Макрос

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Актуально на: 28 декабря 2018 г.

Право на отпуск имеет каждое лицо, работающее по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 21 ТК РФ). Отпуск относится к времени отдыха работника, т. е. в этот период он освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей и вправе использовать это время так, как считает нужным (ст. 106, 107 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). На период очередного отпуска по Трудовому кодексу 2019 за работником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). То есть оплачивается отпуск за счет работодателя.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику независимо от места его работы, сменности, формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора, организационно-правовой формы работодателя и т.д. Поэтому отпуска предоставляются в том числе тем, кто работает:

• по совместительству (ст. 287 ТК РФ);
• на условиях неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ);
• на дому (ст. 310 ТК РФ);
• дистанционно (ст. 312.4 ТК РФ).

Вместе с тем отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).

Очередной оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления

По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января (ст. 123 ТК РФ).

Что касается первого года работы у нового работодателя, то право на использование отпуска появляется у работника по истечении 6 месяцев. Но по согласованию с руководством пойти в отпуск новоиспеченный сотрудник может и раньше (ст. 122 ТК РФ).

Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Каждый работодатель утверждает такой график не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ).

Если работник собирается в отпуск по графику, то брать у него заявление на очередной отпуск не нужно. В этом случае необходимо за 2 недели до начала отпуска работника или ранее направить ему под роспись уведомление об отпуске (ст. 123 ТК РФ). Утвержденной формы такого уведомления нет, поэтому работодатель вправе сам решить, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Например, уведомление может быть составлено так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Калейдоскоп»

Ведущему инженеру Кунгурову И.С.

Уведомление от 08.05.2019 № 2

Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на 2019 год, с 27 мая 2019 года Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Дата выхода на работу – 10 июня 2019 года.

Начальник отдела кадров Петренко О.Н.

Уведомление получил 08.05.2019 Кунгуров И.С.

Кроме уведомления надо будет оформить приказ о предоставлении отпуска работнику или работникам по форме № Т-6 либо № Т-6а соответственно (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Оплачен отпуск должен быть не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен

ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда отпуск должен быть продлен или перенесен с учетом пожеланий работника. Это относится к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ):

• заболел или получил травму. При этом пособие за дни временной нетрудоспособности выплачиваются работнику в общем порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830);
• исполнял государственные обязанности, при которых законодательством предусмотрено освобождение от работы. К примеру, был присяжным заседателем в суде (ст. 10, п. 3 ст. 11 Закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ).

Если работник, находясь в отпуске, сразу уведомил своего работодателя о болезни или исполнении им гособязанностей, то его отпуск может быть автоматически продлен на соответствующее количество дней (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). При этом отдельный приказ о продлении издавать не нужно. В итоге на работу сотрудник выйдет позже изначально установленной даты окончания отпуска.

Если же работник выйдет на работу в соответствии с графиком отпуском и только тогда сообщит работодателю, к примеру, о том, что болел, то с ним нужно будет согласовать вопрос о переносе части отпуска на другой срок. Работник должен будет написать заявление о переносе отпуска.

Кстати, если больничный был оформлен в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то отпуск на период нетрудоспособности не продлевается и не переносится (п. 40,41 Порядка к Приказу Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, Письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли

Оплата отпускных дней работников учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об отпускных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ. То есть это оплата:

• основного ежегодного отпуска (обычной продолжительности или удлиненного);
• ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников;
• учебного отпуска, на период которого за работником сохраняется средний заработок (ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст. 255 НК РФ).

А вот если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом ваши работники бывают в отпусках в течение более долгого времени, чем это установлено законодательством, оплата дополнительных отпускных дней в расходах не признается (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, не учитывается в расходах оплата дополнительного отпуска, предоставляемого работнику для санаторно-курортного лечения производственной травмы или профзаболевания (пп. 3 п. 1 ст. 8, пп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Поскольку эти суммы впоследствии компенсируются за счет средств ФСС: засчитываются в счет уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в ФСС либо могут быть возмещены из фонда.

Основные положения

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 21 ТК РФ). Ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, продолжительность такого отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Заметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ).

Вместе с тем существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от должности, работы либо возраста (см. Таблицу 1, где мы указали некоторые из них).

Таблица 1

Кому полагается ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск

Свернуть Показать

Кроме того, некоторым сотрудникам полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске. Исключение составляет ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается далеко не все время, которое работник числится у данного работодателя (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Исчисление стажа работы для отпуска

Свернуть Показать

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При этом все нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Отметим, что данное правило не касается учебных отпусков.

При исчислении общей продолжительности отдыха надо суммировать основной и дополнительный отпуска:

Кстати, многие забывают о существовании Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 г. № 169 (далее – Правила № 169). Правда, действие данного документа ограничено лишь той частью, которая не противоречит Трудовому кодексу.

Порядок предоставления отпуска

Когда возникает право на отпуск?

Начнем с того, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако помните, что по соглашению работодателя и работника отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). В последующие годы отпуска предоставляются в любое время в соответствии с очередностью, установленной у данного работодателя.

Однако отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск всегда предоставляется в удобное для них время. Например:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• инвалидам войны (п. 17 ст. 14 закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• лицам, работающим по совместительству. Данная категория сотрудников вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• супругам военнослужащих. Они могут взять отпуск одновременно с отпуском мужа/жены (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Оформляем отпускные документы

Все формы для оформления и учета отпусков утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков составляют график отпусков (форма № Т-7). В данном документе следует учесть не только положения действующего законодательства и специфику деятельности предприятия, но и пожелания самих работников (см. Пример 1). При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Пример 1 Свернуть Показать

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза придется еще учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. Имейте в виду, что график должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При этом работник извещается о времени отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

При отправлении сотрудника в отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 или форма № Т-6а), который подписывает руководитель организации, после чего приказ объявляется сотруднику под роспись (см. Пример 2).

Пример 2 Свернуть Показать

Условия примера:

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Сведения об отпуске отражают в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) (см. Пример 3), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

Пример 3 Свернуть Показать

Заполним сведения об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2). Воспользуемся данными Примера 2.

Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. Пример 4).

Пример 4 Свернуть Показать

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Расчетный период – с 01.07.2007 г. по 30.06.2008 г.

Заработная плата в расчетном периоде – по 8 000 руб. в месяц, в декабре 2008 г. – 380,95 руб.

В расчетном периоде был ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 04.12.2007 г. по 31.12.2007 г.).

Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. Заполним оборотную сторону формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

1) Количество учитываемых календарных дней в декабре 2,85 дн. (29,4 дн. / / 31 дн. х (31 дн. – 28 дн.)).

2) Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде 326,25 дн. (29,4 дн. х 11 мес. + 2,85 дн.).

3) Сумма начисленной заработной платы за расчетный период 88 380,95 руб. (8 000 руб. х 11 мес. + 380,95 руб.).

4) Средний дневной заработок в расчетном периоде 270,90 руб. (88 380,95 руб. / 326,25 дн.).

5) Отпускные 7 585,20 руб. (270,90 руб. х 28 дн.).

В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ставят соответствующее буквенное обозначение (см. Таблицу 3).

Таблица 3

Обозначение отпусков в табеле учета рабочего времени

Свернуть Показать

Продление или перенесение отпуска

Отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок. Например, в случаях:

• временной нетрудоспособности работника (ст. 124 ТК РФ);
• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей (ст. 124 ТК РФ). Например, время прохождения сотрудником военных сборов;
• когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия (ст. 124 ТК РФ);
• совпадения ежегодного оплачиваемого отдыха с учебным отпуском (ст. 173–177 НК РФ).

В дальнейшем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Продление и перенесение отпуска происходит с ведома работодателя и с учетом пожеланий работника. Для этого в график отпусков вносят соответствующие изменения. В этом случае не забудьте получить разрешение лица, утвердившего этот самый график.

Имейте в виду, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. При этом работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, отпуск должен предоставляться ежегодно.

Деление отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем трудовым законодательством допускается деление отпуска на части. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Также возможен и отзыв из отпуска. Для этого необходимо получить согласие самого работника. Неиспользованная часть отдыха должна быть в дальнейшем предоставлена в удобное для сотрудника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих лиц:

• работников в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Выплата отпускных

Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Учтите, что если работнику своевременно не были выплачены отпускные либо сотрудник был предупрежден об отпуске позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести время отдыха на другой срок.

Также при нарушении срока оплаты отпуска работодатель обязан выплатить отпускные вместе с уплатой процентов (денежной компенсацией) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. Имейте в виду, что Трудовым кодексом установлен порядок расчета минимального размера денежной компенсации при нарушении работодателем срока выплат денежных средств. Вместе с тем размер выплат может быть повышен коллективным договором либо трудовым договором (ст. 236 ТК РФ). В этом случае сумма всей компенсации не будет облагаться налогом на доходы физических лиц. В свою очередь при отсутствии в договоре указания о порядке расчета возмещения доходом, освобождаемым от налого обложения, будет являться только сумма, рассчитанная исходя из минимального размера, установленного Трудовым кодексом (письма Минфина от 06.08.2007 г. № 03-04-05-01/261 и от 26.07.2007 г. № 03-04-05-01/247).

Налоговый учет отпусков

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:

• по налогу на прибыль входят в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
• подлежат налогообложению ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ);
• подлежат налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее – Закон № 167-ФЗ);
• подлежат налогообложению НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
• подлежат налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184).

Также следует иметь в виду следующие налоговые нюансы, касающиеся отпускных расходов:

• суммы материальной помощи, предоставляемой работникам к отпуску, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 20.02.2008 г. № 03-03-06/1/120);
• отпускные отражают при заполнении налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ (форма № 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) в тех месяцах, в которых эти доходы были выплачены (письма Минфина от 06.03.2008 г. № 03-04-06-01/49 и от 24.01.2008 г. № 03-04-07-01/8);
• объект обложения ЕСН возникает в момент начисления отпускных выплат (письмо от 21.09.2007 г. № 03-04-06-02/192);
• при уточнении налоговой базы работника в текущем отчетном периоде в связи с излишне начисленными выплатами за прошедший период корректировка базы предыдущего отчетного периода по ЕСН не производится и уточненный расчет за предыдущий отчетный период не представляется (письмо Минфина от 06.03.2007 г. № 03-04-06-02/38).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Арбитры решили, что выплата денежной компенсации за основной отпуск (а не только превышающая 28 календарных дней) хотя и является нарушением трудового законодательства, но никак не влияет на порядок налогообложения. Дело в том, что указанная компенсация в любом случае подлежит выдаче работнику и в силу пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса относится к расходам на оплату труда (постановление ФАС Уральского округа от 27.07.2006 г. № Ф09-6575/06-С2).

При суммировании отпусков компенсируется часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Для получения компенсации работник должен написать соответствующее заявление. Денежная компенсация подлежит налогообложению в том же порядке, что и отпускные выплаты.

Учтите, что не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного либо дополнительного отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях.

В свою очередь при увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). В данном случае порядок налогообложения денежной компенсации следующий:

• по налогу на прибыль входит в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
• не подлежит налогообложению ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ);
• не подлежит налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ);
• подлежит налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• не подлежит налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства от 07.07.1999 г. № 765).

Кстати, увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию (п. 28 Правил № 169).