Макрос

Особенности 6-НДФЛ и порядок представления

Отличительным моментом внесения данных в 6-НДФЛ является обобщенное (а не персонифицированное) ежеквартальное предоставление сведений о сотрудниках. Документ состоит из двух разделов:

• Сведения, собранные с начала текущего года
• Данные за последний квартал (3 месяца)

Заполненная форма предоставляется в ИФНС в последнее число месяца, который идет за днем окончания квартала. Если дата приходится на выходной, ее передвигают вперед на ближайший рабочий день.

Предоставление отчетности

Электронный вариант документа при помощи ТКС (телекоммуникационных каналов связи) передается в то отделение ИФНС, где юридическое или физическое лицо было поставлено на учет. Если в фирме работает до 25 сотрудников, возможен перенос формы на бумагу и заполнение ее в таком виде.

В тех случаях, когда организация не осуществляет никакой деятельности (первое время с момента регистрации, в период временных трудностей, на этапе ликвидации) и работники не получают доходов, у компании отсутствуют данные, которые можно было бы отобразить в 6-НДФЛ (документ становится нулевым).

По разъяснениям ФНС организации, не осуществлявшие заработных выплат, имеют право не предоставлять отчетность. Сотрудники налоговой не могут требовать обратного, но если сам налоговый агент решит предоставить нулевую 6-НДФЛ за несколько кварталов или за год, то ее должны будут принять.

Нулевая отчетность заполняется быстро и не требует от работников бухгалтерии больших усилий. Однако, предоставляя ее, организация в значительной степени оберегает себя от многих проблем и нежелательного интереса со стороны правоохранительных органов.

Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций

Если на протяжении 10 дней со времени, предназначенного для предоставления отчетной документации, соответствующая бумага не будет передана в ИФНС, то сотрудники данного учреждения могут, не уточняя подробностей ситуации, произвести заморозку банковских счетов фирмы.

В качестве дополнительной меры наказания может быть назначен ежемесячный штраф (1 000 рублей), который будет взиматься в течение всего периода просрочки.

Исходя из вышесказанного, становится ясно, что сдача нулевого варианта 6-НДФЛ необходима (несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве РФ). Теоретически у бухгалтера есть два варианта осуществления данной процедуры:

• в стандартном порядке оформить и сдать «нулевку» по завершении отчетного периода
• составить и направить в нужное отделение ИФНС пояснительное письмо, в котором будет указано, что в ходе определенного периода выплат НДФЛ не совершалось

Оба варианта позволяют предупредить контролирующую инстанцию о том, что необходимости в исчислении и уплате подоходного налога нет, а, значит, нет необходимости штрафовать компанию и замораживать счета.

В реальности при совершении подобных действий учитываются некоторые дополнительные нюансы:

Отсутствие деятельности

1. Если фирма остается неактивной в течение всех четырех кварталов, будет достаточно предоставить нулевую форму 6-НДФЛ, либо пояснительный документ лишь за первый отчетный период (повторять процедуру в последующих кварталах не нужно).
2. В ситуации, когда компания только зарегистрировалась и на протяжении определенного периода простаивала, предоставлять отчетность нужно будет только после того квартала, когда были произведены первые выплаты (далее 6-НДФЛ предоставляют ежеквартально независимо от наличия или отсутствия выплат).
3. Если выплаты за первый квартал были, а после компания простаивала, то предоставление отчетности будет обязательным на протяжении всего года.

Несмотря на то, что оформление отчета обычно не представляет сложности, гарантировать отсутствие ошибок можно только после подробного ознакомления с образцом заполнения подобных форм.

Как правильно заполнить нулевую 6-НДФЛ

Даже если бумага не будет содержать отчетных данных, то в нее, как и в обычный вариант формы, включают три блока:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1.
3. Раздел 2.

Титульник отображает стандартную информацию:

• название компании (для индивидуальных предпринимателей – ФИО)
• данные агента по налоговой части (его КПП и ИНН)
• код отделения ИФНС, в которое направляется отчетность
• указание года и квартала, за который производится отчетность
• корректировочный номер (поясняет, сколько раз за квартал уже пришлось пересдавать отчет: 000, 001 и т.д.)
• код, указывающий принадлежность компании к определенному муниципальному образованию (ОКТМО)
• контактный телефонный номер
• количество страниц в отчете и приложениях

Внизу указывается дата, когда был составлен документ, ФИО уполномоченного представителя компании и его удостоверяющая подпись.

Поскольку НДФЛ «нулевая», никаких числовых данных на страницах первого и второго раздела присутствовать не будет. Там будет присутствовать только следующая информация:

• порядковый номер страницы
• КПП организации
• ИНН агента по налоговой части

В остальных графах ставятся только прочерки. Документы, оформленные на бумаге, должен постранично подписывать глава фирмы или иное уполномоченное лицо.

Законодательно установленных правил оформления пояснительного письма, которое предоставляется в ИФНС взамен нулевой 6-НДФЛ, не существует. Он может иметь свободную форму, но в нем обязательно должна присутствовать вся значимая для сотрудников налоговой службы информация:

• номер отделения правоохранительных органов, в которые направляется письмо
• название организации-составителя
• КПП, ИНН и адрес (юридический) фирмы

В конце документа должна стоять дата составления и удостоверяющая подпись уполномоченного представителя компании. Кроме того, в тексте документа должна содержаться отсылка к ст. 230 НК РФ (пункт 2) и указание на то, что после возобновления заработных выплат предоставление форм 6-НДФЛ также будет осуществляться своевременно.

Правильным решением будет ежеквартальное отправление пояснительного письма или нулевой 6-НДФЛ в соответствующую инстанцию. Это позволит гарантировать отсутствие проблем и ухудшения положения компании в период простоя.

Любая организация, выступающая в качестве налогового агента, то есть, выплачивающая доход физическим лицам, обязана производить регулярную отчетность по форме 6-НДФЛ. Декларацию, заполненную достоверными данными, необходимо предъявлять ежеквартально, то есть раз в 3 месяца. Однако, отчет должны включать в себя не только данные за квартал, но так же и за прошедшее полугодие, 9 месяцев и год. Форма 6-НДФЛ была утверждена Приказом ФНС РФ от 14 октября 2015 Nо MMB-7-11/450@.

Но если налоговый агент не производил выплаты в пользу сотрудников в течение отчетного периода, есть ли необходимость предоставлять отчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию?

Что из себя представляет нулевая декларация 6-НДФЛ

Согласно Письму ФНС РФ No БС-4-11/7928 от 4 мая 2016 года, отчитываться в ФНС не нужно, если за отчетный период налоговым агентом не совершалось никаких выплат в пользу сотрудников. Однако, если организация или ИП все же предоставляют «нулевой» документ для отчетности, то сотрудники налоговой обязаны такой отчет принять.

Дело в том, что органы ФНС могут быть не осведомлены о том, что та или иная организация не является на данный момент налоговым агентом, ввиду прекращения каких-либо начислений в пользу физлиц. Ожидаемые начисления НДФЛ не происходят, а значит налоговые службы могут применить штрафные санкции в адрес предполагаемого налогового агента. Например, в соответствии с пунктом 3.2 статьи 76 Налогового кодекса РФ, если декларация не поступила в налоговую инспекцию в течение 10 рабочих дней со дня окончания крайнего срока подачи отчетного документа, то налоговики в праве заблокировать банковский счет агента и остановить все операции по нему.

Чтобы предотвратить возникновение спорных ситуаций, организация (ИП):

• сдает нулевую форму отчетности;
• обращается в ИФНС с Письмом, о наличии права не отчитываться по форме 6-НДФЛ.

Подобное обращение можно составит в произвольной форме, например:

«ПИСЬМО

об отсутствии обязанности предоставлять отчет 6-НДФЛ

Согласно абзацу 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ отчет по форме 6-НДФЛ предоставлять должны налоговые агенты. В частности ими являются российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы облагаемые НДФЛ (пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ).

В течение 2918 года фирма «Дельта» не начисляла и не выплачивала никаких доходов физическим лицам, не удерживала и не перечисляла налог в пользу государственного бюджета.

В связи с вышеизложенным, а также на основании Письма ФНС РФ No БС-4-11/4901 от 23 марта 2016 года, «Дельта» не обязана производить отчет по форме 6-НДФЛ.»

Порядок заполнения нулевого отчета 6-НДФЛ

Декларация 6-НДФЛ состоит из трех частей:

• Титульный лист;
• Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Отдельного документа «нулевая декларация 6-НДФЛ» не существует, таковой она становится в результате заполнения форм теми или иными данными.

Заполнение Титульного листа

Оформление декларации начинается с заполнения титульного листа. В случае заполнения нулевой отчетности, порядок заполнения Титульного листа не меняется. Он содержит в себе информацию о налогом агенте, который предоставил отчет.

Титульник формы отчетности 6-НДФЛ практически ни чем не отличается от других банков отчетности по НДФЛ, однако, на некоторые нюансы стоит обратить особое внимание

Во-первых, в строке «Период предоставления» необходимо указать код соответствующий отчетному периоду. Во-вторых, в строке «Налоговый период» следует указать год, на который составляется отчет. И в-третьих, в строке «По месту нахождения» указывается код, который соответствует местонахождению компании относительно налоговой инспекции, в которой она проходила постановку на учет. Перечень кодов приведен в таблице:

Код	Наименование
120	По месту жительства индивидуального предпринимателя
124	По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125	По месту жительства адвоката
126	По месту жительства нотариуса
213	По месту постановки на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика
214	По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215	По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216	По месту постановки на учет правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220	По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320	По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335	По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации на территории Российской Федерации

Общая схема заполнения титульного листа предполагает следующее:

• указывается ИНН и КПП организации (в случае индивидуальных предпринимателей указывается только номер ИНН);
• если документ подвергался исправлениям, то обязательно ставится номер корректировки: первоначальный документ имеет номер «000»,корректировочный – «001»;
• указывается код периода;
• ставится код налоговой службы и места предоставления отчета: для юридических лиц код «212» — по месту постановки на учет, для ИП код «120» — по месту жительства;
• прописывается полное наименование организации или ФИО ИП;
• указывается код ОКТМО (код по общероссийскому классификатору территорий муноброзований);
• указывается контактный номер для осуществления обратной связи, количество страниц в документе и листов в приложении при его наличии.

Далее титульный лист заполняется стандартно: с левой стороны подписаны данные представителя отчета по форме 6-НДФЛ, а справа данные работника ФНС, принявшего отчет.

Стоит учесть, что если применяется несколько кодов ОКТМО то по каждому из них должен составляться отдельный отчет 6-НДФЛ. Такая ситуация может возникнуть, если заработная плата сотрудников дочернего предприятия (обособленного подразделения территориально удаленного), выплачивается головной организацией. В данном случае заполняются 2 декларации и сдаются в соответствии с кодом ОКТМО.

У ИП также может быть несколько кодов ОКТМО. Такое происходит если деятельность предпринимателя частично переходит на патент или ЕНВД. Таким образом, ИП предстает налогоплательщиком другой налоговой инспекции, что должен отображать код ОКТМО.

Заполнение разделов нулевой формы 6-НДФЛ

Заполнение разделов «Обобщенные показатели» и «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» не должно вызывать каких-либо затруднений: во всех строках необходимо проставить прочерки.

Образец заполнения Раздела 1 «Обобщенные показатели» (данные указываются с нарастающим итогом за весь отчетный период)

Однако стоит обратить внимание, что прочерки необходимо поставить во всех пустых ячейках информационных строк.

Образец заполнения Раздела 2 (в данном отчетном периоде не совершалось каких-либо выплат)

Когда можно не отчитываться по форме 6-НДФЛ в 2018 году

Расчет 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. Ими являются организации и ИП (адвокаты и нотариусы в том числе) выплачивающие доход физическим лицам (пункт 2 статья 230 Налогового кодекса РФ). Следовательно, если организация или ИП в течение не производили ни каких-либо начислений в пользу работников или подрядчиков в течение всего года, то расчет 6-НДФЛ можно вообще не сдавать. Нулевой 6-НДФЛ формировать также не обязательно.

Подтверждение этому можно встретить, например, в Письме ФНС No ЗН-19-17/97 от 8 июня 2016 года. В нем говорится, что если организация или ИП не осуществляет финансовую деятельность и не выплачивает доходы, и, соответственно, не удерживает подоходный налог, то нет необходимости производить отчет по форме 6-НДФЛ.

Однако, если хотя бы в одном месяце года организация или ИП выступили в качестве налогового агента, то 6-НДФЛ следует сдавать в течение всего года.

Приведем пример.

Организация «Форт-инок» в первом и втором квартале не начисляла доходы в пользу сотрудников, следовательно, за I квартал и полугодие организация предоставила нулевой отчет по форме 6-НДФЛ. Но в августе 2018 года, организация «Форт-инок» произвела оплату труда сотрудникам, а значит в декларации за III квартал (9 месяцев) будут учтены эти данные. В декорации за год данная информация также должна находить свое отражение.

Отделаться пояснительным письмо или расчетом с нулевыми показателями уже не получится. Как минимум, в Разделе 1 «Обобщенные показатели» потребуется весь год по строке 020 показывать единожды начисленный доход.

Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ?

• Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ (формат Excel).

• Смотреть большую справочную статью по 6-НДФЛ.

Нулевую 6-НДФЛ НЕ надо сдавать, если доходы работникам не выплачивались. Такое может быть:

1) Когда работников вообще нет в штате;

2) Работники числятся в штате, но выплаты в отчётном периоде им не производились.

3) Отсутствует деятельность.

Эта позиция выражена в письмах ФНС РФ от 23.03.2016 № БС-4-11/4958 и № БС-4-11/4901. К тому же не раз налоговики в интервью говорили об этом.

Для подстраховки можно подать в налоговую пояснительную записку по поводу того, почему не был сдан расчёт 6-НДФЛ (образец записки в справочной статье по ссылке выше), но это необязательно.

За 1 квартал 2016 года многие юридические лица всё-таки сдавали нулевую 6-НДФЛ и исходили из такого мотива: в организациях, даже если они не ведут деятельность, как правило, числится директор, а, значит, на всякий случай лучше перестраховаться. Исходя из вышесказанного – такой шаг также необязателен.

Повторяем: если не было выплат персоналу — сдавать нулевую форму не нужно, однако инспекторы ФНС сказали, что всё равно принимают нулёвки, если их будут отправлять. Поэтому, если кому вдруг понадобится, приводим образец заполнения нулевой 6-НДФЛ.

Как заполнить нулевую форму 6-НДФЛ

Если хотя бы в одном месяце календарного года организация или ИП являлись налоговыми агентами, то Расчет по форме 6-НДФЛ в течение года представлять придется. Ведь форма 6-НДФЛ заполняется налоговыми агентами нарастающим итогом (Порядок заполнения и представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450@). Будет меняться только состав заполненных разделов и разделов, которые представляются в инспекцию пустыми.

Например, единственные за год начисления и выплаты организация произвела в мае 2019 года. Значит, сдавать нулевую 6-НДФЛ за I квартал не придется. Расчет по форме 6-НДФЛ ей придется подать за полугодие 2019 года, 9 месяцев и год (Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@).

При этом если с июля 2019 года у организации нет данных для заполнения Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ», то данный раздел представляется, но не заполняется в Расчетах за 9 месяцев 2019 года и год.

Таким образом, если расчет 6-НДФЛ нулевой, сдавать его или нет, организация или ИП решают самостоятельно. Если они захотят уведомить налоговую инспекцию о причине того, что отчет не сдается, то могут направить ей письмо о непредставлении формы 6-НДФЛ.

Хотя если организация или ИП все-таки решат сдать нулевую форму 6-НДФЛ, отказать в принятии такого Расчета налоговая инспекция не вправе (Письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Приведем пример заполнения нулевой формы 6-НДФЛ за 9 месяцев ниже.

6-НДФЛ нулевая: образец заполнения

Напомнинаем, что в форме Расчета обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»). При этом при подготовке Расчета с использованием программного обеспечения при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16 — 18 пунктов (п.п.1.8, 1.12 Порядка заполнения, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450@).