Содержание
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2018 — 2019) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Пред. / След.
Значение унифицированной формы Т-9
Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:
- письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
- авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.
Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.
Как заполнить форму Т-9
Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:
В форме Т-9 отражается следующая информация:
- Название организации или ИП, код ОКПО.
- Номер и дата приказа.
- Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при необходимости — название подразделения, где он работает.
- Место направления в командировку: страна, название населенного пункта, наименование организации.
- Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
- Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат. Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
- Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего, это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим, если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые другому юрлицу.
- Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным, если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
- Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
- Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.
О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье «Размер суточных при командировках в 2017 году (нюансы)».
Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9)
|
В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:
- Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО.
- В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
- Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию.
- Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки — это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день — это день приезда в место постоянной работы.
- Цель командировки прописываем в зависимости от служебного задания, выданного работнику.
- При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки.
Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Приказ на командировку: характеристика
Приказ о командировке необходим только тогда, когда сама по себе деятельность лица не имеет разъездного характера. В нём обязательно указывается цель мероприятия, его срок и планируемое место проведения. Последнее не должно совпадать с местом проживания работающего.
В политике компании, как правило, указываются подобного рода поездки, а в крупных организациях зачастую существует план командировок на определённое время, например, на год, который утверждается руководящим звеном юридического лица.
Если такого плана нет или выезд сотрудника не был запланирован, перед тем как оформить приказ на командировку, оформляется докладная записка, разъясняющая необходимость проведения данного мероприятия. На её основании или же на основании служебного задания издаётся уже кадровый документ.
Что говорит закон
Законодательное определение рассматриваемого понятия можно найти в ТК РФ (ст. 166). Как уже отмечалось, приказ о направлении в командировку подтверждает отъезд тех лиц, чья работа предполагает исполнение ими своих должностных обязанностей на одной локации.
Порядок направления трудящихся регламентирован Постановлением от 13.10.2008 г. № 749. При этом нормативами не предполагается наличие необходимости получения согласия сотрудника. Однако существует всё же категория работающих, которые от командировки имеют право отказаться. Сюда относят:
- родителя, который сам воспитывает несовершеннолетних детей;
- граждан, у которых есть дети до 3-х лет, а также другие родственники на иждивении.
От вышеуказанных лиц предварительно нужно получить согласие. Кроме того, запрещено командировать:
- несовершеннолетних сотрудников;
- беременных женщин;
- учеников или стажёров;
- лиц, пребывающих на больничном.
Виды приказов о командировках
Приказ о направлении работника в командировку классифицируется по различным критериям:
- действующие в пределах страны и за рубежом;
- на краткосрочные и длительные поездки;
- одиночные и групповые;
- на плановые и внеплановые мероприятия;
- для рядовых сотрудников и руководителя.
О командировании
Подобного рода документ имеет распорядительный характер и составляется в произвольной форме. Приведём пример заполнения приказа на командировку, образец которого можно найти ниже.
Несмотря на выбранную форму, будь она унифицированная или составленная самостоятельно, документ содержит в себе обязательные реквизиты:
- Ф.И.О. и должность лица;
- место проведения мероприятия;
- временные рамки.
Работник должен ознакомиться с приказом, что подтверждается его подписью.
Скачать образец приказа можно тут
Об отмене командировки
Иногда случается так, что планы меняются, и начальство выдаёт другое распоряжение, по которому направление работника в другую местность уже неактуально. В связи с этим издают приказ об отмене командировки.
Скачать образец приказа можно тут
Об отзыве из командировки
По определённым причинам может возникнуть потребность вызвать сотрудника с поездки. Среди таких выделяют:
- установленные в законе (производственная необходимость, увольнение лица и др.);
- определённые работодателем в качестве уважительных (серьёзная болезнь, семейные обстоятельства и т.д.).
При наличии субъективных обстоятельств, решение об отзыве остаётся на усмотрение работодателя.
Скачать образец приказа можно тут
О продлении командировки
Ранее определялось, что одним из обязательных реквизитов документа является установление сроков планируемого мероприятия. Однако не всегда можно точно рассчитать, сколько времени понадобится на выполнение той или иной работы. Поэтому иногда временные рамки корректируются непосредственно в процессе самой работы. Если отведённого периода недостаточно для достижения цели поездки – издаётся приказ о продлении.
Скачать образец приказа можно тут
На командировку нескольких человек
Когда командируют не одного сотрудника, а одновременно несколько, проще воспользоваться унифицированной формой. Ознакомиться, как выглядит такой образец приказа о направлении в командировку, можно ниже.
Скачать образец приказа можно тут
На командировку директора
Приказ о командировании может составляться не только на подчинённых, но и на самого руководителя компании, если есть потребность. На это время в организации назначается лицо, которое будет замещать директора, пока тот отсутствует. Форма документа будет такой же, как и на рядового труженика.
Форма документа: Т-9 и Т-9а
Ранее говорилось, что обязательная форма приказа на командировку законодательством не утверждена. Однако для удобства при составлении приказа о направлении работника в командировку часто используют:
- Т-9 (для случаев, когда в поездку направляется один человек);
- Т-9а (оптимальная для оформления поездки сразу на нескольких лиц).
Первый вариант имеет стандартное заполнение в виде текста. В формате Т-9а документ имеет структуру таблицы. Это удобно, поскольку количество столбцов можно увеличить в соответствии с числом командированных. Таким образом сразу видно, кто, куда и на сколько едет.
Как заполнить приказ на командировку в 2019 году
Несмотря на отсутствие строгой формы отчетности, оформляется командировка (приказ) с определенными обязательными элементами. Разберём их подробнее.
Что нужно отразить
Приказ о направлении сотрудника в командировку должен включать в себя следующие данные:
- дата и номер;
- название;
- наименование юр. лица, код ОКПО;
- Ф.И.О., занимаемая должность, отдел, в котором числится лицо;
- поставленные задачи;
- населённый пункт;
- временные рамки;
- подписи сторон.
Согласно стандартам делопроизводства такой документ подлежит регистрации.
Цель поездки
Когда планируется командировка по работе – в документации отображаются задачи, поставленные перед сотрудником, даты её начала и окончания, цель поездки. Конечно, на каждом предприятии свои цели, но образно их можно подразделить на две группы: общие и узкопрофильные. К первым относят покупку материалов, поиск новых контрагентов, принятие участия в конференциях и т.д. Среди узкопрофильных выделяют проверку работы другого филиала, передачу опыта коллегам и прочее.
Основание
Основанием на усмотрение руководителя может послужить служебное задание либо другой документ. Направление сотрудника в командировку предполагает, что графа «основание» должна быть заполнена, как видно в образце. К примеру, это может быть решение о повышении квалификации, о создании специализированной комиссии, акт проверки и другое.
Сроки
Важно, чтобы были отмечены сроки планируемого отсутствия на привычном рабочем месте. Ведь суть командировки состоит в том, что человек временно будет исполнять свои трудовые обязанности в другой местности, и этот период должен быть строго оговорён.
Как считать дни
Поездка по работе рассчитается, начиная со дня отъезда и заканчивая днём приезда. Временной отрезок подтверждается документально. Никакие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать!
Даже если билеты взяты на 23:30 вечера, этот день должен быть засчитан лицу как командировочный.
Пребывание в командировке подтверждается:
- документами на проезд (билетами, чеками и т.д.);
- чеками о заправке авто;
- квитанциями и чеками из гостиницы;
- приказом.
Можно ли оформить задним числом
Оформлять документацию задним числом законодательством запрещено. Однако не все организации ввиду различных обстоятельств вовремя и должным образом могут вести кадровый учёт. Поэтому, дабы избежать проблем с контролирующими органами, некоторые специалисты составляют документацию уже после того, как оформить приказ на командировку нужно было по правилам.
Кто составляет
Приказ составляется по распоряжению руководителя сотрудником отдела кадров или главным бухгалтером юридического лица.
Кто имеет право подписи
Документ вправе подписывать руководитель либо уполномоченный на выполнение таких функций другой сотрудник.
Нужна ли печать
Приказ – это внутренний документ, а потому ставить на нём печать необязательно.
Где регистрируется
Подобного рода документация регистрируется в журнале, форму которого на своё усмотрение выбирает организация.
Количество экземпляров
Если на предприятии нет структурных подразделений – документ составляется в одном экземпляре.
Порядок и сроки хранения приказов на командировки
Храниться приказ должен 5 лет. Но когда командировка заграничная, то срок его хранения увеличивается до 75 лет.
Алгоритм заполнения формы Т-9
Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.
Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.
Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.
Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.
Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.
Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.
Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).
Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.
После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.
После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.
Образец заполненного приказа о командировании сотрудника
ВАЖНО! В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.
