Макрос

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако, с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2019 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе, сверх установленного лимита, является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L = V / P x Nc

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x Nn

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины отменены

Президент Украины Владимир Зеленский Указом № 418/2019 от 20 июня 2019 года признал утратившими силу 61 указ, в частности № 436/95, которым были введены штрафы за нарушения кассовой дисциплины. Указ вступит в силу со дня, следующего за днем опубликования.

Напомним, документом были установлены следующие санкции за нарушение норм по регулированию обращения наличности:

— за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах — в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день;

— за неоприходование (неполное и/или несвоевременное) оприходование в кассах наличности — в пятикратном размере неоприходованной суммы;

— за расходование наличных денег из выручки от реализации продукции (работ, услуг) и других кассовых поступлений (кроме средств, полученных из касс учреждений банков) на выплаты, связанные с оплатой труда (за исключением экстренных (неотложных) обстоятельств — социальных выплат гражданам) при наличии налоговой задолженности — в размере осуществленных выплат;

— за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам — в размере 25% выданных под отчет сумм;

— за проведение наличных расчетов без представления получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), подтверждающего уплату покупателем наличных средств, — в размере уплаченных средств;

— за использование полученных в учреждении банка наличных средств не по целевому назначению — в размере израсходованной наличности.

Бизнес уже давно говорил о необходимости отмены этого указа, поскольку контролирующие органы часто применяют штрафные санкции за ошибки в документообороте, связанные с человеческим фактором, которые не могут быть направлены на сокрытие нарушений кассовой дисциплины.

Также вчера Зеленский отменил Указ о световых и звуковых спецсигналах на служебных авто и еще 198 указов.

Напомним, что проверить вашего контрагента на благонадежность и осуществлять его дальнейший мониторинг можно с помощью сервиса CONTR AGENT от ЛІГА:ЗАКОН. Вы можете проверить контрагента, который вас интересует, прямо сейчас, оформив заявку на тестовый доступ к сервису.

Безопасность предприятия, алгоритмы действий для бизнеса и единое информационное поле для всех специалистов — выбирайте системы ЛІГА:ЗАКОН для всей компании и получайте подарки!

Контрольно-кассовая дисциплина в 2018–2019 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП, находящимися на ЕНВД, и ИП, применяющими ПСН. Им достаточно оформить для покупателя любой документ, подтверждающий прием денег. По содержанию он схож с обычным товарным чеком. Однако с 01.07.2018 эти лица (кроме занятых определенными видами деятельности) утратили возможность таким образом оформлять получение денежных средств и обязаны применять онлайн-кассы (п. 7 ст. 7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Ведение таких видов деятельности, как оказание услуг населению, торговля в розницу, услуги общепита и ряд других, дает плательщикам ЕНВД и ИП, применяющим ПСН, право отложить применение онлайн-касс до 01.07.2019 (п. 7.1 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

О возможности неприменения ККТ при УСН в связи с введением онлайн-касс читайте и .

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2018–2019 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».

• Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ, основные этапы внедрения которых приходятся на 2017–2019 годы.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

• «Онлайн-кассы с 2017 года — закон принят»;
• «Актуальные поправки к закону об онлайн-кассах».

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2018–2019 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте в материале «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).

О действующем порядке выдачи денег по отчет читайте .

• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в материале «Как рассчитать лимит остатка кассы?».

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

• «Валютные операции: понятие, виды, классификации»;
• «Изменения в валютном законодательстве с 2018 года».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».

Для лиц, имеющих возможность отсрочить начало работы с онлайн-кассами, остаются в силе правила, позволяющие выдавать при получении денег за осуществленную у них покупку документ любой формы, свидетельствующий о получении средств. Поэтому форму необходимых им бланков (в частности, бланков БСО, применяемых, например, при оказании услуг населению) фирма или ИП вправе разработать самостоятельно, если такой бланк не утвержден на законодательном уровне. Обязательные реквизиты таких БСО приведены в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Корешки бланков БСО, подтверждающих сумму полученной за день выручки, следует сдать вместе с деньгами в операционную кассу в конце рабочего дня.

Подробнее о применении БСО старого образца читайте в материале «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2018–2019 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

О процедуре, которая может снизить риски выявления ИФНС кассовых нарушений, читайте в статье «Порядок проведения аудита кассовых операций».

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней с 15.07.2016 увеличен до 1 года со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Ранее срок давности за административные нарушения составлял 2 месяца. Так что разовое нарушение кассовой дисциплины в 2019 году может остаться безнаказанным.

Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2018-2019 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения 2-месячного срока с момента совершения правонарушения), то радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. С 01.07.2017 обязательными для применения стали ККТ нового типа – онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

Существуют лица, не обязанные применять ККТ, а также лица, обладающие правом начать делать это позднее (с 01.07.2018 или с 01.07.2019). Они вправе выдавать при приеме денег любой документ, подтверждающий факт приема. Этот документ может иметь самостоятельно разработанную форму, если его бланк не утвержден законодательно. Здесь можно руководствоваться правилами оформления старых БСО.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2018–2019 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), – ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• проверка кассовой дисциплины представителями налоговой инспекции. В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

  Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

  Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

• проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка. Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

  При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Основные правила кассовой дисциплины: коротко

Для того, чтобы избежать административного наказания в виде наложения материальной ответственности и штрафов, достаточно того, чтобы ведение кассы соответствовало хотя бы некоторым критериям.

• первое, что требуется сделать – завести кассовую книгу. В ней в обязательном порядке должны отражаться все денежные операции;
• руководству предприятия для выполнения кассовых операций необходимо приобрести контрольно-кассовую машину. Впрочем, в некоторых случаях ее можно заменить выдачей товарных чеков и бланков строгой отчетности;
• бухгалтеру или кассиру предприятия необходимо строго следить за тем, чтобы максимально разрешенный лимит денежной наличности ни при каких обстоятельствах не был превышен.

Именно эти три параметра неизменно должны соблюдаться на предприятии, во избежание наказания со стороны контролирующих структур.

Такие документы как расходно-кассовые ордера и приходно-кассовые ордера, журналы и справки кассира-операциониста не являются строго обязательными, а, значит, как правило, не подвергаются тщательному изучению со стороны налоговиков и не являются основанием для применения административных санкций.

Ошибки и неточности при ведении кассы

Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:

• отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
• полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
• превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.

Ответственность при выявлении нарушений кассовой дисциплины

Вне зависимости от того, по чьему недосмотру и упущению возникли проблемы с кассовой дисциплиной, при обнаружении нарушений налоговые специалисты могут либо на первый раз вынести предупреждение, либо сразу наложить штраф. Степень меры административного и финансового воздействия зависит от того, насколько велика ошибка.

• Предупреждение может быть вынесено исключительно за отсутствие или неправильное использование контрольно-кассовой техники, и только при условии, что в течение проверяемого периода, не было выявлено других серьезных нарушений.

  Также отделаться предупреждением может организация, руководство которой вовремя направило в налоговую службу ходатайство с просьбой о вынесении предупреждения и обязательства устранить найденные нарушения.

• Штраф накладывается при нарушении таких норм ведения кассы, как неправильное оприходование выручки и превышение максимально возможного лимита наличных средств. Размеры штрафов зависят от организационно-правовой формы предприятия. Если это индивидуальный предприниматель, то, как физическое лицо, выполняющее определенные должностные функции, он будет подвержен штрафу от 4 до 5 тыс. рублей.

  Если нарушения выявлены в ходе выездной проверки юридического лица, то есть предприятия или организации в статусе, например, ООО, то штраф будет в десять раз выше: от 40 до 50 тыс. рублей.

  В последнем случае, должностное лицо, допустившее ошибку, к примеру, главный бухгалтер, старший кассир или даже директор предприятия, также может понести финансовую ответственность за неправомерность своих действий – штраф для него составит сумму от 4 до 5 тыс. рублей.

Как свидетельствует практика работы организаций и предприятий различных сфер деятельности, гораздо выгоднее сразу наладить правильное профессиональное ведение бухгалтерии. В противных случаях, выявление нарушений и ответственность при проверках неизбежна. При этом следует помнить о том, что выездные налоговые проверки проводятся, как правильно в самые неподходящие моменты.

Нерадивых представителей бизнеса, особенно тех, кто не в первый раз попался на пренебрежении к закону, налоговики «берут на карандаш» и проверяют чаще, чем законопослушных предпринимателей.