Макрос

Классификация ошибок

Требования к оформлению листков нетрудоспособности, внесённые Приказом Минздрасоцразвития № 624н от 26.06.2011 года, несмотря на давность действия, оставляют актуальными вопросы: как исправить больничный лист, когда документ подлежит исправлению и когда требует замены? Необходимость электронного считывания документа внесла ряд абсурдных моментов, с которыми согласился фонд соцстраха, разъяснив ненужность исправления в больничном листе работодателем ряда сугубо технических недочётов, не искажающих информацию и не имеющих смысловой нагрузки.

В соответствии с письмом ФСС № 10-09/10/7103 от 26.03.2013 года не относятся к категории ошибок и не требуют исправления в листке нетрудоспособности:

• заполненные прописными буквами поля;
• указание сокращённого наименования юридического или физического лица – работодателя вместо полного;
• проставление лишних символов типа точек, кавычек, дефисов;
• отсутствие специализации врача;
• выход букв за пределы ячеек;
• оставление пробелов между инициалами медработника;
• выход печати медучреждения за территорию информационного поля;
• внесение адреса лечебного заведения не в требуемом порядке;
• присутствие пустых ячеек без прочерков.

Все остальные погрешности требуют «телодвижений» либо для внесения корректировок работодателем, либо однозначной замены больничного листа при ошибке в лечебном заведении, оформившем документ. Если в больничном листе допущена ошибка работодателем или медработниками, то исправлять по мере возможности должен только работодатель, поскольку исправления в больничном листе медицинским учреждением не допускаются.

Как работодателю исправить ошибку в больничном листе

Наниматель заполняет относительно небольшую часть бланка, но за допущенные ошибки обеими сторонами вынужден нести ответственность единолично. Можно ли исправить больничный лист в поликлинике? Нет, только получить дубликат, но сначала вынести вердикт, что больничный лист испорченный и восстановлению не подлежит.

Описки, неточности, внесённые работодателем, корректируются по стандартной схеме. Например, как исправить стаж в больничном листе, образец включает пошаговое выполнение следующих действий:

1. Чёрной, перьевой или гелиевой ручкой делается горизонтальная черта, зачёркивающая ошибочно заполненное поле полностью, включая пустые клетки.
2. На обратной стороне бланка на пустом отведённом месте пишется:

В графе «Страховой стаж» запись исправить на 10 лет 5 месяцев

1. В следующей условной строке делается надпись:

Исправленному верить

1. Далее следуют подписи директора, главного бухгалтера и скрепление печатью. В конкретной ситуации целесообразно включить представителя кадровой службы, поскольку расчёт стажа – то, что делает кадровик в больничном листе:

Генеральный директор ________ В.П. Лештаев

Главный бухгалтер _________ С.А. Невелева

Инспектор отдела кадров _________ Е.А. Соловьёва

Заполнять печатными буквами нет необходимости, поскольку поле в виде ячеек отсутствует. Механические и арифметические погрешности и описки, внесённые работодателем, исправляются по вышеприведённому образцу, актуальному, как исправить ИНН, номер страхового свидетельства, сумму начислений.

Типичными ошибками является внесение записей в графы, которые должны оставаться пустыми:

• «Дата начала работы» заполняется в единственном случае, когда работник обязан приступить к выполнению трудовых обязанностей при аннулированном индивидуальном договоре, а страховой случай наступил до прекращения действия соглашения;
• «В т.ч. нестраховые периоды» заполняется при прохождении застрахованного лица воинской или альтернативной службы начиная с 2007 года.

Исправление ошибок в больничном листе производится методом зачёркивания неправильной записи и на «изнаночной» стороне информации о том, что конкретную графу считать незаполненной. Отличительная особенность — разрыв на разные страницы записи «исправленному верить», в документах проставляемую на одной странице рядом с зачёркиванием.

Допущенные искажения лечебным заведением править запрещено. Если в больничном листе указано неправильное место работы с точки зрения формы собственности или допущена неточность в названии, то следует отразить правильную информацию в своём поле. Тогда в случае возникновения проблем на проверках легко сослаться на несущественность внесённой врачом информации, а не доказывать инспекторам правку на «неприкосновенной территории».

Исправления в больничном листе для юридического или физического лица при следовании шаблону сложностей не представляют, если бы не ограничение корректировок в количественном выражении. Сколько исправлений допускается на бланке листка нетрудоспособности, чётко отвечает ФСС, ограничивая до двух в одном документе.

Аргументирует свою позицию соцстрах отсутствием предназначенного места для внесения корректировок, хватившего только организации.

Неподлежащие исправлению ошибки в больничном листе

Существует ряд ошибок, позволяющих признать испорченным больничный лист, что делать работодателю? В данной ситуации предусмотрена выдача лечебным заведением дубликата, куда следует отправить работника. Без права на исправление считается:

1. Отсутствие печати с надписью: «Для листков нетрудоспособности». Если на больничном неправильно поставили печать, то он даже не требует корректировки, поскольку ошибка не считается за ошибку. Но печать должна в обязательном порядке содержать соответствующую надпись, иначе медицинское учреждение считается не имеющим лицензии на выписку бюллетеней.
2. Ошибки в анкетных данных пациента. Описки и опечатки приравниваются к отсутствию информации, что не позволяет сотрудника идентифицировать.
3. В больничном листе нет подписи врача. Хотя медикам выдаются бланки под личный контроль и по номеру документа врача можно найти, но это не аргумент ни для работодателя, ни для сотрудников фонда социального страхования.
4. Отсутствие решения о продлении ВК. Лечащий врач поликлинического учреждения без специальной комиссии может выдать документ сроком не превышающий 15 дней, а зубной техник – 10. Дальнейшее продление без участия врачебно-квалификационной комиссии в единоличном порядке запрещено.
5. Неправильный код причины нетрудоспособности. Документ с подобной ошибкой может повлечь неправильное начисление пособия.
6. Заполнение шариковой ручкой или чернилами отличного от чёрного цветов. Кажущаяся мелочь сможет сделать записи сливающимися с защитными волокнами бланка, что не даст технической возможности для обработки сотрудниками соцстраха.

В случае отказа врача от выписки дубликата, листок нетрудоспособности экономические эксперты оплачивать не рекомендуют, поскольку фонд соцстраха при проверке не признает его действительным. Это приведёт к начислению штрафных санкций и отказе от финансирования.

Ошибки «двойного назначения»

Ряд неточностей часто приводит к принятию документов к зачёту соцстрахом, часть к отказу. Суды в большинстве случаев становятся на сторону налогоплательщиков. Возникающий вопрос у работодателей: можно ли исправить дату в больничном листе, вызывает разную реакцию у страховщиков на местах и судов:

Например, застрахованное лицо находилось на стационарном лечении с 16-го по 26-ое сентября, а в графе о выдаче документа фигурировала дата 25-ое сентября. Предприятие оплатило бюллетень, а ФСС не принял сумму к зачёту. Факт и период заболевания не вызывают опровержения, а несовпадение дат выписки из стационара и выдачи больничного не может признаваться основанием для отказа в зачёте. Данная точка зрения подтверждена ВС РФ в определении № 306-КГ 18-3498 от 19.04.2018 года.

Наниматель выплатил сотруднице пособие по беременности и родам, но через определённое время бюллетень исчез. Копия листка сохранилась у работодателя, кроме того, была получена справка из медицинского учреждения с подтверждением факта события. Арбитражный суд Западно-Сибирского округа посчитал аргументы весомыми, о чём изложил в постановлении № А45-17650/2016 от 16.06.2017 года.

Как исправить цифру в больничном листе, если вместо арабской была указана римская? Согласно определению ВАС РФ № ВАС 764/12 от 13.02.2012 года это допущенные по невнимательности несущественные помарки в больничном листе.

Компромиссный вариант для уверенности в правоте: письменное обращение в местное отделение ФСС для получения индивидуальной консультации по поводу конкретного документа. Как написать письмо в ФСС об ошибке, зависит от сути полученной консультации. Если фонд подтверждает правомерность начисления пособия, то письмо нужно в произвольной форме составить для получения письменного ответа, чтобы исключить голословность ФСС.

Перерасчёт больничного

Перерасчёт оплаченного листка не относится к ошибкам, но требует проведения корректировок. Согласно статье 15 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 года при отсутствии документального подтверждения всех требуемых доходов и наличия страхового стажа работодатель начисляет пособие по имеющимся сведениям с последующим перерасчётом в течение 3-х лет при условии предоставления недостающей информации.

Как пересчитать больничный лист, если принесли справки? Технических сложностей процедура не представляет, в отчётности в составе корректировок или исправлений ошибок не отражается. Как оформить перерасчёт больничного листа с точки зрения отражения в бланке самого документа?

Рассуждая логически, для исправления всех записей может на обратной стороне не хватить места, да и делать больше двух исправлений запрещено. Оптимальный выход – составить справку бухгалтерии и приложить её к документу. Косвенным подтверждением правильности является разработанный порядок сугубо для исправления ошибок, а перерасчёт ошибкой не является.

В листке нетрудоспособности неточности и ошибки могут допускать медработники и работодатели. Если ошибся врач по существу вопроса, то корректировки не вносятся, а листок подлежит замене. Если ошибся работодатель, то при не отнесении ошибки к неисправимым, он может внести исправления, однако не более двух в каждом документе.

Можно ли вносить исправления в больничный лист

Новый бланк больничного листа действует уже не первый год (утв. приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н). Это документ, имеющий несколько степеней защиты от подделок, и требующий особо тщательного заполнения. На основании больничного листа не только начисляется и выплачивается пособие работодателем, но и сам работодатель получает возмещение от Фонда соцстраха.

ФСС проверяет правильность заполнения бланка и, найдя ошибку в любой его части, может в возмещении средств отказать. Конечно, отказ Фонда можно попытаться оспорить в суде, и в последнее время все большему числу страхователей удается добиться отмены таких решений. Но все же, лучше внимательно отслеживать подобные ошибки и сразу их исправлять.

Бланк больничного листка состоит из двух разделов, один из которых заполняет лечащий врач, а другой — работодатель (как правило, это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии). Врач не имеет права исправлять допущенные ошибки в больничном – если таковые имеются, то бланк испорчен и должен быть заменен новым, оформленным точно также, но без ошибок и с той же датой выдачи, что и первоначальный листок (письмо ФСС РФ от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956).

Случается, что серьезную ошибку в медицинской части бланка обнаруживает кадровик или бухгалтер, когда работник уже сдал им свой больничный лист для начисления пособия. Такой документ принимать нельзя, вносить исправления за врача тоже недопустимо, поэтому сотруднику придется совершить еще один визит в медучреждение за правильным больничным-дубликатом.

При этом работодателям не стоит лишний раз «гонять» работника на переоформление листка нетрудоспособности при наличии технических недочетов, не влияющих на начисление пособия, а лучше сначала обратиться за разъяснениями в свой территориальный орган ФСС. Не нужно обращать пристальное внимание на случайные описки в документе, заполненном от руки, если они не искажают смысл и позволяют легко прочесть написанное (письмо ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). Также, допускается замена арабских цифр римскими, помарки и ошибки, которые не отрицают факт болезни работника, несущественными недочетами считается заполнение бланка шариковой ручкой, прописными буквами, или со знаками препинания (кавычками, запятыми, точками, пробелами), указание адреса медучреждения не в установленной последовательности и некоторые иные недочеты (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, определение ВАС РФ от 13.02.2012 № ВАС-764/12).

Если врач права на исправление ошибок при заполнении листка нетрудоспособности не имеет, то для работодателя не все потеряно, и корректировать свою часть бланка он не только может, но и должен. В противном случае вероятность, что ФСС не возместит расходы по такому больничному листу, слишком велика.

Срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности никем не установлен, но лучше побеспокоиться об этом до того, как Фонд соцстраха проведет выездную проверку и примет по ее результатам соответствующее решение.

Как исправить ошибку в больничном листе

Общие требования к работодателю по заполнению его раздела абсолютно такие же, как и к медработникам (п.56 приказа Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н):

• больничный лист может заполняться на компьютере, или от руки, а также допускается комбинирование этих способов;
• заполнять строки бланка можно только черным цветом, гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, шариковые ручки не разрешаются;
• писать следует заглавными печатными буквами, не выходя за границы ячеек;
• записи начинаются с первой ячейки в каждой строке;
• печать организации не должна «наезжать» на надписи.

Нарушение этих требований зачастую относят к допустимым недочетам, и исправление ошибки в больничном листе работодателем при этом не требуется (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Но как быть, если ошибка серьезная: данные внесены не в ту строку, или указана неверная сумма? Рассмотрим такие ситуации подробнее.

Заполнены лишние строки

Часто бухгалтер или кадровик ошибочно заполняет строку «Дата начала работы», считая, что здесь указывается день, когда сотрудник должен приступить к работе после болезни. На практике заполнение этой строки необходимо в редких случаях — только в случае аннулирования трудового договора, если работник заболел в промежутке между днем заключения договора и днем его аннулирования. Тогда указывается число, месяц и год, когда работник должен был выйти на работу.

Такая же ситуация часто повторяется со строкой «в т.ч. нестраховые периоды»: бывает, что ошибочно в нее вносят периоды, не учитываемые при расчете среднего заработка – больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п. Это, пожалуй, можно объяснить тем, что данная строка следует сразу за ячейкой «Страховой стаж». Но здесь можно указывать только один вид нестрахового периода – годы и месяцы, когда работник проходил военную или иную службу в соответствии с Законом от 12.02.1993 № 4468-1. Если сотрудник не проходил подобную службу, или уволился с нее до 1 января 2007 года, то эта строка остается пустой.

Заполнив нечаянно лишние строки, как исправить больничный лист работодателю? Образец такого исправления приводит ФСС в своем письме от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954.

Для исправления ни в коем случае нельзя использовать корректирующие средства, ластики и т.п. Неправильную надпись следует аккуратно зачеркнуть черным цветом, а на обороте больничного листа написать: «Строку «…..» считать незаполненной», далее ставится запись «Исправленному верить» и заверяется подписью ответственного лица от работодателя и печатью (п. 65 приказа № 624н).

Обратите внимание, что обычно достаточно одной подписи: руководителя или главного бухгалтера. Подпись может поставить и иной сотрудник, уполномоченный на это руководителем, но только на основании доверенности, одного приказа о передаче полномочий недостаточно. Нет жесткого требования к печати организации: она не обязательно должна быть гербовой, на лицевой и оборотной стороне бланка можно поставить печать отдела кадров или бухгалтерии.

Помните, что в листок нетрудоспособности можно вносить не более двух исправлений, иначе он подлежит замене. Как сделать исправление в больничном листе – образец 1 приводим ниже.

Исправление расчетных сумм

Когда ошибка допущена при внесении в бланк больничного сумм среднего или среднедневного заработка, а также суммы начисленного пособия, либо неправильно указан страховой стаж работника, нужно действовать, как и в предыдущем примере: зачеркнуть неверную сумму и на обороте сделать правильную запись, заверив ее подписью и печатью. Один из вариантов такого внесения исправлений в больничный лист работодателем – образец 2 в конце этой статьи.

Но может случиться и такая ситуация: работник, в предыдущие два года трудившийся у другого работодателя, не предоставил вовремя справку о заработке, и пособие на новой работе ему было рассчитано из размера МРОТ. Позднее работник, получив справку на прежней работе, принес ее в бухгалтерию с просьбой пересчитать пособие с учетом средней зарплаты, поскольку сумма его больничного должна увеличиться. Как при этом исправить больничный лист?

Перерасчет больничного листа можно оформлять в течение трех лет с момента его закрытия, если это приведет к увеличению размера пособия. При первоначальном расчете пособия в бланк больничного уже внесены данные о среднем заработке и исчисленном пособии, поэтому исправлению зачастую подлежат сразу пять сумм. Внести более двух исправлений в больничный лист нельзя, да и на обороте для этого не хватит свободного места. В таком случае, можно сделать перерасчет на отдельном листе и приложить его к бланку больничного, как и при первоначальном расчете (п.67 Приказа № 624н). Сам бланк останется в том же виде без исправлений.

Исправили, но неправильно…

Что делать, если исправительную запись бухгалтер сделал, просто зачеркнув неверные данные, а правильные написал сверху, над зачеркнутыми ячейками?

Такое исправление считается некорректным, поскольку верные данные следует указывать на обороте бланка больничного листа. К тому же исправления, внесенные подобным образом, не будут просканированы считывающим устройством, ведь в его поле зрения попадают только данные из ячеек. Но не будем считать такой случай безнадежным: бланк не считается испорченным, поскольку проставленные поверх ячеек исправления не помешают сканеру считать и идентифицировать первоначальные данные, а значит не нужно получать дубликат листка. Об этом сказано и в письме ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575: при рукописном заполнении технические недочеты не будут основанием для переоформления больничного листа, если все записи при этом читаются.

Просто доведите процедуру исправления в больничном листе до конца – сделайте правильную исправительную запись на обороте бланка и заверьте ее подписью и печатью.

Подведем итоги. Вносить исправления в больничный лист допустимо только для работодателя и только в предназначенном для него разделе бланка. Исправительных записей может быть не более двух. При этом следует соблюдать правила, установленные нормативными актами для заполнения и исправления больничных. Неисправленные ошибки в листке нетрудоспособности могут привести к отказу ФСС в возмещении затрат. В некоторых случаях, если в больничном листе допущена ошибка работодателем, стоит обратиться в суд и попробовать отстоять свое право на возмещение от Фонда соцстраха.

>Как работодателю исправить ошибки в больничном

Основные правила

Форма бланка больничного листа утверждена Приказом № 347н от 26.04.2011, а порядок его заполнения разъяснен в Приказе № 624н от 29.06.2011.

В соответствии с Приказом 624н, записи в больничный лист вносятся:

• русскими печатными заглавными буквами;
• гелевой, капиллярной, перьевой ручкой (исключением является шариковая ручка) с черными чернилами.

Все записи нужно вносить аккуратно, начиная с первой ячейки, буквы не должны выходить за пределы ячейки.

Печать работодателя может выходить за границы квадрата, но не должна захватывать информационные поля.

Однако, на основании Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, наличие в больничном листе технических недочетов при заполнении — к примеру, таких, как попадание печати на информационное поле, внесение сведений об инициалах врача с пробелами между ними, — не является поводом для выдачи дубликата или отказа в назначении и выплате пособия, если при этом все записи понятны для прочтения.

Вроде бы все просто, но на практике неверные записи могут сделать как медицинское учреждение, которое выдает данный листок нетрудоспособности, так и работодатель при его заполнении.

Нарушение правил

Неверная запись в больничном листе — это простая рабочая ситуация. И самое главное здесь — соблюсти правила ее исправления. Но бывают случаи, когда работник, заполняющий листок, при исправлении собственной ошибки делает исправляющую запись на лицевой стороне листка. Это является нарушением утвержденных правил заполнения больничного листа. Тогда можно сделать следующее: внести на оборотную сторону листа верную и заверить ее записью «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.

Более сложная ситуация возникает, когда кадровики или бухгалтеры вносят исправления корректором, что запрещено Приказом № 624н. В результате ФСС может не принять расходы на пособие, и, возможно, без суда здесь не обойтись.

В данном случае можно руководствоваться п. 60–61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей, в которых говорится о том, что Фонд имеет право не принимать к зачету расходы лишь в том случае, когда нарушения правил заполнения больничного ставят под сомнение наступление страхового случая в принципе.

Из чего следует, что если сам факт нетрудоспособности работника и обоснованность выдачи больничного листка не оспариваются, то ФСС обязан зачесть расходы.

К тому же в ходе проверки, в соответствии с п. 61 Методических рекомендаций, работодателю дается возможность исправить или устранить нарушения, в противном случае расходы не будут приняты к зачету.

Как исправить ошибки в электронном больничном

С 01.07.2017 вступил в силу закон, который позволяет медицинским организациям с согласия пациента выдавать листки нетрудоспособности, оформленные в электронном виде. Такие больничные формируются в федеральной государственной информационной системе «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»» Фонда соцстрахования.

Данные, которые вносят медицинские организации при открытии больничного, проверяются автоматически: врач вводит СНИЛС и другие данные пациента, которые должны совпадать, иначе система не сможет начать работать. Что касается ошибок при указании работодателя, то они тоже практически исключены, поскольку все организации-страхователи состоят на учете в ФСС.

Самим работодателям в исходных данных ничего исправлять или менять не нужно. Они рассчитывают сумму пособия, после чего информируют о начисленной сумме Фонд. Если регион участвует в проекте «Прямые выплаты», то через систему «Соцстрах» передается информация о сумме пособия к выплате. Если организация работает по зачетному механизму, то она сама выплачивает работнику пособие в полном объеме, а затем получает возмещение из Фонда.

По идее, если техническая сторона вопроса не подведет, никаких ошибок исправлять в электронном больничном работодателю не придется. Но если проблема все-таки возникнет, решить ее поможет информационный раздел ФСС или обращение через личный кабинет страхователя. Также можно пойти лично в территориальное подразделение ФСС или позвонить по телефонам, имеющимся на официальных сайтах региональных отделений Фонда.

Лист нетрудоспособности – официальный документ, выдаваемый медицинской организацией. На основании больничного пропуск сотрудником рабочих дней не считается прогулом. Кроме того лист нетрудоспособности служит основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Рассчитывается оно, исходя из данных, содержащихся в больничном. Поэтому при неверном заполнении листа работник рискует остаться без пособия, работодатель получить штраф, а медицинская организация выговор или предупреждение.

Частые ошибки

Наиболее частыми ошибками при заполнении больничного листа являются:

• неполное наименование организации работодателя;
• выход букв за границы ячеек;
• прописные буквы;
• лишние пробелы в инициалах;
• пропуск первой ячейки при заполнении.

При этом некоторые неточности в исполнении правил считаются допустимыми и при этом все читаемо (Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 и от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). ФСС принимает больничные листы с исправлениями или допустимыми ошибками.

Допустимые ошибки

Существует ряд помарок и неточностей в исполнении правил, которые в ведомстве ФСС считаются незначительными. К ним относятся:

• написание некоторых слов прописью;
• пробелы в инициалах врача;
• пустые ячейки без прочерков;
• заключение названия организации-работодателя в кавычки;
• написание названия медицинского учреждения и его местонахождения без учета последовательности;
• написание букв или цифр на границах ячеек.

Согласно правилам ФСС, лист, сложенный в два или три раза, является допустимым. Не принять его для начисления пособия не могут, если в нем не содержатся ошибки и исправления.

Возможны ли исправления

Со стороны медицинского учреждения никаких исправлений в составлении больничного листа не может быть. Если врач допустил ошибку в заполнении (неправильно проставил код причины, указал неверно свои инициалы или инициалы пациента и прочие), то берется новый бланк. При этом в нем врач обязан указать, что бланк повторный – дубликат, проставив соответствующую отметку. Все листы нетрудоспособности, выдаваемые в медицинские учреждения, подлежат учету.

Печать медицинского учреждения, которая не имеет надписи «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности», считается недействительной на бланке. В этом случае сотрудник, получивший такой больничный, обязан обратиться в медучреждение для получения дубликата. Проставлять верную печать взамен неверной на один и тот же бланк – запрещено.

Также есть еще ряд требований к печатям медорганизаций, например, название организации должно соответствовать названию, указанному в уставе этой организации или нечеткость штампа печати, для печатей содержащих государственный герб или психиатрических организаций есть свои требования к печатям (пункт 56 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).

Работодатель вправе исправить допущенные неточности самостоятельно в своей части бланка. При этом использоваться для этого должна ручка с черными чернилами (не шариковая). Не допускается применение корректирующих средств. Неправильная графа должна быть зачеркнута черными чернилами, а изменения прописаны с обратной стороны бланка.

Ошибки работодателя и врача

Если во время заполнения свой части бланка работодатель допустил ошибку, то он может самос тоятельно ее исправить. При этом существует ряд правил, которые необходимо соблюдать. В противном случае исправления будут считаться недействительными, а лист нетрудоспособности не будет оплачен Фондом социального страхования.

Как исправлять правильно работодателю

Исправления в больничном листе работодатель вносит следующим образом:

1. Ошибочные данные перечеркиваются черной гелевой, капиллярной или перьевой ручкой. Зачеркивание выполняется строго горизонтально, по линейке.
2. Исправления вносятся той же ручкой с обратной стороны бланка в отведенном для этого месте. Допускаются прописные буквы.
3. Рядом с внесенными изменениями проставляется пометка «Исправленному верить», ставится подпись главного бухгалтера и руководителя организации, печать. Если у организации нет своей печати, то достаточно подписи руководителя.

При этом в больничном листе не могут быть исправлены те ошибки, которые допустили в медучреждении. Например, если врач неправильно записал со слов работника название организации-работодателя, то работодатель самостоятельно их не исправляет. В своей части бланка бухгалтер или сотрудник отдела кадров заполняет верную информацию об организации: ОГРН, ИНН, наименование без кавычек. Допущенные врачом неточности в этом случае считаются техническими и допустимыми.

Пример исправленного бланка:

Пример исправленного бланка

В листах нетрудоспособности старого образца допускалось неограниченное количество ошибок, которые могли быть исправлены как врачом самостоятельно, так и работодателем. Новый утвержденный бланк не может содержать более двух исправлений от работодателя и ни одного исправления от представителя медучреждения.

Как правильно исправлять врачу

Ошибки, допущенные врачом, не подлежат исправлению в текущем бланке. Если врач неправильно указал сведения (например, код причины), то форма подлежит утилизации. Взамен нее выдается дубликат с пометкой о том, что это дубликат. При этом в форме проставляется код причины выдачи дубликата.

Если же врач совершил допустимые ошибки, то новый бланк не выписывается, а текущий отдается работнику без каких-либо зачеркиваний и исправлений со стороны врача.

В случаях если ФСС не принял больничный лист для оплаты пособия, он возвращается работнику через работодателя с пометками. В них прописываются основания, по которым бланк признан недействительным.

Работнику вместе с работодателем необходимо обратиться в медучреждение по месту выдачи бланка для получения корректного дубликата.

Последствия

Если в ФСС поступил неверно заполненный бланк о нетрудоспособности, то ведомство вправе отказать в его приеме (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ, пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона об основах обязательного соцстрахования). В этом случае работодатель самостоятельно выплачивает пособие работнику. Как показывает юридическая практика, это приводит к тому, что работодатель начинает судебное разбирательство с Фондом по компенсации выплаченных средств.

Работник не несет ответственности за некорректно заполненный бланк, поскольку лично его не заполняет. Если работодатель допускает ошибки, а Фонд отказывается принять форму к выплате, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику работодателем.

ФСС вправе вернуть неверный бланк для внесения исправлений или получения дубликата. Кроме того ведомство вправе предоставить работодателю мотивированный отказ в выплате пособия работнику без возврата некорректного больничного листа.

Также предусмотрена ответственность за не оплату периода временной нетрудоспособности по причине неправильного заполнения больничных листов:

• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, если откажете работнику в оплате больничного, в котором есть незначительные допустимые ошибки в заполнении;
• материальная ответственность по ст. 236 Трудового Кодекса РФ, если несвоевременно оплатите больничный лист.

Порядок заполнения листка нетрудоспособности

Формально больничный лист — это документ строгой отчетности, который является подтверждением временной нетрудоспособности, а также основой для выплаты работнику пособия. Поэтому существует строгий регламент заполнения. Формальный вид и содержание больничного утверждены в Приказе Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011. Как заполнить и как исправить ошибку в больничном листе, указано в Приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011. Также порядок оформления и выдачи указан в 255-ФЗ от 29.12.2006.

Так как листок нетрудоспособности является основанием для выплатыпособия по временной нетрудоспособности, разработчики предусмотрели для него несколько степеней защиты от подделок, а также установили строгие требования и образец, как сделать исправление в больничном листе.

По правилам из Приказа № 624н (п. 56 Приказа), листок нетрудоспособности заполняется следующим образом:

1. Инструмент заполнения — ручка с черными чернилами. Использовать шариковую ручку с синими чернилами не рекомендуется.
2. Записи вносятся аккуратно и понятным почерком, строго в формат ячейки, начиная с первой графы.
3. Бланк можно заполнять и вручную, и электронно, и путем совмещения двух способов.
4. Все записи вносятся в каждую позицию, начиная с первой ячейки.
5. Печать не должна попадать на информационные строки документа.

Частый вопрос — нужно ли указывать телефон или адрес сотрудника в листе временной нетрудоспособности. Официального объявления законодателей по данному вопросу не было, значит, подобная информация не вносится в листок нетрудоспособности.

Существует миф, что больничный нельзя сгибать. В законе такого требования нет. Можно предоставить сложенный вдвое или вчетверо больничный. Работники ФСС этого не любят и не скажут «спасибо», но и не откажут в приеме документации на выплату пособия по временной нетрудоспособности.

Какие ошибки можно исправить

Бланк строгой отчетности содержит два раздела. В раздел вносит информацию лечащий врач. Второй подлежит заполнению со стороны организации-работодателя. Те ошибки, которые допускает сотрудник медицинского учреждения, исправлять запрещено. В таких случаях заполняется новый документ, в который вносится идентичная информация, что и в первоначальном листке, и указывается та же дата выдачи (Письмо ФСС № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011). Если ошибки врача обнаружил ответственный работник бухгалтерии или отдела кадров при приеме бланка, он должен вернуть его с требованием предоставить корректный дубликат больничного листа.

Бывают некоторые неточности в заполнении: лишние пробелы в инициалах лечащего врача, непроставленные прочерки, наименование работодателя в кавычках, некоторые слова, написанные прописными буквами, помарки и прочий спам. Такие помарки не являются навязчивыми, не влияют на смысл и содержание документа и не должны мешать бухгалтеру при расчете компенсации (Письмо ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). Их не нужно скрывать, а следовательно, это не будет основанием для аннулирования или выдачи дубликата документа, и образец внесения исправлений в больничный лист работодателем не потребуется (Письмо ФСС РФ № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011).

Законодательно не определен срок, отведенный на исправление ошибок, но работодатель должен не затягивать с этим и исправлять ошибки в кратчайшие сроки во избежание выездной проверки со стороны органов социального страхования.

Как исправлять ошибки в больничном листе: инструкция для работодателя

Несущественные помарки и недочеты при оформлении листка нетрудоспособности допускаются. Но может возникнуть ситуация, когда в больничном листе сделана ошибка, как исправить погрешность в заполнении, зависит от того, кто ее допустил.

Если в больничном листе допущена ошибка работодателем, то исправления допустимы. Но специалистам, ответственным за работу с больничным листом в организации, стоит учесть, что внесение исправлений строго ограничено. По новым правилами, работодатель имеет возможность внести не более двух исправлений (п. 60 Постановления ФСС РФ № 81 от 07.04.2008).

Исправление ошибки в больничном листе работодателем должно производиться в соответствии с установленным порядком:

• в листке нетрудоспособности запрещен к использованию корректор;
• все коррективы указываются на обратной стороне документа за подписью ответственного лица (директора, главного бухгалтера или иного уполномоченного сотрудника);
• зачеркивать ошибочные данные разрешается только ручкой с черными чернилами.

Рассмотрим подробно, как следует исправлять каждый вариант ошибок.

Заполнение лишних строк

В бланке есть несколько строк, которые не подлежат заполнению в общем случае временной нетрудоспособности, однако специалист ошибочно их заполняет:

1. «Дата начала работы». Указывается в том случае, если служащий обратился за медицинской помощью в период между датой заключения трудового договора и датой его аннулирования. Эта строка подразумевает внесение дня, с которого сотрудник приступает к работе при аннулировании трудовых отношений.
2. «В том числе нестраховые периоды». Для отражения периодов прохождения военной или иной службы по закону № 4468-1. В строке ошибочно указывают периоды, не включаемые в расчет среднего заработка (временная нетрудоспособность, отпуска по уходу за ребенком и пр.). В общем случае данная строка не должна заполняться.

Исправлять ошибочно заполненные строки нужно так (Письмо ФСС № 15-03-14/05-12954 от 18.10.2012):

1. Перечеркнуть аккуратной линией неверную запись.
2. На оборотной стороне бланка указать фразу: «Строку … считать незаполненной».
3. Добавить запись «Исправленному верить», поставить подпись ответственного сотрудника и печать учреждения (п. 65 Приказа № 624н).

Ошибки в расчетах

Если ответственным сотрудником допущена неточность при исчислении и внесении в бланк рассчитанных сумм среднего или среднедневного заработка или же страхового стажа служащего, то исправлять нужно аналогичным предыдущим случаям образом: аккуратно зачеркнув, исправив на верное значение и подтвердив запись.

Но есть и более сложная ситуация, требующая перерасчета суммы социального пособия. К примеру, недавно нанятый сотрудник не предоставил справку о заработной плате от предыдущего работодателя, и при исчислении компенсации по временной нетрудоспособности у него отсутствуют данные о заработке за предшествующие страховому случаю два года. Бухгалтер рассчитал пособие по МРОТ. Впоследствии работник принес нужную справку, и, в соответствии с ней, сумма выплат существенно увеличилась. В таком случае служащий вправе претендовать на перерасчет листка в трехлетний период после закрытия бланка.

Как в такой ситуации надлежит скорректировать ошибку? Здесь нужно исправить и сам средний заработок, и итоговую сумму компенсации, а это пять показателей. Так как в регистр можно вносить только два исправления, процедура перерасчета производится на отдельном документе, который будет являться неотъемлемым приложением к больничному листу. При этом в первоначальный документ специалист не вносит коррективы (п. 67 Приказа № 624н).

Ошибка при исправлении

Работодатель всегда должен следить за правильностью внесения исправлений, в противном случае он может лишиться компенсации. Но бывает ситуация, когда ответственный специалист внес исправления некорректно. Можно ли исправить листок нетрудоспособности еще раз?

Например, бухгалтер внес верные данные прямо над зачеркнутой строкой, а не на оборотной части документа. Это считается серьезным недочетом, ФСС будет сложно компенсировать расходы работодателю, так как информация из ячеек просто не сможет отобразиться при считывании.

Такое заполнение не является критическим и не нужно обращаться в медицинское учреждение за дубликатом бланка, ведь первоначальные данные смогут быть распознаны считывающим устройством (Письмо ФСС № 14-03-11/15-11575 от 30.09.2011).

То есть если при рукописном заполнении все сведения листка временной нетрудоспособности читаемы и не мешают идентификации регистра, то нужно просто корректно внести исправления: на оборотной части листка указать верные сведения и заверить их подписью и печатью.

ВАЖНО! Если организация не согласна с решением территориального органа социального страхования, она имеет право оспорить его в судебном порядке.

Исправления в электронном больничном

Электронные больничные листы подразумевают автоматическое заполнение на основании внесенных в ЕИИС «Соцстрах» сведений о каждой организации, уплачивающей взносы в ФСС. Такая система действует с 01.07.2017 и практически исключает неточности в оформлении.

При формировании электронного листка нетрудоспособности лечащий врач вбивает СНИЛС и иную регистрационную информацию пациента. Если какие-то сведения не будут совпадать с базой ФСС, то система просто не будет функционировать. Аналогичная ситуация возникает и с заполнением ячейки «Работодатель», поскольку практически каждая организация состоит на учете в территориальных органах социального страхования.

Организация-работодатель производит расчет пособия по временной нетрудоспособности и направляет в ФСС данные о суммах, подлежащих выплате.

Если в больничном листе обнаружится неточность, устранить ее можно при помощи обращения в службу технической поддержки в личном кабинете организации-страхователя либо позвонив в территориальное отделение Фонда социального страхования.