Макрос

Что нужно сделать, получив заявление на отпуск с последующим увольнением: расчет, приказ и остальные документы

Принимая решение об увольнении, сотрудник вправе запросить у нанимателя возможность отгулять накопившиеся отпускные дни перед расторжением трудового договора.

При этом если графиком отпусков не запланирован отдых для такого работника на необходимый период, организация или предприниматель вправе своему работнику отказать в праве на такой отпуск. В этом случае за неотгулянные дни при увольнении должна быть выплачена денежная компенсация. То, что предоставление такого отпуска является правом, а не обязанностью работодателя, подтверждает письмо Роструда от 30.04.2008 № 1025-6.

Если у нанимателя нет возражений против отпуска увольняющегося сотрудника, то процедура увольнения будет такова:

1. Необходимо просчитать, какое количество отпускных дней остается у человека на дату увольнения.
2. Работник должен написать заявление с просьбой предоставить ему оплачиваемый период отдыха, а потом уволить. Вы можете посмотреть образец такого заявления на нашем сайте.
3. На основании полученного заявления издается приказ. Образец такого документа вы также можете скачать на нашем сайте. Данная форма не является обязательной. Более того, оформить увольнение и отпуск можно разными приказами, воспользовавшись для этого стандартными унифицированными формами.
4. В обозначенные законом сроки производятся выплаты отпускных, заработной платы. В какие конкретно сроки должны быть произведены расчеты, описано в одном из следующих разделов.
5. В последний трудовой день перед началом отдыха сотруднику выдаются на руки все необходимые документы (трудкнижка, справки о заработке и т. п.).

Датой увольнения в таких случаях считается последний день отпуска.

Обратите внимание, что если обычно сотрудник вправе отозвать свое заявление на увольнение вплоть до даты прекращения трудовых отношений с нанимателем (если только на его место уже не пригласили другого человека), то в рассматриваемой ситуации отозвать заявление человек вправе только до даты ухода в отпуск. Такую позицию подтвердил Роструд в своем письме от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Кстати, в этом же письме Роструда описана и ситуация болезни уже почти бывшего работника во время отпуска. Пособие по болезни ему, конечно, оплачивается, но период отдыха, вопреки общему правилу, не продлевается.

Когда производить расчет?

При отпуске, заканчивающимся расторжением договора, необходимо сделать следующие выплаты:

• отпускные;
• заработная плата;
• компенсация за неиспользованный отпуск (если остаются на момент завершения трудовых отношений неотгулянные дни);
• иные выплаты при необходимости.

Меньше всего вопросов возникает с выплатой отпускных. На этот счет в Трудовом кодексе (последний абзац ст. 136 ТК РФ) есть четкое указание – оплачиваются дни предстоящего отдыха за три календарных дня до его начала. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 подтверждает, что в ТК РФ под днями подразумеваются именно календарные дни.

Окончательный же расчет при увольнении производится в последний рабочий день перед отпуском. Такая норма подтверждена уже упомянутым письмом от 24.12.2007 № 5277-6-1. Предполагается, что после ухода работника на отдых, трудовые отношения с ним считаются завершенными. Вместе с окончательным расчетом человеку нужно выдать и все положенные документы.

То есть расчет с увольняющимся происходит в два этапа:

Отпускные	За 3 дня до наступления отпуска
Окончательные выплаты	Последний трудовой день накануне первого дня отдыха

Пример расчета отпуска с увольнением

При рассматриваемой схеме отдыха с последующим завершением трудовых отношений отпускные рассчитываются по обычным правилам. Средний заработок рассчитывается исходя из доходов предыдущих 12 месяцев.

Заработная плата определяется пропорционально отработанному времени. Если остаются неиспользованные дни отпуска, то по ним компенсация выплачивается исходя из такого же среднего заработка, который используется для отпускных, ведь расчетные периоды совпадут. Исключение только, если в течение трех дней между оплатой отпускных и датой окончательного отчета изменится месяц. Тогда средний заработок придется пересчитать.

Рассмотрим на примере как рассчитать сотрудника при увольнении по рассматриваемой схеме.

Менеджер по продажам ООО «Август» Архипов С.И. обратился к генеральному директору с просьбой предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Отдел кадров посчитал, что к моменту предполагаемого увольнения у Архипова С.И. остаются неиспользованными 28 календарных дней отпуска.

Архипов планирует уйти отдыхать 20 февраля 2018 года. С учетом предстоящих праздников – 23 февраля и 8 марта – закончится его отпуск 23 марта 2018 года.

Поэтому увольняющийся менеджер по продажам пишет заявление на отпуск в период с 20.02.2018 по 23.03.2018 и просит в заявлении уволить его по окончании отпуска, т. е. 23 марта 2018 года.

Средний дневной заработок, рассчитанный за период с февраля 2017 по январь 2018 года, составляет 1 250 руб. Оклад Архипова С.И. установлен в размере 25 000 руб. в месяц.

16 февраля 2018 года Архипову выплачиваются отпускные в размере 1 250 * 28 = 35 000 руб. (включая НДФЛ)

19 февраля 2018 года Архипову выплачивается заработная плата за февраль в размере 25 000 / 19 * 13 = 17 105,26 руб. (включая НДФЛ). Иных выплат Архипову С.И. не перечисляется.

Когда производить вычисления по ТК РФ?

Статья 127 Трудового кодекса РФ регулирует положение о проведении расчета отпуска с последующим увольнением.

Увольнительный расчет может быть выполнен двумя способами:

1. Оформление отпуска на установленный срок с последующим увольнением — рассчитываются отпускные, компенсация за остатки дней отдыха, оплата отработанного времени, дополнительные выплаты, например, выходное пособие.
2. Двухнедельная отработка без отпуска с последующей выплатой компенсации за неиспользованные отпускные дни, зарплаты и дополнительных гарантий.

Первый вариант возможен по желанию работника с согласия работодателя. Второй вариант возможен независимо от того, хочет этого руководство или нет.

Работодатель должен произвести расчет перед увольнением за неиспользованный отпуск либо предоставить его на установленный срок.

Если ежегодный отдых предоставляется, то днем увольнения будет считаться календарная дата последнего дня отпуска.

Именно этот день указывается в качестве увольнительного в приказе и трудовой книжке.

При этом документы готовятся в предотпускной день. Как оформить отдых с последующим увольнением?

Если работодатель, получив заявление работника о желании получить отпуск с последующим увольнением, не захотел его одобрять, он имеет на это право.

В этом случае сотруднику нужно написать еще одно заявления — об увольнении по собственному желанию, далее отработать 2 недели. При написании заявление на увольнение работодатель должен самостоятельно произвести все расчеты по начислению денежной компенсации за неиспользованные основные и дополнительные отпуска.

Рекомендуем прочитать: Как правильно уйти в отпуск с последующим увольнением без отработки?

Сроки выплаты

По общему правилу все расчеты компании со служащим производятся после подписания заявления на отпуск с последующим увольнением руководством. На основании заявления составляется приказ, который уже служит основанием для бухгалтерии произвести все финансовые расчеты и начислить причитающиеся суммы.

Сроки выплаты зависят от того, предоставляется ли работнику отпуск перед увольнение или нет:

1. Если отдых не предоставлен и расторжение договора проводится на основании увольнительного заявления с отработкой — в последний работы рассчитывается компенсация неиспользованного отпуска, оплата отработанного времени и прочие выплаты.
2. Если предоставлен отпуск с последующим увольнением, то за 3 дня до его начала рассчитываются отпускные, в предотпускной день — компенсация оставшихся дней отдыха (если остались), оплата отработанного времени, выходное пособие, если положено.

Кардинально различается ситуация при расчете в случае одобрения руководством отпуска с последующим увольнением. В этом случае производятся расчёты перед началом отпуска. Это объясняется тем, что приказ руководства об увольнении устанавливается на последний день отпуска увольняемого. По факту все трудовые отношения будут расторгнуты именно в эту дату.

На основании этого перед первым отпускным днем компания должна произвести полностью все финансовые расчеты со своим сотрудником. По факту последний день отпуска будет являться последним днём на данном месте работы. В эту календарную дату произойдёт увольнение. При этом являться в последний день отпуска на работу сотруднику не нужно, так как все действия будут произведение по ранее составленному директором приказу до начала отдыха.

Как правильно рассчитать?

Важно правильно рассчитать причитающиеся увольняемому денежные выплаты в случае предварительного взятия отпуска.

Работодатель должен провести расчет в отношении следующих сумм:

• отпускные за предоставленные перед увольнением дни;
• компенсация неиспользованных дней, если не весь положенные период предоставлен;
• оплата фактического отработанного времени;
• выходное пособие, если это предусмотрено законом или нормативным актом.

Для каждого из перечисленных выше случаев, используются свои формулы расчётов. При этом во всех ситуациях важно учитывать стаж работника и заработанные за расчетный период средства.

Отпускные

Предоставленный перед увольнением отпуск оплачивается.

Размер отпускных определяется по следующим правилам:

1. В соответствии с приказом устанавливается число дней для оплаты.
2. Рассчитывается общий заработок за последние 12 месяцев (или за меньший срок, если стаж менее 11 месяцев).
3. Считается фактическое число отработанных дней за этот срок (для неполностью отработанных месяцев расчет проводится по особым правилам с учетом отработанного числа дней в месяце).
4. Определяется среднедневной заработок путем деления общей зарплаты на отработанные дни.
5. Вычисляется сумма отпускных путем умножения среднедневного заработка на отпускные дни.

Отпускные выплачиваются за 3 дня до ухода в ежегодный отпуск с последующим увольнением.

Компенсация неиспользованных дней

Если работник написал заявление на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, то компания обязана произвести с ним расчет за неиспользованный отдых в том случае, если не все положенные отпускные дни представлены перед расторжением договора.

Пример:

Сотрудник не был в отпуске 2 года и имеет право на 56 дней. Он вправе написать заявление на отпуск в 28 дней перед расторжением трудовых отношений с выплатой отпусных, а за остальные компания ему начислит компенсацию.

Closeup of businesswoman hands, working in office room

Для правильного расчета компенсации неиспользованных дней необходимо выполнить следующие действия:

1. Рассчитать отпускной стаж в виде полных отработанных месяцев в организации, где трудится служащий. Стоит учитывать, что неполный месяц не берется в расчет, если количество в нём отработанных дней менее 15, а если их больше он считается за полный.
2. Посчитать количество отпускных дней, положенных за 1 месяц.
3. Рассчитать количество отпускных дней за полный период работы в компании.
4. От полученной суммы дней вычесть фактически использованные работником дни для отдыха, в том числе полученные при увольнении.
5. Определить средний дневной заработок за последний год. Для этого необходимо взять среднюю заработную плату за последние 12 полных отработанных месяцев и разделить на фактически отработанное время в днях (для удобства расчетов, если месяц отработан полностью, то среднее количество дней в месяце устанавливается коэффициентом 29.3).
6. Умножить средний заработок на количество неиспользованных дней.

Если расчетный период отработан не полностью, то расчет усложняется: Пошаговый расчет компенсации отпуска с формулами и примерами.

Компенсация выплачивается в предотпускной день.

Оплата отработанного времени

Важно учесть при расчетах фактически отработанный период времени, за который еще не выплачена заработная плата. На основании этого производится расчет и выплата за последний месяц.

Расчет за последний месяц проводится по стандартным правилам, установленным для работника.

Если у сотрудника окладная система, то следует определить, сколько в среднем зарабатывал сотрудник в день. Получившаяся сумма быть перемножена на количество отработанных дней в месяце.

Если у работника сдельная система оплаты труда, то расценки умножаются на отработанное время или выполненный объем работы.

Заработную плату нужно выплатить в предотпускной день.

Выходное пособие

Выходное пособие и расчёт по нему регулируется ст. 178 ТК РФ. Есть ряд случаев, при которых выходное пособие может не выплачиваться.

Выходное пособие выплачивается не всегда, а только в исключительных случаях, закрепленных в Трудовом кодексе РФ, а также в локальных внутренних актах работодателя.

Расчет проводится по среднему заработку. Выплата производится в день перед началом отпуска с последующим увольнением.

Налогообложение

Доходы граждан, полученные от работодателя, облагаются подоходным налогом, а также страховыми взносами.

НДФЛ — является расходом работника, с начислений удерживается 13 процентов, сотрудник получает разность между начислением и удержанным подоходным налогом.

Страховые взносы — это расходы работодателя, начисляются они сверх начисленной суммы до налогообложения по общей ставке 30%. Уплачиваются работодателем из своих средств и никак не влияют на сумму денег, получаемую работником на руки.

При проведении расчета предоставленного отпуска с последующим увольнением по собственному желанию важно точно знать сроки удержания и перечисления налоговых сумм. Это позволит избежать штрафных санкций.

Когда перечислять НДФЛ?

Все начисления работнику облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов. Единственное, что не облагается при расчете по налоговой ставке в 13%, это выходное пособие в пределах трехкратного месячного заработка.

Компания после оформления отпуска и увольнения и перечисления выплат сотруднику должна уплатить в бюджет установленный по налогообложению процент, срок удержания и уплаты зависит от вида выплаты.

Вид дохода	День фактической выплаты	День удержания НДФЛ (п.4 ст.226 НК РФ)	День уплаты НДФЛ (п.6 ст.226 НК РФ)
Отпускные	За 3 дня до начала отпуска	День выдачи денег	Не позднее конца текущего месяца
Компенсация неиспользованного отпуска	В день перед отпуском		Не позднее следующего дня за днем выдачи дохода
Оплата отработанного времени

Страховые взносы

Со всех начисленных сумм нужно перечислить страховые взносы. С выходного пособия отчисления производятся только с сумме превышения трехкратного месячного заработка.

Компания обязана перечислить страховые взносы не позднее 15 числа месяца, идущего за тем месяцем, когда были произведены фактические расчеты с уволенным.

Пример

Условия:

Алексеев Степан Фёдорович берет отпуск с последующим увольнением с 15.03.2018 на 28 дней. Весь положенный отдых он использует при увольнении. Неиспользованных дней не остается.

Оклад сотрудника в месяц составляет 27 000.

За период с 01.03.2017 по 28.02.208 все месяцы отработаны полностью, исключаемых периодов не было.

Работнику нужно рассчитать и выплатить:

1. Отпускные за 28 дней — срок выплаты 11 марта.
2. Зарплату за март (февральская зарплата полностью выплачена) — срок выплаты 14 марта.

Расчет оплаты труда за период с 01 по 14 марта 2018:

1. 27000 нужно разделить на количество установленных рабочих дней в месяце (в марте 20): 27 000 / 20 = 1350 – сумма, которую фактически получает работник за смену.
2. До 14 марта включительно сотрудник успел отработать только 9 смен, расчет зарплаты = 1350 * 9 = 12150.
3. НДФЛ с зарплаты = 13% * 12150 = 1579,5 — срок удержания 14 марта, срок уплаты — до 15 марта 2018.
4. Взнос на ОПС = 22% * 12150 = 2673.
5. Взнос на ОМС = 5.1% * 12150 = 619,65.
6. Взнос на ВНиМ = 2.9% * 12150 = 352,35.
7. Взносы на НСиПФ = 0.2% * 12150 = 24,3.
8. Общий страховой взнос = 2673 + 619,65 + 352,35 + 24,3 = 3669,3 — срок уплаты — до 15 апреля 2018 года.
9. Сумма зарплаты к выплате = 12150 — 1579,5 = 10570,5.

Расчет отпускных за 28 дней с 15.03.2018:

1. Расчетный период — с 01.03.2017 по 28.02.2018.
2. Общий заработок = 27000 * 12 = 324000.
3. Фактически отработанное время = 29.3 * 12 = 351,6.
4. Среднедневной заработок = 324000 / 351,6 = 921,5.
5. Отпускные = 921,5 * 28 = 25802.
6. НДФЛ с отпускных = 13% * 25802 = 3354,26 — срок удержания 11 марта, срок уплаты — до 31 марта 2018.
7. Страховые взносы с отпускных = 30% * 25802 = 7740,6 — срок уплаты — до 15 марта 2018.
8. Сумма отпускных к выплате = 25802 — 3354,26 = 22447,74.

Отпуск при увольнении

Право на отпуск работника при увольнении закреплено ст. 127 ТК РФ. Это право может быть реализовано:

• в виде предоставления отпуска с последующим увольнением;
• в виде выплаты компенсации за неиспользованный отпуск.

В любом случае, все дни неиспользованных отпусков работника на момент увольнения должны быть предоставлены в «натуре» или компенсированы деньгами.

Основной оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется работнику продолжительностью 28 календарных дней, не может быть компенсирован деньгами, если работник продолжат работать. В этом его отличие от дополнительного отпуска. Ведь для выплаты денежной компенсации за дополнительный оплачиваемый отпуск работник, не увольняющийся из организации, должен был представить работодателю письменное заявление с просьбой замены дополнительного отпуска деньгами. Но при увольнении работника ситуация меняется. Работник не должен писать никакие заявления на выплату компенсации как по основному, так и дополнительному отпуску при увольнении, ведь выплата неотгулянных отпусков при расторжении договора – безусловная обязанность работодателя.

Основной вопрос, который стоит при представлении отпуска с последующим увольнением – как правильно оформить расставание с работником в данном случае.

Шаг 1: исчисляем стаж работы у работодателя в месяцах

Ответ на вопрос, что включается в стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска, содержится в ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, который дает право на основной оплачиваемый отпуск дает право на основной оплачиваемый отпуск
включаются:	не включаются:
время фактической работы	время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в т.ч. в случае отстранения от работы по ст. 76 ТК РФ
время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (например, время ежегодного отпуска или отпуска по беременности и родам, нерабочие праздничные и выходные дни)	время отпусков по уходу за ребенком, кроме случаев, когда работник при этом работает на условиях неполного рабочего времени
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы, если в дальнейшем работник на работе восстановлен	время отпусков за свой счет, превышающее в совокупности 14 календарных дней за рабочий год
период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине
время «административных» отпусков по просьбе работников. При этом в течение рабочего года общая продолжительность отпусков за свой счет не должна превышать 14 календарных дней

Обращаем также внимание, что в стаж работы, который дает право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за «вредность», включается только фактически отработанное время во вредных и опасных условиях труда.

При подсчете стажа в месяцах излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а если более половины месяца, — округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 №169).

Например, работник был принят на работу 10.03.2017, дата увольнения — 01.06.2018.

Количество полных месяцев за период с 10.03.2017 по 09.05.2018 — 14. Излишки в количестве 23 дня (с 10.05.2018 по 01.06.2018) округляются до полного месяца. Итого общий стаж работы у работодателя составляет 15 месяцев (14+1).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Бывают ситуации, когда работник на момент увольнения использовал больше дней отпуска, чем ему полагается. В этом случае необходимо произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.

Право работодателя удержать излишне полученные отпускные предусмотрено ст. 137 ТК РФ. Необходимо иметь в виду, что в отдельных случаях удержать неотработанные дни отпуска не получится. Это касается случаев, когда работник увольняется, например, в связи с ликвидацией организации, призывом на военную службу и в иных случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.

В общем случае, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, работодатель удерживает из его заработной платы сумму отпускных. Это удержание не может превышать 20% от выплат, причитающихся работнику после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Если сумма удержания превышает 20% или работнику не выплачиваются иные суммы и удержать излишние отпускные просто не из чего, долг работник может вернуть добровольно. Требовать с него эти суммы, а тем более в судебном порядке, незаконно (ч. 4 ст. 137 ТК РФ).

По общему правилу расчет с работником производится в день увольнения, являющийся последним днем работы. Однако при предоставлении отпуска с последующим увольнением действует иной порядок. Несмотря на то, что последним днем работы работника будет день окончания его отпуска, расчет с работником должен быть произведен до начала отпуска. Обоснование такого подхода сводится к тому, что по окончании отпуска стороны уже не будут связаны обязательствами. Поэтому в последний рабочий день, предшествующий дню ухода в отпуск, работодатель должен произвести окончательный расчет с работником, а также выдать ему трудовую книжку и другие документы, связанные с работой (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).