Макрос

Вопрос 1. Учет денежных средств в кассе организации

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

ТЕМА 8

Касса – самостоятельное структурное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения денежных средств и проведения расчетов наличными. Хозяйственные операции с наличными денежными средствами организации осуществляются кассиром. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей. На малых предприятиях, где должность кассира отсутствует, его обязанности могут быть возложены на другого работника бухгалтерии. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Порядок использования наличных денежных средств регламентируется:

— Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 с изменениями указанными в Письмах ЦБ РФ от 17.02.1994 № 14-4/35 и от 16.03.1995 № 14-4/95;

— Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России протокол от 19.12.97 № 47 в редакции Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У и от 31.10.2002 № 1201-У.

Этими нормативными документами предусмотрено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

— быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

— располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

— иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

— закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

— оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

— иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

— располагать исправным огнетушителем.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.

— № КО-1 «Приходный кассовый ордер»,

— № КО-2 «Расходный кассовый ордер»,

— № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,

— № КО-4 «Кассовая книга»,

— № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Все приходные и расходные ордера должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3).

По общепринятому правилу нумерация расходных и приходных кассовых ордеров начинается с начала каждого года с порядкового номера 1 (один) и до окончания года ведется в порядке возрастания номеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, в графе «Примечание» указывается основание получения (выдачи) денежных средств, кто получил (кому выдано).

В этой графе делается отметка об аннулировании выписанных кассовых ордеров; ордера хранятся вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов.

Денежные средства в кассу поступают с расчетного счета, размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, от подотчетных лиц и пр.

Поступление наличных денежных средств в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами формы № КО–1.

Форма № КО-1 применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки сдавшему деньги.

В приходных ордерах указывают, от кого, за что или на какие цели получены деньги.

Кассир, получивший из бухгалтерии приходные кассовые ордера, обязан проверить правильность их оформления, наличие и соответствие подписей, приложения, перечисленные в ордере. Только после этого он принимает наличные деньги. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассир предприятия обязан руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств оформляют расходными кассовыми ордерами формы № КО–2.

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя. Такими документами является паспорт, заграничный паспорт, военные билет, служебное удостоверение при наличии на нем фотографии и личной подписи собственника.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией четко и ясно, без каких-либо подчисток, помарок или исправлений. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается порядковый номер. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств по приходным и расходным ордерам кассир записывает в кассовую книгу формы КО-4, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации.

Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, с указанием номера приходного (расходного) ордера, краткое содержание хозяйственной записи или от кого получено (кому выдано), корреспондирующий счет, сумма в граф приход (расход). Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Если на предприятиях ежедневно совершаются кассовые операции, то кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня и, соответственно, отчеты кассира передаются в бухгалтерию ежедневно.

Если на предприятиях кассовые операции совершаются не регулярно или в незначительных суммах, то кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня, а отчеты кассира могут составляться и передаваться в бухгалтерию один раз за 3–5 дней.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом, при котором формируют машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны быть сданы до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листков осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

После получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правильность составления кассовой книги и отчет кассира, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными документами бухгалтерии под расписку во вложенном листке кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно — правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег, как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Руководитель предприятия должен обеспечить кассира охраной при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждения банка. При транспортировке денежных средств кассиру и сопровождающим его лицам запрещается: разглашать маршрут движения и размеры сумм денежных средств и перевозимых ценностей, допускать в салон транспортного средства лиц, не предназначенных руководителем предприятия для их доставки, пользоваться попутным или общественным транспортом.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен синтетический счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» активный. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца, обороты по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств организации в национальной валюте. Для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств в иностранной валюте на счете 50 «Касса» открываются отдельные счета по видам иностранных валют.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств в кассах портов (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для отражения информации о наличии и движении находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, талонов на бензин, талонов на бесплатное питание, оплаченных авиабилетов и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Кассовые операции по кредиту счета 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка, независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчета.

Инвентаризация наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полностью проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включается.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

В случаях выявления излишков или недостатков комиссия требует с кассира объяснения. Объяснение материально ответственное лицо о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, пишет на оборотной стороне акта, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета или перечисляются в доход предприятия.

Основные хозяйственные операции по счету 50 «Касса» и порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета приведен в таблице 4.

Таблица 4

Хозяйственные операции и корреспонденции счетов по счету 50 «Касса»

Наименование работ	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
1. Отражение выручки от реализации продукции (работ, услуг): оплаченной наличными денежными средствами в организациях розничной торговли и бытовых услуг	50-1 50-1	90-1
2. Поступили наличные денежные средства из операционных касс	50-1	50-2
2. Получение наличных денежных средств с расчетного счета в банке	50-1
3. Получение наличных денежных средств со специальных счетов в банке	50-1
4. Поступление наличных денежных средств полученных со счетов в банке через инкассаторов	50-1
5. Поступление наличных денежных средств в счет возврата поставщиками ранее полученных ими авансов	50-1
6. Поступление наличных денежных средств в виде авансов от покупателей и заказчиков	50-1
7. Поступление наличных денежных средств от заимодавцев по полученных от них краткосрочных кредитов и займов	50-1
8. Поступление наличных денежных средств от заимодавцев по полученных от них долгосрочных кредитов и займов	50-1
9. Поступление наличных денежных средств в счет погашения излишне выданной заработной платы в результате счетной ошибки	50-1
10. Поступление наличных денежных средств от работников организации в счет возврата неизрасходованных сумм, ранее выданных им в подотчет	50-1
11. Поступление наличных денежных средств от работников организации по прочим операциям (погашение задолженности по материальному ущербу, по возврату займов и др.)	50-1
12. Поступление наличных денежных средств в счет вкладов в уставный капитал организации	50-1
13. Поступление наличных денежных средств от прочих дебиторов и кредиторов	50-1
14. Поступление наличных денежных средств от подразделений, выделенных на самостоятельный баланс	50-1
15. Поступление наличных денежных средств от продажи собственных акций, ранее выкупленных у акционеров	50-1
16. Поступление наличных денежных средств в счет целевого финансирования в виде государственной помощи	50-1
17. Отражены излишки наличных денежных средств, выявленные по результатам инвентаризации	50-1
18. Поступление наличных денежных средств в связи с чрезвычайными обстоятельствами	50-1

1. Учет денежных средств в кассе.

ТЕМА «УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ»

1. Учет денежных средств в кассе.

2. Учет денежных средств на расчетных счетах в банках.

3. Учет денежных средств на валютных счетах в банках.

4. Учет денежных средств на специальных счетах в банках.

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. №40.

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное МОЛ – кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другими лицами. Дирекция предприятия обязана создавать необходимые условия для сохранности ценностей в кассе.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе. Это: платежные или расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки.

Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые — остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим ее банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.

Организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 000 руб. Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита.

Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы от 3 до 5 дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдаются квитанцию которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе является поступление их с расчетных счетов в банках. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и др.

Для получения наличных денег с расчетного счета учреждения банка выдают предприятиям на основании специальных заявлений чековые книжки, в которых заранее все чеки пронумерованы, на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. Чек выписывается как правило на кассира, не допускается выдавать чеки на предъявителя.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — суммы выданных наличных денежных средств и денежных до­кументов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.).

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов — авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых состав­ляется отчет о движении денежных документов.

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.

Рассмотрим порядок учета на счете 50.

1. Дт 50 Кт 51 – поступили денежные средства в кассу с расчетного счета.

2. Дт 50 Кт 71 – оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц.

3. Дт 50 Кт 66 – поступили деньги в порядке краткосрочного кредита (займа)

4. Дт 50 Кт 55 — поступили деньги в кассу со специального счета в банке

5. Дт 50 Кт 90/1 – поступила выручка от реализации продукции, работ и услуг в кассу организации

6. Дт 70 Кт 50 – выдана заработная плата из кассы

7. Дт 71 Кт 50 – выданы деньги подотчетным лицам

8. Дт 26 Кт 50 – оплачены мелкие общехозяйственные расходы из кассы

9. Дт 51 Кт 50 – внесены деньги из кассы на расчетный счет

10. Дт 66 Кт 50 – внесены деньги из кассы на погашении задолженности по кредитам.

11. Дт 50/3 Кт 51,76 – приобретение денежных документов

12. Дт 26 Кт 50/3 – использование марок на общехозяйственные расходы

13. Дт 50,51 Кт 50/3 при реализации путевок.

Регистром журнально-ордерной формы учета, в котором отражаются кассовые операции, является журнал-ордер 1-АПК.

> Бухгалтерский (финансовый) учет денежных средств

Учет наличных денежных средств в кассе организации.

Касса предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, облигаций и др.).

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Лимит кассы (это определенная сумма наличных денег, которая может храниться непосредственно в кассе и не сдаваться в банк по окончанию рабочего дня) устанавливают сами организации (порядок расчета лимита кассы приведен в приложении). При этом можно учитывать в расчете периодичность сдачи денег в банк. Фактически Банк России разрешил сдавать выручку один раз в 7 дней (а в некоторых случаях — 14 дней). И накопление денег сверх лимита допускается в дни выплаты зарплаты и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции. Выплата заработной платы наличными из кассы организации может осуществляться в течение пяти рабочих дней.

Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут не устанавливать лимит остатка наличности. Кроме того, предприниматели освобождены от обязанности вести кассовую книгу, а также оформлять приходные и расходные ордера.

Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию:

• — от подотчетных лиц (возврат неиспользованного аванса);
• — из банка (для выдачи ссуд работникам на индивидуальное жилищное строительство и др.);
• — от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении

наличных расчетов» установлен перечень целей, на которые можно расходовать деньги из кассы и запрещено расходовать наличные денежные средства из кассы, за исключением п. 2 и 6 данного Указания:

• — выплат работникам, включенных в фонд заработной платы;
• — выплат работникам социального характера;
• — выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, если страховую премию они уплачивали наличными (не более 100000 руб. в рамках одного договора);
• — выдачи наличных денег наличные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпри- 11 и мате л ьс ко й деятель! i ости;
• — оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (не более 100000 руб. в рамках одного договора);
• — выдачи наличных денег работникам под отчет;
• — возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, недоказанные услуги (не более 100000 руб. в рамках одного договора).

В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение но производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние — опечатаны сургучной печатью.

В субъектах малого предпринимательства с небольшой численностью работающих и незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено вести главному бухгалтеру или другому работнику при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Росстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), в котором указывается основание получения средств, от кого и сколько получено. Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью организации.

Из кассы предприятия наличные денежные средства выдаются по расходным кассовым ордерам (форма КО-2), но доверенности. Деньги из кассы могут выдаваться также на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов с обязательным наложением (проставлением) на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все приходные и расходные кассовые документы до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3 или КО-За). Этот журнал используется для контроля за полнотой и правильностью осуществления кассиром операций по кассе.

В любом приходном или расходном документе обязательно наличие записей: распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира. В денежных документах никаких исправлений, даже оговоренных, не допускается.

Кассир организации все поступления и выдачу денег из кассы по данным документов регистрирует в кассовой книге (форма КО-4).

Хозяйствующий субъект ведет одну кассовую книгу в двух экземплярах через копировальную бумагу. Книга прошнуровывается и опечатывается сургучной печатью, страницы нумеруются. На последней странице делается запись руководителя бухгалтерии о количестве листов в кассовой книге. Подпись главного бухгалтера скрепляется печатью.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому приходному и расходному документу по мере совершения операций. Подчистки и неоговоренные исправления в этом регистре не допускаются. В конце рабочего дня в книге выводится остаток денег. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) вместе с подобранными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию.

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», содержание которых полностью соответствует форме кассовой книги.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Внесение в них исправлений после подписания не допускается. Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Для учета движения денежных средств по кассе используется активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты: субсчет 1 «Касса организации»; субсчет 2 «Операционная касса»; субсчет 3 «Денежные документы»; субсчет 4 «Касса в валюте». По дебету счета 50 «Касса» (субсчета «Касса организации», «Операционная касса») отражаются операции по поступлению денежных средств, а по кредиту — по выбытию.

В кассе кроме денежной наличности могут находиться еще и различные денежные документы. К ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки, вексельные марки, собственные акции, выкупленные у акционеров. Для учета таких документов используется субсчет 3 «Денежные документы». Аналитический учет осуществляется по каждому отдельному виду документов. Бланки строгой отчетности принимаются на забалансовый учет. Для этого ведется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Для формирования информации по учету кассовых операций предназначены: журнал-ордер № 1 (кредитовые обороты) и ведомость № 1 (дебетовые обороты).

Не реже одного раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций, особенность которой состоит в сплошном ее осуществлении. Проверка заключается в полном пересчете всех наличных денег, марок и других денежных бумаг. Важнейшим условием успешного проведения проверки кассы является ее внезапность. Проверка наличных денег в кассе осуществляется в присутствии главного бухгалтера и кассира. Результаты пересчета наличных денег отражают в описи по каждой купюре. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными учета. Результаты проверки оформляются актом. Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами.

Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. Сначала списывается недостача по кассе (кредит счета 50 «Касса», дебет счета 94 «Недостача и потери от порчи ценностей»), а затем сумма недостачи списывается на виновное лицо (дебет счета 73 «Расчеты с персоналом но прочим операциям»). Если виновное лицо не обнаружено, сумма недостачи относится на финансовые результаты (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Излишки денег в кассе нужно оприходовать: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:

• — полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;
• — целевое использование полученных в банке денежных средств;
• — соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;
• — осуществление расчетов наличностью за товары и услуги с юридическими лицами.

При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустивших указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.

Действующее законодательство России обязывает предприятия любых форм собственности организовать надлежащий учет денежных средств в кассе. Представителям малого предпринимательства наравне с ИП разрешается использовать упрощенный порядок. Правила утверждены Центробанком в Указании за № 3210-У от 11 марта 2014 г. Прежнее Положение за № 373-П от 12 октября 2011 г. утратило силу в 2014 г.

Учет денежных средств и кассовых операций

Кассовый документооборот на предприятии обеспечивают кассовые операции, выполняемые участниками наличной деятельности. При этом используются формы документов, разработанные Госкомстатом РФ в Постановлении за № 88 от 18 августа 1998 г. Данные унифицированные бланки являются обязательными к применению и подтверждают достоверность бухгалтерского учета кассовых операций хозяйствующего субъекта.

Порядок учета денежных документов в кассе – основные бланки:

1. Приходный кассовый ордер – форма КО-1.
2. Расходный кассовый ордер – форма КО-2.
3. Платежная или расчетно-платежная ведомость – форма Т-49 и/или Т-53.
4. Кассовая книга – форма КО-4.
5. Книга по учету принятой/выданной наличности – форма КО-5, ведется в случае работы нескольких касс для координации операций между старшим и рядовыми кассирами.

Ответственным лицом за учет кассовых операций и денежных документов назначается кассир организации, а в случае его отсутствия другой сотрудник по приказу руководителя. Проверяющая функция возлагается на главного бухгалтера, старшего бухгалтера или директора. Проведение операции оформляется штампом «Погашено» или «Оплачено».

Обратите внимание! Предприниматели, ведущие учет своих доходов/расходов, вправе не вести кассовый документооборот вне зависимости от используемого налогового режима.

Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе – проводки

План счетов, утвержденный Приказом под № 94н от 31 октября 2000 г., для синтетического учета кассовых операций предусматривает счет 50 «Касса». Разд. 5 Инструкции допускает дополнительное открытие к счету следующих субсчетов по выбору:

1. «Касса организации» – 50.1 для учета наличности. Если проводятся операции в иностранной валюте, следует открывать субсчета для каждого вида валюты.
2. «Операционная касса» – 50.2 для учета наличности в кассовых точках товарных контор, вокзалов, почтовых отделений, билетных кассах и пр.
3. «Денежные документы» – 50.3 для учета денежных документов со стоимостной оценкой. К примеру, предоплаченных талонов по ГСМ, путевок, почтовых извещений и переводов, марок госпошлины и пр.

Основные типовые проводки по кассе в бухучете представлены в таблице:

Наименование хозяйственной операции	Счет по дебету	Счет по кредиту
Получены средства по чеку с расчетного счета из банка в кассу предприятия		51 «Р/счет»
Получена оплата наличными от покупателя продукции		62 «Расчеты с покупателями/заказчиками» 90 «Продажи»
Возвращен остаток подотчетных сумм сотрудником организации		71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Внесен вклад в уставный капитал участником/учредителем общества		75.1 «Расчеты с учредителями по вкладам»
Сдана по квитанции на расчетный счет в банк из кассы выручка и/или зарплата депонированная, пр.
Проведена инкассация наличности в банк	57 «Переводы в пути»
Выплачена заработная плата/аванс сотрудникам предприятия из кассы	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Выданы сотруднику наличные средства в подотчет
Выдан сотруднику безвозмездный заем/ссуда	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Оплачена продукция поставщику наличностью (полностью или авансом)	60 «Расчеты с поставщиками/подрядчиками»
Выданы пособия по больничным листам за счет ФСС	69 «Расчеты по соцстраху»
Выплачены учредителю/участнику дивиденды от деятельности	75.2 «Расчеты с учредителями по доходам»
Выдана сотрудникам депонированная зарплата	76 «Расчеты с дебиторами/кредиторами»

Аналитический учет в кассе ведется путем открытия соответствующих субсчетов по необходимости. Детализация производится при наличии кассовых точек, территориально удаленных друг от друга; по видам валюты; конфигурациям платных денежных документов и прочим факторам, важность которых определяется предприятиями самостоятельно.

> Бухгалтерский учет денежных средств организации

Бухгалтерский учет наличных денежных средств организации

Денежные средства являются одним из самых важных активов предприятия, представляющие собой средства в иностранной и российской валюте. Денежные средства — это самый ликвидный актив, легко реализуемый в платежные и денежные документы, ценные бумаги и другие активы.

В организации денежные средства находятся в кассе, на расчетном, валютном и прочих счетах в кредитных учреждениях на территории Российской федерации и за ее пределами.

В большинстве случаем источником поступления денежных средств является:

— выручка от реализации товаров, оказания услуг, выполнения работ;

— кредиты и займы;

— субсидии, целевое ассигнование;

— различные финансовые операции.

ООО «Роскошный дом» ведет учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах, открытых в банке. Валютных и прочих счетов у организации нет.

В этом пункте выпускной квалификационной работы рассмотрены методические рекомендации, требования, предусмотренные в нормативно-правовой документации, и техника учета денежных средств в кассе предприятия.

Основным нормативно-правовым документом, регулирующим правила учета денежных средств в кассе и прочих кассовых операций, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации.

Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на расчетный счет организации. В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых самими предприятиями. В ООО «Роскошный дом» рассчитан и утвержден руководством единый максимальный лимит в кассах розничных магазинов в размере 12000 руб.

По данным за сентябрь-декабрь 2013 года среднедневная выручка розничных магазинов колеблется от 5000 до 24000 руб. Общий объем выручки по розничным отделам по данным ККМ представлен в таблице 1.

Таблица 1

Выручка за месяц по данным ККМ за сентябрь-декабрь 2013 года в ООО «Роскошный дом»

№	Адрес	Сентябрь, руб.	Октябрь, руб.	Ноябрь, руб.	Декабрь, руб.
	Г.Самара, ул.Коммунистическая, 127	365 200	490 140	410 230	312 000
	Г.Самара, ТЦ «Мягкофф»	420 950	430 100	454 200	290 700
	Г.Самара, ТЦ «HOFF»	270 120	312 000	299 600	345 980
	Г.Саратов, ул.Вялова	260 412	175 000	213 130	135 400
	Г.Оренбург, ул.Ленина	324 000	310 000	356 600	240 790
	Г.Воронеж, ТЦ «Мебель +»	390 400	461 430	489 000	310 245
	Г.Воронеж, ул.Пролетная	147 500	189 400	195 000	170 460

Операции по движению наличных денежных средств оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

— приходный кассовый ордер (форма №КО-1);

— расходный кассовый ордер (форма №КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №КО-3);

— кассовая книга (форма №КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).

Расчеты наличными денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

— с расчетного счета организации;

— от покупателей и заказчиков;

— при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

— при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

— в виде возмещения причиненного материального ущерба;

— при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег в кассу организации ООО «Роскошный дом» оформляется приходным кассовым ордером (форма №КО-1). При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета организации могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. №55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Пример отражения данной проводки на практике ООО «Роскошный дом» в розничном магазине по адресу г.Самара, ул.Коммунистическая, д.127 за 01.04.2014г. представлен в таблице 2.

Таблица 2

Выдача средств подотчетному лицу Васильевой Е.С. и возврат неизрасходованных средств за 26 марта 2014 г. в ООО «Роскошный дом»

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки, руб.	Документ-основание
		Выдача средств подотчетному лицу Васильевой Е.С. на хозяйственные нужды	7500,00	Расходный кассовый ордер. Форма №КО-2
		Приняты к учету приобретенные канцелярские товары по авансовому отчету от Васильевой Е.С.	7000,00	Товарный чек № 345 от 26 марта 2014г. ИП Абрахманов К.П.
		Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от Васильевой Е.С.	500,00	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Авансовый отчет

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

— сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

— оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

— выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

— выплата заработной платы и депонированных сумм;

— выплата пособий социального характера;

— выплата материального поощрения и материальной помощи.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

— предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

— любая выдача наличности, в основном, производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Положением о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Предприятие «Роскошный дом» ведет данные журналы в электронном виде, ежедневно распечатывая, заверяя и подшивая в общую папку.

В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе «Расходный документ». По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу. Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма №КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Положением о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Бухгалтерия ООО «Роскошный дом» ежеквартально прошивает журналы, заверяет печатью организации. Документы подписываются директором ООО «Роскошный дом» и бухгалтером.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. При использовании специализированных программ, в ООО «Роскошный дом» применяется 1С Бухгалтерия, кассовую книгу можно заполнять в электронном виде, распечатывать, заверять подписями и подшивать в папку.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер ООО «Роскошный дом» переносит данные сведения в программу.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счет 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах торговых организаций.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись: Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар: Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

На практике ООО «Роскошный дом» в магазинах, как правило, происходит расчет с физическими лицами.

Таблица 3

Поступление выручки от продажи мягкого комплекта

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки, руб.	Документ-основание
		Продажа комплекта мягкой мебели	85000,00	Приходно-кассовый ордер. Форма КО-1

Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной и последующей оплаты. На сегодняшний день законодательством предусмотрен лимит в размере 100 000 руб., в размере которого юридические лица могут совершать взаиморасчеты между собой по одному договору. Сверх данной суммы расчеты могут быть совершены только методом безналичного перечисления.

Согласно общепринятому Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например,субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате».

Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями». К этому счету предусмотрены субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате доходов».

Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации.

Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах. Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, в ООО «Роскошный дом» отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов. Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет. Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам. Из практики ООО «Роскошный дом» операций по 57 счету не было, хотя планом счетов он предусмотрен.

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».

2.3.1. Учет денежных средств в кассе организации

Денежные средства учреждений находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. п.
При организации и ведении бюджетного учета денежных средств учреждения руководствуются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле»; положениями Центрального банка России «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», «О порядке ведения кассовых операций», «О безналичных расчетах в РФ» и др.
Исходя из норм законодательства России, можно сформулировать основные задачи бюджетного бухгалтерского учета денежных средств:
• сохранность денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов в кассе;
• целевое использование денежных средств;
• контроль над установленным лимитом хранения денег в кассе;
• проведение внезапных ревизий кассы;
• контроль над расходованием бюджетных средств.
Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ и Инструкцией по бюджетному учету.
В соответствии с первым документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Учреждения производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам учреждения, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера — пяти дней).
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001 и 0310002). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности — квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением квитанций (копий).
Квитанция (ф. 0504510) является формой строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.
В квитанции указывают фамилию, имя, отчество сдатчика денежных сумм, их назначение, источник финансирования, сумму (в том числе прописью) и получателя.
Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий.
В книге указываются: дата выдачи наличных денег из кассы; наименование структурного подразделения; сведения о выдаче раздатчику денег из кассы (фамилия, имя, отчество раздатчика); выданная раздатчику сумма (цифрами и прописью); подпись раздатчика; сведения о возвращении раздатчиком в кассу наличных денег (цифрами); сумма оплаченными документами (цифрами); общая сумма (цифрами и прописью); подписи кассира и раздатчика; дата возврата наличных денег и документов. Сведения о лицах, назначенных раздатчиками (наименование структурного подразделения; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа о назначении; образец подписи).
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
В ведомости указываются подотчетные лица, выдаваемые под отчет суммы, расписки в получении и при необходимости дополнительные признаки.
Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах, ведется в кассовой книге (ф. 0504514).
Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах этой книги по видам иностранных валют.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке, нумеруют страницы и опечатывают.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации. Результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу (решению, постановлению) руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.
Учет движения и наличия денежных средств, находящихся в кассе в валюте РФ и в иностранной валюте, ведется на счете 020104000 «Касса».
Бюджетный бухгалтерский учет временных кассовых разрывов по операциям с наличными денежными средствами (промежуток времени между списанием денежных средств со счета и оприходованием их в кассу) осуществляется на счете 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
Операции по счету 020104000 оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Списание денежных средств (на основании заявки учреждения для выплаты наличных денег) с банковских счетов органа казначейства и со счетов, открытых в кредитных организациях:
• дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;
• кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».
Оприходование наличных денег, полученных по чекам, в кассу учреждения на основании приходного кассового ордера:
• дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
• кредит счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
Оприходование наличных денежных средств, поступивших от подотчетного лица, на основании приходного кассового ордера:
• дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
• кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Оприходование наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение:
• дебет счета 020104510 «Поступления в кассу»;
• кредит счета 030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».
Возвращены из кассы наличные денежные средства на счет органа казначейства на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными:
• дебет счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с найденными денежными средствами получателя бюджетных средств»;
• кредит счета 020164610 «Выбытия из кассы».
Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета:
• дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения»;
• кредит счета 020003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».
Выдача по назначению наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения:
• дебет счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Выдача из кассы наличных денежных средств под отчет работникам на операционные и хозяйственные нужды:
• дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 020800560 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Выдача из кассы заработной платы работникам и денежного довольствия, а также прочих выплат и пособий:
• дебет счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»;
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Выдача из кассы стипендий:
• дебет счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»;
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера:
• дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830, 030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830);
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности, ранее учтенной как депонированные суммы:
• дебет счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
• кредит счета 020104610 «Выбытия из кассы».
Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т. п.).
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения используют счет 020104000 «Касса».