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;

— при перерегистрации ККТ (смене Пользователя ККТ);

— при неисправности ЭКЛЗ;

— при замене блока фискальной памяти.

2. Организация работ по замене и активизации ЭКЛЗ

2.1. К работам по замене и активизации ЭКЛЗ допускаются специалисты Центров технического обслуживания (ЦТО), аккредитованные поставщиками ККТ.

2.2. Замена и активизация ЭКЛЗ проводится специалистами ЦТО в соответствии с эксплуатационной документацией на ККТ.

2.3. Пользователь ККТ подает Заявление установленного образца с техническим заключением о причине замены ЭКЛЗ в налоговый орган, в котором ККТ находится на учете.

2.4. После получения разрешения налогового органа на замену ЭКЛЗ и согласования с налоговым органом времени и места снятия фискальных отчетов и оформления Акта по Унифицированной форме №№ КМ-1, КМ-2 ЦТО приступает к выполнению работ по замене и активизации ЭКЛЗ. Налоговый орган осуществляет контроль за выполнением работ и оформлением документов.

Акты по форме №№ КМ-1, КМ-2 составляются и подписываются членами комиссии с обязательным участием налогового инспектора.

2.5. После выполнения процедуры замены ЭКЛЗ, ЦТО передает снятую ЭКЛЗ Пользователю ККТ с оформлением двухстороннего Акта приема-передачи, заверенного подписями и печатями и содержащего Требования по хранению ЭКЛЗ.

3. Порядок замены и активизации ЭКЛЗ

3.1. Замена и активизация ЭКЛЗ производится в соответствии с Инструкцией генерального поставщика и комплектом эксплуатационной документации на ККТ.

3.2. К работам по замене и активизации ЭКЛЗ допускаются специалисты ЦТО, прошедшие подготовку по этим видам работ у генерального поставщика ККТ и в ЦТО.

3.3. Для замены ЭКЛЗ необходимо:

3.3.1. Произвести закрытие текущей смены (снять Z-отчет).

3.3.2. Снять краткие фискальные отчеты:

— от последней перерегистрации (фискализации) ККТ по номерам закрытия смен;

— от последней активизации ЭКЛЗ по номерам закрытия смен.

3.3.3. Снять краткий отчет по закрытиям смен из ЭКЛЗ.

3.3.4. Провести закрытие архива в соответствие с эксплуатационной документацией генерального поставщика ККТ.

3.3.5. Произвести замену ЭКЛЗ.

3.3.6. Произвести активизацию ЭКЛЗ.

3.3.7. Снять отчет итогов активизации ЭКЛЗ.

3.3.8. Оформить необходимые документы (п.4).

4. Порядок оформления документов

4.1. В паспорте (формуляре) ККТ после замены и активизации новой ЭКЛЗ производятся записи в графе «особые отметки» о дате замены и активизации. Записи заверяются штампом и подписью специалистов ЦТО, производивших замену и активизацию новой ЭКЛЗ.

4.2. В дополнительном листе к паспорту версии делается отметка об активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ и датой активизации, заверенная подписью и печатью ЦТО.

4.3. Специалистом ЦТО, производившим ввод ЭКЛЗ в эксплуатацию, оформляется Акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ и заверяется подписью и печатью ЦТО.

4.4. В журнале Унифицированной формы № КМ-8 специалистом ЦТО производится запись о технологической процедуре, произведенной на ККТ.

4.5. Акт по Унифицированной форме № КМ-1 оформляется при замене ЭКЛЗ в случае перерегистрации ККТ.

В Акт по Унифицированной форме № КМ-1 информация из ЭКЛЗ не вносится, поэтому его оформление для ККТ, функционирующих с ЭКЛЗ, производится в порядке, установленном для ККТ, функционирующих без ЭКЛЗ.

4.6. Акт по Унифицированной форме № КМ-2 оформляется в следующем порядке:

— в поле Акта «Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста центра технического обслуживания о состоянии блока фискальной памяти» должна быть сделана запись о выполняемой технологической процедуре, состоянии блока фискальной памяти и состоянии ЭКЛЗ до выполнения технологической процедуры;

— над (под) столбцом «Перед отправкой машины в ремонт» указывается регистрационный номер заменяемой ЭКЛЗ;

— над (под) столбцом «При возврате машины после ремонта в организацию» указывается регистрационный номер новой ЭКЛЗ;

— показания счетчиков ККТ до выполнения технологической процедуры указываются в столбце Акта «Перед отправкой машины в ремонт»;

— показания счетчиков ККТ после выполнения технологической процедуры указываются в столбце Акта «При возврате машины из ремонта в организацию»;

— в графе «а)» Акта указываются показания контрольных счетчиков количества закрытых смен в фискальной памяти ККТ (из кратких фискальных отчетов) за периоды: от последней перерегистрации (фискализации) ККТ и от последней активизации ЭКЛЗ до последней закрытой смены;

— в графе «б)» Акта указываются показания денежных счетчиков (кратких фискальных отчетов) за период от последней перерегистрации (фискализации) ККТ до последней закрытой смены;

— в графе «в)» Акта указываются показания денежных счетчиков (из краткого отчета из ЭКЛЗ по закрытиям смен) за период от последней активизации ЭКЛЗ до последней закрытой смены.

4.7. ЦТО, проводивший технологическую процедуру по замене и активизации ЭКЛЗ, оформляет Акты и обеспечивает их отправку в адрес налогового органа.

К указанным Актам должны быть приложены, оформленные с помощью ККТ, отчетные документы (п.3.3.2, п.3.3.3, п.3.3.7), на основании которых производилось заполнение Актов.

4.8. При гарантийной замене ЭКЛЗ в случае неисправности ЦТО выполняет процедуру переноса данных из неисправной ЭКЛЗ на технический носитель (бумага, дискета и т.д.) с помощью программы считывания данных из ЭКЛЗ предприятия — распространителя ЭКЛЗ.

В поле Акта по Унифицированной форме № КМ-2 «Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста центра технического обслуживания о состоянии блока фискальной памяти» производится отметка о переносе данных на технический носитель, который вместе с техническим носителем передается Пользователю ККТ.

В случае невозможности переноса данных из неисправной ЭКЛЗ на технический носитель производится соответствующая запись в Акте по Унифицированной форме № КМ-2.

5. Требования, обеспечивающие сохранность данных, архивированных в ЭКЛЗ

Для обеспечения сохранности данных, архивированных в ЭКЛЗ, необходимо:5.1. Замену ЭКЛЗ производить при выключенной ККТ.

5.2. Замену ЭКЛЗ производить в отапливаемом помещении при температуре окружающего воздуха от 10°С до 35°С, относительной влажности от 40% до 80% (при Т=+30°С). В воздухе не должно быть агрессивных примесей.

5.3. ЭКЛЗ в упакованном виде (в полиэтиленовой упаковке с антистатическим покрытием) может храниться в неотапливаемых помещениях при температуре от минус 60°С до плюс 65°С и относительной влажности воздуха 98% при температуре 25°С.

5.4. Воздействие агрессивных сред в процессе хранения не допускается.

5.5. Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у Пользователей в течение 5 лет с момента снятия. При этом Пользователь ККТ должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока. При замене ЭКЛЗ по гарантии в случае неисправности Пользователь ККТ обеспечивает сохранность данных на техническом носителе из неисправной ЭКЛЗ.

5.6. ЭКЛЗ с Паспортом хранится в сейфе с ограниченным доступом персонала и представляется по требованию налоговых органов.

Сохранность ЭКЛЗ

Сначала посмотрим первоисточник – «Методические указания по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах», утвержденные решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол от 25.06.02 № 4/69-2002. Читаем:
3.7. Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователя в течение 5 лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения.
Итак, надо хранить.
Следует ли смену ЭКЛЗ как то отражать в учете? Не уверен. Сами расходы на замену учитываются, как обычный ремонт ККТ. Полученный блок никакого дохода принести компании не может, поэтому активом быть тоже не может. Можно, конечно, поставить его на забалансовый счет, но вряд ли это целесообразно.
Мы же не ставим на учет кассовую книгу или Главную книгу, хотя при хранении тот же период времени они занимают едва ли не больше места, чем ЭКЛЗ.
Думаю, что ЭКЛЗ больше подходит понятие «документ», правда на не совсем обычном носителе (не бумажном).
Вполне вероятно, что инспекторы тоже будут так рассуждать, когда за нехранение ЭКЛЗ применять норму статьи 15.11 КоАП РФ. По крайней мере, за нехранение 5 лет контрольных лент именно этцу норму и применяют.
Читаем первоисточник – КоАП РФ:
Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
Случаев применения ответственности за нехранение ЭКЛЗ я еще не встречал. Но долго ли нАчать (как говаривал Михал Сергеич)?
Успехов!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх