Макрос

Дополнительный отпуск

Каждый работник имеет право на основной оплачиваемый отпуск. Об этом говорится в ст. 114 ТК РФ. Такое право возникает через полгода работы у одного работодателя.
Существует ещё и дополнительный отпуск. Он предоставляется согласно ст. 116 ТК РФ некоторым категориям работников. Работодатель также имеет право предоставить его по своему усмотрению. Это должно быть указано в коллективном договоре или других локальных нормативных актах.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется следующим работникам:

• тем, кто занят на вредных и опасных работах, или работает во вредных условиях труда;
• тем, кто имеет особый характер работы;
• тем, кто имеет ненормированный рабочий день;
• тем, кто работает на Крайнем Севере или в местностях, которые имеют аналогичный статус;
• другим работникам, согласно ТК РФ или федеральным законам. Например, в ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» сказано, что судьи имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

Минимальная продолжительность такого отпуска в 2018 году – 3 дня. Он может быть увеличен по инициативе работодателя, но уменьшать его нельзя.

Отпуск за вредные условия труда

Законом выделено такое понятие, как «вредные условия труда». Их вредность определяется на основании оценки рабочих мест.

Выделяют 4 категории вредности:

• оптимальная – то есть отсутствие вредных для здоровья работника факторов и условий. Это 1-я категория;
• допустимые условия – то есть вредные факторы присутствуют, но их показатели не превышают допустимой законом нормы. Это 2-я категория;
• вредные условия – то есть на рабочем месте есть факторы, значение которых значительно превышает допустимые. Это 3-я категория;
• опасные условия – то есть показатели вредных факторов настолько высоки, что есть вероятность развития у работника профессиональных заболеваний и, как следствие, полная утрата работоспособности. Это 4-я категория.

Если на рабочем месте присутствуют условия категорией от 2-й до 4-й, то работник имеет право на дополнительный отпуск, а работодатель обязан его предоставлять ежегодно, наряду с основным.

Для таких работников минимальная продолжительность дополнительного отпуска определяется п. 1 Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 года № 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда». Он должен быть не менее 7 календарных дней.

Работник имеет право на получение дополнительного отпуска только за фактически отработанное время во вредных условиях труда. То есть, не засчитывается в стаж:

• время нахождения работника на больничном;
• время, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам;
• время, когда женщина была переведена на более лёгкие условия труда из-за своей беременности;
• время, когда работник исполнял государственные и общественные обязанности.

За ненормированный рабочий день

В ст. 119 ТК РФ сказано, что минимальная продолжительность дополнительного отпуска работникам, которые имеют ненормированный рабочий день – 3 календарных дня.
Ненормированный рабочий день – это время работы, которое «выходит» за рамки нормальной продолжительности рабочего времени.

Список должностей, которые имеют такой рабочий день, должен быть указан в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. У работника в трудовом договоре также должно быть указано, что он работает ненормировано.

Максимальная продолжительность такого отпуска сейчас не ограничена. Работодатель на своё усмотрение может добавить работнику несколько оплачиваемых дней.

Право на получение допотпуска возникает независимо от того, сколько фактически дней сотрудник работал сверх нормы. Если в коллективном и трудовом договоре указано, что данная должность имеет такой рабочий день, то право на отпуск возникает «автоматически».

Работодатель не имеет права заменить ненормированный рабочий день сверхурочной работой, и выплатить работнику компенсацию.
Часы переработки сотрудникам, имеющим ненормированный рабочий день, даже по письменному заявлению работника не могут оплачиваться как сверхурочная работа. Они могут компенсироваться только предоставлением дополнительных оплачиваемых дней отдыха.

А если работник не использовал эти дни, то согласно ст. 126 ТК РФ, он может получить за них денежную компенсацию. Но только по письменному заявлению.

Медработникам

Существует специальный список производств, цехов, профессий и специальностей, которые имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда. Медицинские работники входят в этот список.

Согласно ст. 116 ТК РФ, право на допотпуск возникает после проведения специальной оценки условий труда. От результатов этой оценки зависит не только возникновение права, но и общая продолжительность отпуска.

Согласно Постановлению от 06.06.2013 года № 482 «О продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляемого отдельным категориям работников», право на дополнительные оплачиваемые дни к основному отпуску имеют следующие медработники:

• оказывающие непосредственную психиатрическую помощь – 35 календарных дней;
• персонал лабораторий психиатрических лечебных учреждений – 21 календарный день;
• оказывающие противотуберкулёзную помощь – на 14 календарных дней;
• работники рентген–лабораторий в противотуберкулёзных медицинских учреждениях – на 21 календарный день;
• непосредственно работающие с ВИЧ–инфицированными гражданами или препаратами, содержащими вирус – 14 календарных дней.

Если работник имеет право на получение дополнительного отпуска по нескольким основаниям, то может использовать только одно. Суммировать такой отпуск нельзя.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 30.12.1998 года № 1588, врачам и медсёстрам общей практики предоставляется допотпуск продолжительность 3 календарных дня после 3-х лет работы по специальности.

Как оформляется допотпуск

Дополнительный отпуск, точно так же, как и основной предоставляется на основании письменного заявления работника. Оно пишется на фирменном бланке предприятия, а если такого бланка нет, то на обычном листе бумаги.
В заявлении должна быть следующая информация:

• В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
  • должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Автожар» Никонорову И.И.»;
  • должность и ФИО заявителя. Например: «От менеджера по продажам запасных частей Передвижного Ю.В..»;
• Далее по центру необходимо написать слово «Заявление»;
• Затем «тело» заявления. Здесь нужно указать основной текст, то есть просьбу предоставить ежегодный очередной отпуск. Если работник планирует отгулять сразу весь отпуск, то период можно не указывать. Если же только часть, то обязательно нужно указать даты отпуска. Например, с 13.10.2018 по 01.11.2018 года. Не стоит забывать, что одна часть отпуска должна быть не менее 14 дней. Здесь же нужно указать и просьбу на дополнительный отпуск. Следует указать период такого отпуска и основание. Например, «и дополнительный отпуск продолжительностью …..календарных дней с ….по….на основании ст. 116 ТК РФ (или коллективного соглашения)»
• Затем дата подачи заявления и подпись самого работника.

Дополнительный отпуск: кому положен и как оформить

Некоторым категориям лиц по закону положен дополнительный отпуск, продолжительность которого зависит от того, к какой категории относится сотрудник. Предоставляется он в календарных днях. Минимальную продолжительность устанавливает ТК РФ. Например, за ненормированный рабочий день — 3 дня, а за работу с вредными и опасными условиями труда -— 7 дней.

Федеральными законами, Постановлениями Правительства и другими нормативными правовыми актами, которые регулируют ту или иную сферу профессиональной деятельности, может устанавливаться и большее количество дней. Работодатель может прописать конкретное количество дней, но не ниже того, что установлено в ТК РФ, в коллективных и локальных договорах и внутреннем трудовом распорядке. Разберемся, кому полагаются дополнительные отпуска, и порядок их предоставления.

Вот ключевые особенности дополнительного отпуска:

• может оплачиваться в полном объеме, частично или не оплачиваться вовсе;
• включается в план-график отпусков организации;
• работодатель может установить дополнительный отпуск работникам предприятия любого направления деятельности, в том числе за стаж;
• нельзя получить авансом за труд во вредных или опасных условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-о).

Кому положен дополнительный отпуск

Таблица с категориями лиц и количеством дней показывает, кому положен дополнительный отпуск и сколько дней можно получить.

Категория лиц	Количество дней
Сотрудники, занятые на работах с вредными и(или) опасными условиями труда	Не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ)
Сотрудники, чей труд связан с особенностями выполнения работы	Определяется Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ). Например, медицинским работникам — 3 дня (ПП РФ от 30.12.1998 № 1588)
Сотрудники с ненормированным рабочим днем	Не менее 3 дней (ст. 119 ТК РФ)
Сотрудники, работающие по основному месту работы и вахтовым методом в районах Крайнего Севера	24 дня (ст. 302 ТК РФ)
приравненных к ним местностях	16 календарных дней (ст. 302 ТК РФ)
остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате	8 календарных дней (ст. 14 закона от 19.02.1993 № 4520–1)
Спортсмены, тренеры	Не менее 4 календарных дней (ст. 348.10 ТК РФ)
Пострадавшие в аварии Чернобыльской АЭС и другие лица, подвергшиеся радиации	7, 14, 21 и 30 дней в зависимости от категории лица (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1)
Лица, совмещающие работу с обучением	30, 40 дней, от трех до 6 месяцев в зависимости от категории лица (ст. 173-176 ТК РФ)

Наличие у работника статусов, которые относят его к различным категориям, не дает права суммировать дни дополнительного отпуска. Как правило, применяется вариант с наибольшей длительностью.

Дополнительный отпуск при вредных и опасных условиях работы

Статья 116 ТК РФ обязывает работодателя предоставлять и оплачивать дополнительный отпуск тогда, когда человек трудится в особых условиях: вредных 2, 3, 4 степени или опасных. Степень назначается в результате обязательной специальной оценки условий труда. Работник вправе получить, а работодатель обязан предоставить отпуск минимальной длительностью 7 календарных дней.

Период может быть дольше при условии, что основанием для предоставления служат документы:

• отраслевое соглашение или коллективный договор (при условии учета спецоценки работы — ч. 3 ст. 117 ТК РФ);
• локальный акт работодателя (ч. 3 ст. 219 ТК РФ);
• список производств с вредными условиями по Постановлению Госкомтруда от 25.10.1974 № 298/П-22 (ч. 1 ст. 4234 ТК РФ).

Положение о предоставлении сотруднику такого отпуска необходимо включить в содержание трудового договора (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Ежегодный дополнительный отпуск дается сотруднику пропорционально отработанному им в особых условиях времени, об этом говорится в Письме Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0. Число календарных дней округляется в пользу сотрудника (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Включение в состав расходов по налогу на прибыль

Статья 252 НК РФ признает расходами учреждений затраты, которые подтверждаются документами, и произведены они в целях ведения деятельности, направленной на получение дохода. Если расход такому требованию не соответствует, в целях обложения налогом прибыли предприятия он не учитывается (ст. 270 НК РФ).

Статья 255 НК РФ устанавливает, что расходом по оплате труда является, в том числе, расход в форме среднего заработка, который сохраняется за сотрудником на время отпуска, который предусмотрен действующим законодательством. По ст. 270 НК РФ, в расходах для обложения налогом прибыли предприятий нельзя учитывать затраты по оплате допотпусков, которые предоставляются по колдоговору (то есть свыше установленных законодателем).

Если сотрудник получает дополнительный отпуск, определенный требованиями законодательства РФ, расходы по дополнительным отпускам подлежат учету для целей налогообложения прибыли в составе затрат по оплате труда (если эти расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ).

>Кому положен дополнительный отпуск

Кто может претендовать

Согласно статье 116 Трудового Кодекса Российской Федерации, дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться следующим категориям:

1. Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ).

Речь идет о гражданах, чьи условия труда по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными или опасными (2, 3 и 4 степени). Им положено отдыхать дополнительно не менее 7 календарных дней.

Причем продолжительность добавочного отдыха за вредные условия труда должна быть установлена трудовым договором на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора, с учетом результатов проведенной спецоценки.

2. Работники, имеющие особый характер работы (ст. 118 ТК РФ).

Кому именно положены дополнительные дни к отпуску, а также минимальная длительность и условия, решает Правительство РФ (количество дней определяется отдельно для каждой группы трудящихся). Так, например, врачам общей практики полагается дополнительно три дня в году оплачиваемых выходных при условии, что в этой должности человек непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588).

Работникам территориальных органов, а также командированным в Чеченскую Республику, придется выделить два добавочных оплачиваемых календарных дня за каждый полный месяц работы (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 «Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике»).

До сих пор отсутствует общее постановление Правительства РФ с единым перечнем таких работников, поэтому выделять бонусные выходные за особый характер работы затруднительно.

ВАЖНО! Если предприятие самостоятельно разработает правила об очередных и дополнительных отпусках и укажет в них перечень специалистов и длительность выходных, то оплата этих дней будет производиться за счет собственных средств после уплаты налога на прибыль.

3. Работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ).

В этом случае ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации (не менее 3 календарных дней).

Если человек трудится в условиях ненормируемого рабочего дня, то добавочные выходные ему полагаются, даже если за год он ни разу не был привлечен к деятельности за пределами рабочего дня (Письмо Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1).

4. Работники, занятые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ и Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1).

• Сотрудникам, постоянно работающим на Крайнем Севере, нужно предоставлять дополнительно не менее 24 календарных дней;
• Сотрудникам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, необходимо выделить не менее 16 календарных дней;
• Сотрудникам, трудящимся в остальных районах Севера, должны отгулять не менее 8 календарных дней.

Право на получение дополнительного отпуска на общих основаниях имеют лица, работающие в этих районах по совместительству, а также выезжающие туда для выполнения работ вахтовым методом (ст. 302 ТК РФ). При этом в стаж работы, дающий право на лишние выходные, включаются календарные дни работы в перечисленных регионах.

5. Работники, имеющие право в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Здесь речь идет о гражданах, помимо перечисленных выше, чье право на дополнительный отдых зафиксировано законодательно. Часть постановлений, регулирующих этот вопрос, была утверждена еще во времена существования СССР, и до сих пор имеет свою юридическую силу.

Например:

• инвалиды любой группы (общая продолжительность их отдыха должна быть не меньше 30 дней в году);
• лица, подвергшиеся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы (от 7 до 14 дней в зависимости от статуса, указанного в удостоверении);
• спортсмены и тренеры (не менее 4 дней в году);
• служащие органов внутренних дел (от 3 до 15 дней в зависимости от стажа службы)

Дополнительные отпуска, установленные законодательством, должны быть предоставлены работодателем обязательно. Помимо этого, решение выделить сотрудникам лишние выходные руководство компании может принять самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае правила требуется зафиксировать в локальных нормативных актах предприятия. При наличии профсоюза в организации, его представителей тоже нужно привлечь к обсуждению. И если уж на предприятии принято решение о выделении бонусных дней отдыха, то люди должны знать об этом, и впоследствии отказать им в таких выходных работодатель не сможет.

Кому полагается дополнительный оплачиваемый отпуск

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск полагается работнику предприятия только в строго определенных случаях.

Данные случаи перечислены в законодательных нормах, либо данный период предоставляется на основании положений подписанного трудового контракта.

Можно выделить следующие группы сотрудников, которые могут рассчитывать на дополнительный отпуск:

1. Когда трудовой контракт устанавливает для работника ненормированный рабочий день.
2. По результатам проведенной СОУТ было установлено, что на рабочем месте работника присутствуют вредные и опасные факторы.
3. Трудовой деятельности физлица, работающего по трудовому договору присвоен статус «особый характер».
4. Если трудовая деятельность работника осуществляется в районах Крайнего Северного и на территориях приравненных к ним.
5. В случаях напрямую обозначенных в федеральном законодательстве.

Дополнительный отпуск могут получать также лица, работающие в сфере Российского спорта, тренера, определенные категории педагогических работников, медицинские работники, а также участники боевых действий.

Администрации компании предоставлено право за особые заслуги в Положение по оплате труда устанавливать категории сотрудников компании, которым может также предоставлять дополнительно трудовой отпуск.

Внимание: однако, не стоит забывать что в этом случае условия о таких случаях следует рассматривать и в трудовых соглашениях с работниками.

Кроме этого в Коллективном договоре организации, если он заключен, могут быть перечислены определенные профессии, которым также может предоставляться отпуск дополнительно.

Руководство организации, когда принимает решение об установлении работнику дополнительного отпуска, ориентируется на существующую на предприятии практику, финансовые возможности, мнение органов профсоюза, особенности ведения бизнеса и т. д.

Сотруднику предоставлена возможность использовать полученный им отпуск дополнительно либо сразу, либо частями. Для этого отпуска возможно использование денежной компенсации.

Внимание: компенсация полагается не всем работникам. Определенные категории должны отгуливать все время предоставленного дополнительного отпуска, замена у них его на деньги не допускается. К ним можно отнести беременных, лиц, которым не исполнилось 18 лет, трудящиеся в опасных и вредных условиях труда.

При этом замена у вредников дней отпуска на денежную компенсацию допускается только в отношении части этого отпуска, которая превышает 7 дней.

В каком случае дополнительный отпуск оплачивается, а в каком нет

По общим правилам, отпуск предоставляемый работнику дополнительно в силу законодательства или действия трудового контракта, должен оплачиваться.

В связи с этим для оплаты дополнительного отпуска у сотрудников должно быть право на это. То есть работник должен относиться к категориям, перечисленным в законодательстве.

Для оплаты отпуска, предусмотренного действием трудового контракта с работником, нужно чтобы данное право сотрудника было закреплено в локальных актах компании.

Внимание: законодательными актами не предусмотрено существование дополнительных неоплачиваемых отпусков. Если они предоставляются администрацией компании, то речь идет об оформлении отпуска без содержания. В этот период рабочее место за работником сохраняется, но оплата этого периода не производится.

Кадровая служба должна понимать различия между этими периодами. Ведь дополнительный отпуск помимо оплаты, еще включается в график отпусков. Предоставление отпуска за свой счет производиться по мере необходимости с разрешения руководства.

Виды дополнительных отпусков

Все случаи предоставления дополнительных отпусков устанавливаются нормативными актами. Рассмотрим подробнее какие они бывают.

За не нормируемый рабочий день

В силу распоряжения администрации компании работнику может быть определен рабочий день, у которого отсутствует норма. Такое можно сделать только ограниченному кругу сотрудников компании. Устанавливать ненормированный день всем подряд запрещено законодательством.

Ненормированный день должен быть закреплен в трудовом соглашении работника, которое он подписал, а также в Правилах внутреннего распорядка, Положении по оплате труда и других локальных документах нормативного характера.

Трудовое законодательство определяет, что работникам с ненормированным днем работы должен предоставляться дополнительный отпуск не менее трех дней. Если производственные возможности и финансы позволяют организация имеет право увеличивать этот период.

Важно: если с работником подписан трудовой контракт, в котором закреплен ненормированный трудовой день, но он фактически работает по обычному распорядку работы, дополнительный отпуск все равно должен предоставляться. Игнорирование данного момента может привести к негативным последствиям для работодателя.

За вредные условия труда в 2018 году

Нормами права установлена обязанность проведения периодически СОУТ, для выявления на предприятии воздействия опасных и вредных факторов.

Оценка проводиться независимыми экспертами, которые после проведения всех исследований составляют отчет, содержащий перечень рабочих мест с вредными и опасными рабочими местами. При этом используются классы.

Если привлеченный по трудовому соглашению сотрудник занят на таком рабочем месте, администрация компании должна обеспечить ему установленные законодательством гарантии, в состав которых входит предоставление дополнительного отпуска.

Внимание: нормы устанавливают, что минимальная продолжительность в этом случае дополнительного отпуска составляет семь дней. Субъект хозяйствования имеет право увеличивать этот период в соответствии с имеющимися у него возможностями.

Часто в отраслях с опасными и вредными условиями работы действуют межотраслевые и отраслевые соглашения. Их положения должны соблюдать руководством компании, если предприятие относится к указанной отрасли.

В этих соглашения может предусматриваться более длительное дополнительные отпуска, предоставляемые компанией в обязательном порядке своим работникам, у которых место работы подвержено воздействию вредных и опасных факторов.

Действующие положения законодательства не устанавливают возможность предоставления лицам, вышедшим на пенсию, но продолжающим трудиться, дополнительного отпуска.

В таком случае возможность получить дополнительный период отдыха для них — это принадлежность к льготной категории (работа на Крайнем севере, ненормированный день и т. д.). Либо необходимо внести информацию о дополнительном отпуске за счет компании в заключенное с ним трудовое соглашение.

Однако работники на пенсии могут в течение года взять дополнительно 14 дней отпуска без оплаты в любое удобное им время. Для этого им необходимо написать заявление на имя руководства.

Инвалидам

ТК устанавливает, что работники с подтвержденной группой инвалидности имеют право на более длительный основной отпуск в 30 дней. Кроме этого, у них есть возможность получить в течение года 60 дней неоплачиваемого отпуска. Для этого необходимо написать заявление.

Однако закон не устанавливает право инвалидов на дополнительный отпуск. Однако администрация фирмы, при имеющейся у нее финансовой возможности, может предоставлять такое время по собственной инициативе.

Внимание: дополнительный отпуск исходя из закона может быть предоставлен инвалидам, если осуществляют трудовую деятельность в опасных или вредных условиях, либо при ненормируемом рабочем дне.

Работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск в случае, когда инвалидность стала причиной полученной им производственной травмы в данной компании.

Медработникам в 2018 году

Этот отпуск предоставляется дополнительно к основному только в случаях, строго оговоренных действующим федеральным законодательством.

Например, если медицинский работник производит уход за больными, имеющими диагноз СПИД, то ему необходимо предоставлять оплачиваемый период отпуска длительностью 14 дней дополнительно к основному.

Участникам боевых действий

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий в 2018 году изменения по сравнению с предыдущими годами не происходили.

В настоящее время закон устанавливает, что все лица с подтвержденным статусом ветеранов боевых действий имеют право на дополнительный отпуск длительностью 15 дней. Его можно присоединить в основному отдыху, взять отдельно, разделить на части.

Также по закону, ветеранам положен дополнительный неоплачиваемый отпуск длительностью 35 дней в течение года.

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

В действующем законодательстве не содержится запрета на объединение периодов отпуска, если сотрудник одновременно имеет право на основной отдых и дополнительный. Также сотрудник имеет право разбить такой период на несколько частей.

Однако необходимо соблюдать несколько правил:

• Один из промежутков такого отпуска должен быть длительностью не меньше 14 дней;
• Стороны трудовых отношений предварительно согласовывают возможность предоставления отпуска частями.

Рассмотри ситуацию с отпуском на примере. У сотрудника есть право на основной отпуск длительностью 28 дней, а также дополнительный длительностью 9 дней. Таким образом, общая длительность периода отдыха будет составлять 37 дней.

Это время работник может использовать целиком, либо разбить на фрагменты. Но при этом одна из частей обязательно должна быть не меньше 14 дней. Оставшиеся дни он может взять любыми промежутками, по согласованию с администрацией фирмы.

Внимание: в некоторых случаях работник имеет право заменить дополнительный отпуск полностью или частично денежной компенсацией.

Как оформить дополнительный отпуск сотруднику?

Рассмотрим по шагам, как провести процедуру оформления дополнительного отпуска

Шаг 1. Уведомить работника о скором наступлении дополнительного отпуска

В конце каждого календарного года ответственное лицо готовит график отпусков на будущий год, в котором отражаются не только основные трудовые отпуска, но и предоставление дополнительных.

Несмотря на то, что каждый работник знакомиться с этим документом под роспись, при приближении времени отпуска администрация обязана уведомить работника об этом. Также в уведомление должна быть включена информация о длительности и дне завершения отпуска.

Если сотруднику предоставляется сразу и основной, и дополнительный отпуска, то в уведомление включается информация отдельно по каждому из них. Либо можно оформить два уведомления — по одному на каждый тип отдыха.

Специального бланка для уведомления не существует. Компания может использовать свой фирменный бланк, на котором составляется письмо работнику. В него включается информация о виде отпуска, днях начала и завершения, длительности.

Внимание: уведомление рекомендуется печатать в двух копиях — одна передается работнику, а на второй он должен проставить от руки отметку о получении своего экземпляра.

Работник должен быть уведомлен о скором отпуске не меньше, чем за 2 недели до его начала. В противном случае он имеет право перенести период отдыха на другое время по своему выбору.

В качестве уведомления о скором отпуске можно использовать приказ на отпуск, который в этом случае издается не меньше, чем за 2 недели до периода отдыха.

Внимание: если в графике отпусков предусмотрен столбец для подписи работника, то он может проставить свою роспись в качестве подтверждения уведомления в этом столбце.

Шаг 2. Предоставление заявления работником

Если отпуск работнику оформляется на основании утвержденного графика отпусков, то составлять работником заявления не нужно.

Однако если отдых, который запрашивается работником, не совпадает с графиком, либо в графике не прописаны точные даты начала и завершения, то заявление обязан составить и передать руководству свое прошение на оформление отпуска.

В некоторых компаниях в кадровой службе есть готовые шаблоны, в которые работнику нужно только подставить свои персональные данные. Также заявление можно оформлять от руки.

Внимание: в документе работник указывает день, когда должен начаться его отпуск, а также его длительность в календарных днях. Если отпуск предоставляется в силу закона, то в тексте заявления нужно сделать ссылку на соответствующую главу из ТК РФ, устанавливающей право на такой отпуск.

Шаг 3. Оформить распоряжение на отпуск

Для начала процедуры оформления отпуска и выплат необходимых сумм, требуется издание распоряжение на отпуск.

Для этой цели можно применять стандартный бланк Т-6 либо Т-6а, если в отпуск сразу отправляется несколько сотрудников. Также допускается для оформления приказа применять фирменный бланк.

Если работнику предоставляется только дополнительный отпуск, то в приказе нужно использовать только раздел «Б».

Внимание: если работник идет сразу и в ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и в дополнительный, то сведения заносятся в оба раздела. В разделе «В» в этом случае необходимо проставить просуммированные показатели.

При указании периода работы, за который работнику предоставлен отпуск, нельзя забывать о том, что он определяется не как календарный, с начала и до конца года, а с даты поступления сотрудника в компанию.

Полностью составленный приказ должен быть подписан руководителем субъекта бизнеса, после чего его регистрируют в журнале учета распоряжений. Также приказ необходимо предоставить работнику для ознакомления. Последний в качестве подтверждения проставляет собственную подпись и дату.

Шаг 4. Оформить записку-расчет

Одновременно с оформлением приказа на отпуск, ответственное лицо составляет записку-расчет. Для него предусмотрена стандартная форма Т-60. Правила заполнения записки для дополнительного отпуска аналогичны бланку для основного.

Этот документ состоит из двух сторон. Информация на первой стороне дублирует сведения из распоряжения. Далее, он передается в бухгалтерию, где расчетчик делает выборку по суммам заработка работника и на их основании рассчитывает размер отпускных.

Завершающим шагом для оформления этого документа является указание информации о реквизитах документа, по которому произведена выплата.

Шаг 5. Выплатить оплату отпуска

Как и в случае с обыкновенным отпуском, дополнительный также должен оплачиваться. Произвести выдачу отпускных субъект бизнеса должен за 72 часа до начала отпуска, либо в течение такого же периода с момента поступления заявления от сотрудника.

Закон не запрещает произвести выплату отпускных намного раньше — главное соблюдать установленный крайний срок.

Отпускные могут выдаваться как наличными из кассы, так и перечисляться с расчетного счета на личный счет сотрудника либо пластиковую карту.

Шаг 6. Отразить отпуск в личной карточке

Когда новый работник устраивается в компанию, на него заводится личная карточка в формате Т-2. Сведения об отпусках в ней необходимо указывать в разделе VII «Отпуск». Там на основании распоряжения вносятся сведения о периодах отпуска.

Данный раздел выглядит как таблица, где необходимо указывать вид отпуска, рабочий период, за какой производится предоставление отпуска, даты начала и завершения, сведения о приказе руководства.

Дату завершения периода отдыха рекомендуется указывать уже при фактическом появлении сотрудника на своем месте.

Ведь могут случиться ситуации, при которых работник заболеет во время отдыха, либо иным способом продлит себе данный период. Если указать его сразу, то при возникновении такой ситуации придется производить внесение исправлений.

Внимание: если работник отправляется сразу в основной и дополнительный отпуска, то каждый из них должен быть зафиксирован отдельной строкой.

Шаг 7. Отразить время отпуска в табеле

Когда сотрудник находится в отпуске, в том числе дополнительном, рабочее место за ним сохраняется. Поэтому, даже в этом период необходимо производить отметки в табеле учета времени.

Инструкция устанавливает, что код в табеле учета рабочего времени необходимо использовать следующий:

• Буквенный шифр «ДО»;
• Цифровое обозначение 10.

Внимание: данные коды необходимо проставлять все дни, кроме праздников, пока длится отпуск. Метки: Отпуск

Актуально на: 25 января 2019 г.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска, некоторым работникам положен еще и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 114, 116 ТК РФ). Но прежде чем подробно рассказать о дополнительных днях к отпуску, напомним правила об очередных и дополнительных отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет право любой работник, с которым заключен трудовой договор (ст. 21, 114 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Правда, из этого правила есть исключения: определенным категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). К примеру, к такой категории относятся педагоги. Так, педагогам дополнительного образования, работающим с учениками с ограниченными возможностями здоровья, полагается 56 календарных дней основного отпуска (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466).

Претендовать на ежегодный отпуск за первый год работы сотрудник может через полгода непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). При этом с согласия работодателя работник может отправиться в ежегодный отпуск и раньше этого срока.

Отпуск за второй и последующие годы работы у конкретного работодателя предоставляется в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Дополнительный отпуск за выполнение работы особого характера

Категории работников, которым положен данный отпуск, а также его минимальная продолжительность и условия предоставления устанавливаются Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ). Так, например, врачам общей практики полагается 3-дневный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск при условии, что в данной должности работник непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588).

Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, имеющим инвалидность, законодательством не предусмотрено. Однако данной категории работников полагается удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ). Причем, отпуск такой продолжительности положен всем работникам-инвалидам, независимо от группы инвалидности.

Правда, работник-инвалид может претендовать на дополнительный отпуск по иным основаниям, не связанным с наличием у него инвалидности. Например, дополнительный отпуск инвалидам 3 группы минимальной продолжительностью 3 календарных дня положен, если таким работникам-инвалидам установлен ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ). Кроме того, право работников-инвалидов на дополнительный оплачиваемый отпуск может быть установлено самим работодателем (ст. 116 ТК РФ).

Стоит также отметить, что помимо права на удлиненный ежегодный основной отпуск, у работников-инвалидов есть еще одна отпускная привилегия: по письменному заявлению работодатель обязан предоставлять данной категории работников отпуск без сохранения зарплаты («за свой счет») продолжительностью до 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Подтвердить свое право на удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работник-инвалид должен справкой об установлении инвалидности (Приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н).

Дополнительный отпуск медицинским работникам

Некоторым медицинским работникам положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работы особого характера (об этом мы рассказывали выше), а некоторым – за работу во вредных условиях труда. Так, например, младший медицинский персонал, ухаживающий за ВИЧ-инфицированными, имеет право на 14 календарных дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 N 482).

Правила о дополнительных отпусках медицинским работникам в 2018 г. изменений не претерпели.

Ветераны боевых действий вправе претендовать на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ). Правда, данное правило не распространяется, к примеру, на лиц, направлявшихся на работу в Афганистан в период с декабря 1979 г. по декабрь 1989 г., которые отработали установленный при направлении срок или были откомандированы досрочно по уважительным причинам. Документом, на основании которого предоставляется отпуск «за свой счет», служит удостоверение ветерана боевых действий.

Также всем действующим военнослужащим, являющимся ветеранами боевых действий, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 суток (п. 5.1 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ).

Трудовое законодательство не содержит запрета на объединение двух отпусков (основного и дополнительного) в один. Также ТК не запрещает разделить весь положенный работнику отпуск на части. Главное, чтобы соблюдались два условия (ст. 125 ТК РФ):

• разделение отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем;
• хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

К примеру, работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях 7 календарных дней. Так вот этот работник может, допустим, отгулять сразу 15 календарных дней, а оставшуюся часть – 20 календарных дней (28 дней – 15 дней + 7 дней) – разбить на 20 однодневных отпусков.

Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией

По общему правилу часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией на основании заявления работника. Но так можно делать не всегда. Запрещено заменять ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией следующим категориям работников (ст. 126 ТК РФ):

• беременным работницам;
• несовершеннолетним сотрудникам;
• работникам, трудящихся во вредных/опасных условиях труда. Правда, если продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда конкретного работника превышает минимально установленную (7 календарных дней), то часть такого отпуска, превышающую эти 7 календарных дней, можно заменить специальной денежной компенсацией. Это можно сделать на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора, а также письменного согласия работника. Для получения согласия лучше заключить с работником соответствующее соглашение к трудовому договору.

>
Кому положен и как оформить ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск? Перечень профессий и должностей

Что это такое?

Что такое основные и дополнительные оплачиваемые дни отпуска, кому они положены? Некоторые трудящиеся с учетом специфики работ, круга обязанностей и иных обстоятельств имеют право на дополнительное количество дней отдыха. Кто имеет на это право? Согласно ст.116 ТК РФ дополнительный отпуск предоставляется следующим категориям работников:

• работающим с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работникам с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях.

Также наниматель, учитывая свои производственные и финансовые возможности, помимо вышеуказанных случаев, может установить в локальных актах предприятия иные основания предоставления дополнительного оплачиваемого отдыха.

Условно дополнительные отпуска можно разделить на оплачиваемые и неоплачиваемые. К первым относятся указанные в ст. 116 ТК РФ, некоторые учебные, а также предоставляемые в связи с рождением детей (по беременности и родам, по уходу за ребенком – здесь выплачивается пособие).

Помимо дополнительного отпуска необходимо остановиться на таком понятии как «удлиненный отпуск». В отличие от дополнительного, он не не прибавляется к основному, а увеличивает его.

Перечень профессий и должностей, имеющих право

Удлиненный отпуск устанавливается для следующих работников, указанных в ТК РФ или Федеральных законах и гарантирует более длительный отдых с учетом характера и специфики труда, состояния здоровья, возраста и иных обстоятельств.

Так, право на ежегодный оплачиваемый основной удлиненный отпуск дают работникам профессий из этого списка:

Лица	Продолжительность, к.дней	Основание
Несовершеннолетние	31	ст. 267 ТК РФ
Инвалиды	30	ст. 23 Закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»
Педагогические работники	от 42 до 56	ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724
Занятые на работах с химическим оружием, а также лица, получившие профессиональные заболевания в результате проведения указанных работ	56 и 49	ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 N 136-ФЗ
Доктора наук	48	Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949
Кандидаты наук	36	Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949
Государственные гражданские служащие	30 или 35	ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ
Работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работники организаций, работа в которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека	36 (с учетом дополнительного отпуска за работу в опасных условиях труда)	Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 N 391
Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры	30	ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1
Сотрудники Следственного комитета	30	ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ
Сотрудники таможенных органов предоставляется отпуск	30	ст. 36 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ
Судьи	30	п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 «О статусе судей в Российской Федерации» и п. 5 Указа Президента РФ от 14.09.1995 N 941
Работники профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований	от 30 до 40 суток	ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ

Работники, имеющие удлиненный отпуск, могут иметь право и на дополнительный (в таком случае он прибавляется к удлиненному).

Кому положен?

Кто имеет право на удлиненный основной оплачиваемый отпуск? Как уже отмечалось выше, категории лиц, кому полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, указан в ст. 116 ТК РФ. Как правило, эти отпуска предоставляются регулярно, вместе с основным отпуском.

Рассмотрим условия и правила их предоставления более подробно:

• За вредные или опасные условия труда минимальная положенная продолжительность ежегодного отпуска — 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ).
• За ненормированный рабочий день положены три дополнительных дня отдыха (ст.119 ТК РФ).
• За работу в условиях Крайнего Севера – положено не меньше 24 дней, а в приравненных местностях — 16 дней (ст.14 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1).
• В случае обучения в учреждении образования также предусматривается дополнительный оплачиваемый отпуск. Это нерегулярный вид отпуска, он положен в случае предоставления Справки-вызова из учебного заведения для тех, кто учится по заочной или вечерней форме обучения:
  1. Обучающиеся с ВУЗах, имеющих гос аккредитацию (ст. 173 ТК РФ) – по 40 календарных дней – для прохождения промежуточной аттестации (зачеты, экзамены) на первом и втором курсах по: 50 календарных дней – на каждом из последующих курсов.

     Четыре месяца – для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых гос экзаменов; один месяц – для сдачи итоговых гос экзаменов.

  2. Обучающиеся в учреждениях среднего профессионального образования, имеющих гос аккредитацию (ст. 174 ТК РФ):
     по 30 календарных дней – для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах;
     по 40 календарных дней – на каждом из последующих курсах.

     Два месяца – для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых гос экзаменов;
     один месяц – для сдачи итоговых гос экзаменов.

  3. Успешно обучающиеся в имеющих гос аккредитацию образовательных учреждениях начального профессионального образования – 30 календарных дней в течение одного года – для сдачи экзаменов.
  4. Обучающиеся в имеющих гос аккредитацию вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях – училищах (ст. 176 ТК РФ): 9 календарных дней -для сдачи выпускных экзаменов в IX классе; 22 календарных дня – в XI (XII) классе.
• Отпуск по беременности и родам – предоставляется только в случае беременности и только женщинам. Его длительность варьируется от 140 до 194 дней (ст.255 ТК РФ). Здесь выплачивается пособие, поэтому этот отпуск можно отнести к оплачиваемым.
• Отпуск по уходу за ребенком — это очередной длительный отпуск сроком до трех лет (ст. 256 ТК РФ). В период указанного отпуска предусмотрено пособие по государственному социальному страхованию.
• Ветеранам боевых действий, проходящим службу в рядах Вооруженных Сил РФ положено 15 суток дополнительного оплачиваемого отпуска (п. 5.1 ст. 11 закона от 25.07.1998 № 76-ФЗ). Подобная льгота предусмотрена только для ветеранов, продолжающих служить по призыву или согласно заключённому контракту. При увольнении из рядов военнослужащих такая льгота утрачивается.
• Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС (ст.13 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

  Законом полагается отпуск разной продолжительности: 7, 14, 21 и 30 дней в зависимости от обстоятельств воздействия радиации, будь то проживание, трудовая деятельность или военная служба в загрязненных зонах.

Как видим, дополнительный оплачиваемый отпуск предусмотрен на законодательном уровне, но работодатели могут предоставлять большие гарантии, закрепив их в локальных актах.

Кто может взять выходные за свой счет?

Категории лиц, согласно ст. 128 ТК РФ, и продолжительность отдыха можно представить в форме таблицы:

Категории лиц	Продолжительность отдыха
Участники ВОВ	до 35 календарных дней в году
Работающие пенсионеры (ушедшие на пенсию по возрасту)	до 14 календарных дней в году
Родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы)	до 14 календарных дней в году
Работающие инвалиды	до 60 календарных дней в году
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников	до 5 календарных дней в году

Стоит отметить, что вышеприведенный перечень не исчерпывающий. Статья 128 ТК РФ указывает и на наличие других случаев, установленных законом или трудовым договором, при которых предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательно.

Как работникам предоставляются ежегодные основные оплачиваемые дни?

Дополнительный отпуск можно использовать как вместе с ежегодным отпуском, так и отдельно. В первую очередь, необходимо написать заявление о намерении реализовать право работника на отдых с указанием его периода и основания.

В зависимости от основания предоставления дополнительного отпуска, к заявлению нужно приложить документы, подтверждающие отнесение работника к льготной категории граждан, например, удостоверение участника ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС или ветерана боевых действий. Ссылку на закон делать не обязательно, это будет задачей кадровых служб при составлении приказа.

• Скачать бланк заявления на предоставление дополнительного отпуска
• Скачать образец заявления на предоставление дополнительного отпуска

В приказе указывают общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, его составляющие (сколько дней основного, сколько дополнительного), дата начала и окончания, и за какой рабочий год он предоставляется. Далее с приказом ознакамливают работника под роспись.

• Скачать бланк приказа на предоставление отпуска
• Скачать образец приказа на предоставление дополнительного отпуска

Как отметить в рабочем графике?

Ст. 123 ТК РФ закрепляет обязательность отражения в графике порядок и условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, а значит должен быть отражен как основной, так и дополнительный отпуск. Унифицированная форма графика отпусков Т-7 содержит графы о продолжительности оплачиваемого отпуска, поэтому необходимо подсчитать, на сколько дней отдыха может рассчитывать работник.

Однако, здесь могут быть трудности, так как, например, дополнительное соглашение на отпуск за работу во вредных условиях труда зависит от нормы выработки, которую предугадать при составлении графика отпусков на новый рабочий год попросту невозможно.

Здесь целесообразно указать максимальную продолжительность отдыха, а к моменту предоставления – её корректировать, ведь график отпусков обязателен относительно очередности предоставления отпуска, а не его продолжительности.

Более того, в графе 6 графика отражается только дата начала отпуска, а дата окончания отдыха конкретного сотрудника будет определена лишь ко дню составления соответствующего приказа.

• Скачать бланк графика отпусков
• Скачать образец графика отпусков (с внесением в него дополнительного отпуска)