Ответы знатоков
Галчонок:
Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив, утвердивший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет НЕ МЕНЕЕ 5ЛЕТ. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2008 г. начнется с 1 января 2009 г. Этот же срок определен и ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Ольга Ротарь:
срок хранения документации по кассовым операциям — 3 года, но с учетом проведения на предприятии всех проверок финансовой и налоговой отчетности и при наличии отсутствия замечаний проверяющих органов. при возникновении судебных споров — документы подтверждающие хозяйственные операции, хранятся до окончания судебного расследования — решения суда.
Людмила:
Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».
При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».
Какие документы являются кассовыми
В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Сколько лет хранить кассовые документы
Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.
Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.
См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».
Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:
- административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
- административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).
